Երբ կուտակված չափազանց շատ փաստաթղթեր կան, և դրանք մեկ կույտի մեջ են, դժվար է պարզել, թե ինչը ինչի է վերաբերում: Documentիշտ փաստաթուղթ գտնելն էլ ավելի բարդ է: Այս խնդիրը լուծելու համար հարկավոր է կազմակերպել ձեր փաստաթղթերը: Նկարագրված մեթոդը հարմար է ոչ միայն թղթի վրա փաստաթղթեր կազմակերպելու համար, այն միանգամայն կիրառելի է էլեկտրոնային ձևով փաստաթղթերի համար, իհարկե, աննշան ենթադրություններով:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ձեր փաստաթղթերի կազմակերպումը հեշտ է, նույնիսկ եթե դրանք շատ են: Անցեք մատչելի բոլոր փաստաթղթերը և կազմեք այն կատեգորիաների ցուցակ, որոնցով դուք կդասավորեք դրանք: Որոշեք, արդյոք այս ցուցակում ենթախմբեր կլինեն: Օրինակ, պայմանագրերի ընդհանուր կատեգորիայում կարելի է առանձնացնել մատակարարման, ծառայությունների մատուցման պայմանագրերը: Պատվերների շարքում նշեք ընկերության գործունեության վերաբերյալ ընդհանուր պատվերները և անձնակազմի պատվերները:
Քայլ 2
Կատեգորիաների ցուցակն ավարտելուց հետո որոշեք, թե ինչպես և որտեղ եք տեղադրելու փաստաթղթերը: Համաձայնեք ղեկավարության հետ գրասենյակային պարագաների (թղթապանակներ, ֆայլեր, գունավոր պիտակներ) ձեռքբերման ծախսերի հետ, քանի որ փաստաթղթերի տեսակավորումը և բաշխումն ավելի հաճելի է, եթե ստիպված չեք լինի ջախջախել հին քանդվող թղթապանակները:
Քայլ 3
Առկա փաստաթղթերը տեսակավորեք ըստ ձեր կազմած ցուցակի: Տեղադրեք դրանք առանձին կույտերի մեջ: Անհրաժեշտության դեպքում դրանց վրա գրեք մատիտով կամ կպչուն պիտակ կպցրեք (տեսակավորման գործընթացում չխճճվելու համար):
Քայլ 4
Գնահատեք, թե արդյոք մեկ կատեգորիայի (ենթակատեգորիա) փաստաթղթերը տեղավորվում են թղթապանակում և ներկայացրեք դրանք: Փաստաթղթերը ավելի լավ է կազմակերպել ըստ դրանց պատրաստման ամսաթվի: Որպես կանոն, ամենօրյա աշխատանքում փաստաթղթերը ներկայացվում են, երբ ստեղծվում են, վերևում տեղադրված են ամենավերջին փաստաթղթերը: Գործերը արխիվ տեղափոխելիս կարգը փոխվում է (վերևում ամենավաղ փաստաթուղթն է, ներքևում ՝ ամենաուշը ՝ ստեղծման ամսաթվի դրությամբ):
Քայլ 5
Եթե տարբեր տարիների փաստաթղթեր եք մուտքագրում նույն պանակ, տեսողականորեն տարանջատեք մեկ տարին մյուսից գունավոր պիտակով կամ ավելի մեծ թերթով: Նման էջանիշները հետագայում շատ ավելի հեշտացնում են ցանկալի փաստաթուղթը գտնելը:
Քայլ 6
Հաջորդ փաստաթղթի համար կցեք հավելված:
Քայլ 7
Անհրաժեշտության դեպքում կազմեք բոլոր թղթապանակների գրանցամատյան փաստաթղթերով, նշելով յուրաքանչյուր թղթապանակի պարունակությունը, դրա ստեղծման ամսաթիվը և պահպանման ավարտը, պահեստավորման վայրը և այլն: Պանակները դասավորեք այնպես, որ հարմար լինի դրանք օգտագործել, և ձեզ հարկավոր չէ մեկ տոննա թափոն թղթի միջոցով «ճեղքել» դրանց:
