Աշխատանքային ժամերի պլանավորումը և կազմակերպումը ցանկացած դիրքում արդյունավետ աշխատանքի կարևոր բաղադրիչ է: Theեկավար պաշտոնի դեպքում նախնական պլանավորման կարևորությունն էլ ավելի է մեծանում, ուստի անհրաժեշտ է շատ ուշադիր մոտենալ այս հարցին:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կառավարիչը կարող է ինքնուրույն պլանավորել իր ժամանակը կամ ամբողջությամբ կամ մասամբ այդ գործառույթը փոխանցել քարտուղարի օգնականին: Ամեն դեպքում, չի կարելի առանց քարտուղարի հետ փոխգործակցության, քանի որ հենց նա է նախապատրաստում և կազմակերպում հանդիպումներ, հանդիպումների նյութեր և ստանում մուտքային զանգեր: Ավելին, քարտուղարը սովորաբար իր գլխում պահում է իրեն հայտնի մենեջերի բոլոր պլանները և փորձում է դրանք բաշխել ըստ աշխատանքային ժամերի, ուստի շատ կարևոր է քարտուղարին անհապաղ տեղեկացնել իր ծրագրերի փոփոխությունների մասին:
Քայլ 2
Բայց պետք չէ հույսը դնել միայն քարտուղարի վրա, կարևոր է սովորել, թե ինչպես հատկացնել ձեր ժամանակը այնպես, որ ժամանակ ունենաք պլանավորված ամեն ինչ անելու համար: Դա անելու լավ միջոց է վերլուծել անցած յուրաքանչյուր ժամը և պարզել, թե ինչ է արվել և որքան ժամանակ է պահանջվել: Անհրաժեշտ է նաև ինքներդ ձեզ համար առանձնացնել որպես առաջատար հիմնական գլոբալ խնդիրները և ձեր աշխատանքային ժամանակի մեծ մասը տրամադրել դրանց լուծմանը: Ամեն դեպքում, ամենակարևոր խնդիրները առաջին հերթին պետք է լուծվեն, քանի որ հայտնի է, որ ընթացիկ առաջադրանքների 80% -ը լուծվում են աշխատանքային օրվա առաջին 20% -ում, իսկ մնացած ժամանակը ծախսվում է ընդամենը 20% -ի վրա: աշխատանքի.
Քայլ 3
Թույլ մի տվեք, որ պատահական իրադարձությունները հատեն ձեր ժամանակացույցը: Ավելի լավ է պլաններում նախապես ժամանակ տրամադրել նրանց վրա, դա թույլ կտա ձեզ ավելի շատ ժամանակ ունենալ հիմնական գործերը կատարելու համար: Հանդիպումներ, միջոցառումներ, հանդիպումներ, գիտաժողովներ պլանավորելիս անցեք նրանց պահանջած իրական ժամանակից ՝ հաշվի առնելով նյութերի նախապատրաստումը, նախնական ծանոթությունը, ինքնաբուխ քննարկումներն ու հարցերը: Փորձեք ժամանակին բաշխել նման իրադարձությունները, որպեսզի հաջորդ հանդիպման սկիզբը չդադարի նախորդի ավարտին, քանի որ այս դեպքում հաճախ ստիպված կլինեք կա՛մ ուշանալ, կա՛մ ճզմել եզրափակիչը:
Քայլ 4
Քարտուղարի պարտականությունները հաճախ ներառում են օրվա և շաբաթվա նախնական պլանավորում `հաշվի առնելով ստացված զանգերը, առաջարկները, հրավերները: Աշխատանքային օրվա ավարտին խորհուրդ է տրվում քարտուղարի հետ քննարկել ձեր գրաֆիկի վերաբերյալ իր գաղափարը ՝ դրանում ճշգրտումներ մտցնելով: Նույնիսկ ավելի լավ է դա անել կեսօրին, որպեսզի քարտուղարը հնարավորություն ունենա փոփոխություններ կատարելու, զանգեր կատարելու այս կամ այն իրադարձությունը հետաձգելու առաջարկով: Քարտուղարի հետ անընդհատ շփումը պետք է սովորություն դառնա, քանի որ նրա գրաֆիկը ուղղակիորեն կախված է ձերից, և շատ իրադարձություններ նրա կողմից նախնական նախապատրաստում են պահանջում:
Քայլ 5
Վերլուծեք անցած աշխատանքային օրերը ՝ ձեր ժամանակը արդյունավետորեն հատկացնելու տեսանկյունից: Միգուցե կտեսնեք լուծումներ, որոնք թույլ կտան ավելին անել, օրինակ ՝ մի քանի հանդիպում անցկացնել նույն տարածքում կամ համատեղել որոշ միջոցառումներ: Ձեր օրագրում գրառումներ կատարեք անցյալ և ծրագրված իրադարձությունների մասին:
