Նոմենկլատուրան արխիվը կազմող և համակարգում նոր ներդրված բոլոր գործերի ցուցակն է: Այն պետք է նշի գործի ինդեքսը, անվանումը, դրա պահպանման սահմանված ժամկետները:
Նոմենկլատուրայի տեսակները
Գրասենյակային աշխատանքներում կան նոմենկլատուրայի երեք հիմնական տեսակներ ՝ ստանդարտ, մոտավոր և անհատական: Ստանդարտը սահմանված է դաշնային օրենքով և ծառայում է որպես մոդել նույն տիպի կազմակերպություններում նոմենկլատուրայի կազմման համար: Մոտավոր անվանացանկը չի ներառում խիստ նորմալացված դեպքերի քանակ: Այն պարունակում է դեպքերի ցուցակ, որոնք առաջարկվում են իրենց ցուցանիշներով բացելու համար: Նոմենկլատուրայի վերոհիշյալ տեսակները կազմվում են պետական և քաղաքային կազմակերպություններում և հաստատություններում: Մասնավոր կազմակերպությունների աշխատակիցներ `կանոնադրական փաստաթղթերի, հաշվետվությունների տեսակների, աշխատանքային պլանների և այլնի հիման վրա: մշակվում է անհատական գործերի ցուցակ: Այն ներառում է ձեռնարկության ձևավորված դեպքերի ամբողջ ծավալը:
Նոմենկլատուրայի կազմման կարգը
Ամեն տարի հնի հիման վրա կազմվում է գործերի նոր նոմենկլատուրա: Ավելին, բոլոր փաստաթղթերը ենթակա են վերանայման: Նոմենկլատուրայի կարևոր բաղադրիչը գործի պահպանման ժամկետն է: Այս հիմքի վրա առանձնանում են ժամանակավոր, երկարաժամկետ և մշտական պահման դեպքերը: Temporaryամանակավոր պահման ֆայլերի ժամկետը տասը տարուց պակաս է, երկարաժամկետ պահպանումն ավելի քան տաս տարի է: Պահպանման ժամկետը լրացած փաստաթղթերի վերաբերյալ կազմվում է գույքագրում, որը հստակ տրամադրված դեպքերում նշում է փաստաթղթի սերիան, անունը, ստեղծման տարին, թերթերի քանակը և այլ տեղեկություններ: Գույքագրումը կազմելուց հետո այդ փաստաթղթերը ենթակա են ոչնչացման:
Կառուցվածքային առումով, անվանակարգը ներկայացված է բաժիններով, ենթաբաժիններով: Այնուամենայնիվ, այս բաժանումը բնորոշ է պետական կազմակերպություններին և հաստատություններին: Մասնավոր կազմակերպություններում այս բաժինը պայմանական է և ավելի շուտ ընդգծում է նրանց գործունեության հիմնական ոլորտները, քան արտացոլում է իշխանության և ենթակայության հարաբերությունները:
Նոմենկլատուրայի աղյուսակը բաղկացած է հինգ սյունակներից. Առաջինը պարունակում է գործի ինդեքս, երկրորդը `գործի անվանումը, երրորդը` էջերի քանակը (նշված է ընթացիկ տարվա վերջին), չորրորդը `պահպանման ժամկետը նորմատիվ իրավական ակտերով սահմանված հինգերորդը `նշումներ գործի հարուցման, ոչնչացման նպատակով գույքագրման մեջ ներառման վերաբերյալ և այլն
Նոմենկլատուրայում ընդգրկված երկարաժամկետ և մշտական պահման դեպքը պետք է լինի ոչ ավելի, քան երկու հարյուր հիսուն էջ: Եթե գյուղերի քանակը գերազանցում է նորմը, ցանկալի է գործը բաժանել երկուի կամ ավելիի:
Գործերի կազմված նոմենկլատուրան պետք է համաձայնեցվի արխիվային վարչության հետ և ստորագրվի կազմակերպության ղեկավարի կողմից:
