Փաստաթղթերի պատշաճ պահպանումը գրասենյակային աշխատանքի կարևոր տարր է: Նախքան թղթերը արխիվ ուղարկելը, դրանք պետք է լուսաբանվեն: Դա անելու համար դուք պետք է իմանաք գործերի արխիվացման հիմնական կանոնները:
Դա անհրաժեշտ է
- - կեռ
- - ասեղ;
- - կոշտ թել;
- - սոսինձ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Համարեք բոլոր թերթերը ՝ օգտագործելով կապարի սեւ մատիտ: Համարը տեղադրված է վերին աջ անկյունում: Տեղադրեք փաստաթղթերը ժամանակագրական հերթականությամբ ՝ սկսած ամենահինից: Եթե կան կցված փաստաթղթերով ծրարներ, ապա դուք պետք է համարակալեք ծրարը, ապա յուրաքանչյուր փաստաթուղթը դրանում:
Քայլ 2
Հեռացրեք բոլոր թղթապանակները և այլ մետաղական մասերը: Եթե ձեր փաստաթուղթը չունի լրացման միջնորդություն, սոսնձեք մի կտոր թուղթ դրան: Պատրաստեք կարի համար բոլոր թղթեր ՝ հիմք ընդունելով չորս ծակոցները և տեղադրելով դրանք ստվարաթղթե ծածկույթի մեջ:
Քայլ 3
Փաստաթղթերի կապոցները պետք է սեղմված լինեն սեղմակով, ծակած լինեն կեռով կամ փորել փաստաթղթերը կարելու հատուկ սարքով: Առանց սեղմիչները հանելու, կարեք թղթեր երկար ասեղով ՝ օգտագործելով կոպիտ թել, թել կամ ժապավեն:
Քայլ 4
Correctիշտ կարելու համար անհրաժեշտ է ասեղը հետևի կողմից անցնել անցքի մեջ, որն անընդմեջ երկրորդն է, ասեղն անցնել հետևի կողմի երկայնքով և կրկին վերադառնալ երկրորդ անցք: Դրանից հետո ասեղը պետք է դուրս բերել առջեւի կողմը, իսկ երկրորդ փոսը պետք է կարել, բայց արդեն վերեւից: Թելը դուրս է քաշվում հետևից, և դրա երկու ծայրերն ամրացված են այնպես, որ թելի պոչերը հնարավոր լինի կնքել թղթի միջոցով (հետագծող թուղթ):
Քայլ 5
Թելերի վրա սոսնձված թղթի վրա դրվում է կազմակերպության կնիքը, ստորագրում են նաև պաշտոնատար անձինք (տնօրեն, գլխավոր հաշվապահ): Ստվարաթղթի շապիկի վրա սոսնձված է փաստաթղթերի գույքագրումը, որոնք ներկայացվում են կապոցով: Այն պետք է նշի կազմակերպության անվանումը և դրա կառուցվածքային ստորաբաժանումը, նշի ամսաթիվը, նշի փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը և արխիվային ծածկագիրը, եթե այն ընդունված է ձեր կազմակերպությունում:
