Փաստաթղթերի մշակման և պատրաստման գործընթացում կարևոր դեր է հատկացվում դրանց հաստատմանը, որը կարող է լինել ներքին, որտեղ փաստաթղթերը հաստատվում են կազմակերպության կամ արտաքին վարչությունների կողմից, կապված այլ հաստատությունների կողմից փաստաթղթերի հաստատման հետ: Իրավաբանորեն ճիշտ համաձայնեցված փաստաթուղթը իրավունք է տալիս կատարել գործողություններ, որոնք նախատեսված են օրենքներով, նորմերով և կանոններով: Հաստատման կարգն անցած փաստաթղթերը կնքվում կամ կնքվում են:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Աշխատելով որպես կազմակերպության աշխատակից, որի պարտականությունները ներառում են փաստաթղթերի ներքին և արտաքին հաստատում, անհրաժեշտ է ունենալ հստակ տեղեկատվություն այն մասին, թե ընկերության որ ստորաբաժանումներն են պատասխանատու դրանց հաստատման համար:
Քայլ 2
Կազմեք փաստաթղթերի ցանկ, որոնք անհրաժեշտ կլինի հաստատել աշխատանքի ամբողջ ժամանակահատվածում: Հստակ եղեք իրենց հաստատման համար պատասխանատու ստորաբաժանումների մասին: Կազմեք աղյուսակ, որը ցույց կտա պարտադիր հաստատման ենթակա փաստաթղթերի տեսակները, այս աշխատանքը կատարելու համար պատասխանատու ստորաբաժանումները, պաշտոնները, ազգանունները, անունները, աշխատողների հայրանունները, նրանց հեռախոսները և էլ.
Քայլ 3
Որոշեք հաստատելու կարիք ունեցող փաստաթղթի վերաբերյալ: Կազմեք ծրագիր ՝ նշելով, թե ինչ կարգով եք դիմում ձեր կազմակերպության բաժիններին: Պարզեք աշխատանքների ավարտի վերջնաժամկետները `խոսելով փաստաթղթի հաստատման համար պատասխանատու ընկերության բոլոր ստորաբաժանումների յուրաքանչյուր աշխատողի հետ:
Քայլ 4
Մեծ ուշադրություն դարձրեք փաստաթղթի հաստատման ժամկետներին, արագ արձագանքեք դեպարտամենտի աշխատակցի կողմից դրանում կատարված ցանկացած փոփոխությանը: Եթե կասկածում եք փաստաթղթում կատարված փոփոխությունների հետ կապված, անպայման խորհրդակցեք կազմակերպության մասնագետների հետ ՝ պարզաբանելով բոլոր նրբությունները: Սա կօգնի ապագայում կրճատել հաստատման ժամանակը և թույլ կտա օրինական կերպով ճիշտ կազմել փաստաթուղթը:
Քայլ 5
Կազմակերպության յուրաքանչյուր բաժնում հաստատման կարգն անցնելուց հետո փաստաթղթի վրա դրվում է վիզա: Դա կարող է լինել բաժնի կնիք կամ «Հաստատված» նամականիշ `աշխատողի պաշտոնի, անվանման և ստորագրության նշումով: Համոզվեք, որ փաստաթուղթը հաստատելու համար պատասխանատու յուրաքանչյուր աշխատակից այն ստորագրում է ճիշտ: Հակառակ դեպքում, այն չի ստորագրվի կազմակերպության ղեկավարի կողմից:
Քայլ 6
Փաստաթուղթը հաստատելու վերջին հղումը ձեռնարկության ղեկավարն է: Փաստաթուղթը համարվում է իրավաբանորեն համաձայնեցված միայն այն դեպքում, եթե ստորագրեն ղեկավարությունը, բոլոր գերատեսչությունների աշխատակիցները, ձեռնարկության կնիքը կամ դրոշմը:
Քայլ 7
Երբ տարբեր հաստատությունների կողմից դրանց հաստատումը պահանջող փաստաթղթերի արտաքին համաձայնեցում, ստուգեք այն կազմակերպությունների ցանկը, որոնց պետք է դիմեք: Մանրամասն տեղեկատվություն ստացեք բաժանմունքների, համակարգում ներգրավված նրանց աշխատակիցների մասին: Callանգահարեք նրանց կամ էլ-նամակ ուղարկեք ՝ նշելով փաստաթղթերի պահանջվող ցանկը: Համաձայնեք հանդիպման ժամանակի մասին:
Քայլ 8
Պատրաստել փաստաթղթերի արտաքին հաստատման մեջ ներգրավված հաստատության աշխատողի համար հաստատման ժամանակին և փոփոխությունների կատարման կարգին վերաբերող հարցերի ցուցակ: Սահմանված ձևով կատարեք պաշտոնական հայտարարություն ՝ նշելով համաձայնեցվելիք փաստաթղթերի ցանկը: Վերահսկել փաստաթղթերի հաստատման ժամանակը և դրանց կատարման ճշգրտությունը:
