Սեփականության ցանկացած ձևի ձեռնարկությունն ունի իր աշխատանքային հոսքը `տարբեր տեսակի փաստաթղթերի փաթեթի տեսքով, որոնք համակարգված են որոշակի սկզբունքի համաձայն: Հուշագիրը կազմելու ժամանակ հատուկ ուշադրություն է պահանջում:
Ի՞նչ է հուշագիրը
Հուշագրի տեսքով բիզնես փաստաթուղթը տեղեկատվական և հանձնարարական բնույթ ունի: Այն տրամադրվում է անմիջական ղեկավարին կամ կազմակերպության ղեկավարին: Հուշագիրը կարող է կազմվել ղեկավարության ցուցումներով և աշխատողի նախաձեռնությամբ:
Փաստաթուղթը բաղկացած է կոնկրետ փաստերից ՝ որոշակի փաստերից: Շատ դեպքերում հուշագիրը աշխատողի սուբյեկտիվ կարծիքն է, որը շարադրված է գրավոր: Երբեմն, ձեռնարկությունում տեղի ունեցող իրադարձությունների լույսի ներքո, մենեջերի համար չափազանց կարևոր է իմանալ ենթակաների կարծիքները ՝ նրանց հետագա գործողությունները ճշգրտելու համար: Աշխատակիցներից պահանջվում է միայնակ կազմել մանրամասն պատասխան `լրացված իրենց իսկ գաղափարներով և առաջարկություններով:
Ինչ վերաբերում է զեկույցների թեմային, ապա դրանք կարող են տարբեր լինել ՝ տեղեկատվության միանվագ տրամադրումից մինչ պարբերական հաշվետվություն: Ի տարբերություն բացատրական և ծառայողական գրառումների, հուշագիրը կարող է օգտագործվել ձեռնարկության շրջանակներում կամ վերադաս մարմնի համար հաշվետվական փաստաթղթի դեր կատարել:
Փաստաթուղթը կազմելու պատճառը
Արձանագրությունը կազմվում է վերահսկողությունից դուրս ընթացքի արդյունքում, որը կարող է վնասել ձեռնարկությանը: Հենց այդ ժամանակ է, որ աշխատակիցը կարող է նմանապես բոլոր տեղեկությունները վերադասների ուշադրությանը ներկայացնել: Օրինակ, դա կարող է լինել պատասխանատու անձի բազմակի բացակայություն կամ պլանավորված թիրախների կատարման անտեսում, ինչը, իհարկե, կարող է բացասաբար ազդել ամբողջ ձեռնարկության գործունեության վրա: Ընդհանուր առմամբ, փաստաթուղթը նախատեսվում է դառնալ ներքին քաղաքականության փոփոխության ազդանշան, որն այժմ իրականացվում է ղեկավարության կողմից:
Ինչպես ճիշտ կազմել հուշագիր
Սովորաբար փաստաթուղթը բաղկացած է մի քանի մասից: Նախ անհրաժեշտ է հստակ ձևակերպել այն պատճառը, որն էր հուշագիրը գրելու պատճառը: Այն ուրվագծում է կոնկրետ իրավիճակը և թվարկում փաստերը: Այնուհետև բավականին հստակորեն առաջարկվում է արտահայտել ձեր սեփական կարծիքը կատարվածի մասին: Միևնույն ժամանակ, անհրաժեշտ է վերլուծել իրավիճակը բոլոր կողմերից և առաջարկել խնդրի լուծման ձեր սեփական լուծումը:
Բոլոր տեղեկությունները պետք է ներկայացվեն բավական հակիրճ, մինչդեռ հավատարիմ կմնան կատարվածի թեմային: Իրականության խեղաթյուրումը և ենթադրությունների արտահայտումը, որոնք չեն հիմնավորվում ապացուցողական բազայով, անընդունելի են:
Փաստաթուղթը տեղադրվում է A4 ձևաչափի թերթիկի վրա `միավորի անվան վերին ձախ անկյունում պարտադիր նշմամբ: Վերին աջ կողմում դուք պետք է տեղեկատվություն տեղադրեք գրության հասցեատիրոջ մասին: Մի փոքր ներքև ՝ կարմիր գծից, մեծ տառերով գրված են փաստաթղթի անվանումը և դրա համարը, ինչպես նաև կազմման վայրը:
Դրանից հետո տեղեկատվությունը շարադրվում է բավականին անվճար ձևով, որին աջակցում է փաստաթուղթը պատրաստած աշխատողի ստորագրությունը:
Նախքան հուշագիրն ուղարկելը, խորհուրդ է տրվում ուշադիր ստուգել վերը նշված բոլոր հանգամանքների իրողությունը:
