Արխիվային աշխատանքի հսկայական և առանձնացված տարածք է համարվում այն հարցը, որը վերաբերում է կազմակերպության արխիվ առաքման համար փաստաթղթերի պատրաստմանը: Այդ պատճառով նրանք արժանի են լուրջ ուշադրության, քանի որ փաստաթղթերի հետ աշխատելու այս փուլում հաճախ թույլ են տրվում տարբեր մեթոդաբանական և գործնական սխալներ, որոնք ապագայում կարող են բացասական հետևանքներ ունենալ արխիվի աշխատանքում:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Փաստաթղթերը արխիվ տեղափոխելու հետ կապված բոլոր աշխատանքները, ներառյալ կադրային փաստաթղթերը, սովորաբար բաժանվում են հետևյալ փուլերի. - առաջին հերթին անհրաժեշտ է իրականացնել ընթացիկ արտադրության մեջ փաստաթղթերի ձևավորում և դրանց ավարտից հետո.
- գործերի ձևավորումից հետո դրանք պետք է կազմվեն սահմանված բոլոր կանոններին համապատասխան.
- ապա իրականացնել արժեքային հետազոտություն և պատրաստվել արխիվային պահեստավորման.
- իրականացնել կազմակերպության արխիվին փոխանցված բոլոր փաստաթղթերի գույքագրում.
- վերջին փուլում պաշտոնական փաստաթղթերը փոխանցել կազմակերպության արխիվ:
Քայլ 2
Նախ, դուք պետք է իրականացնեք որոշակի համալիրներում, այսինքն `դեպքերում, անձնակազմին վերաբերող փաստաթղթերի ճիշտ ձևավորում: Հատուկ թղթապանակներում այդպիսի պաշտոնական թղթերը պետք է ձևավորվեն որպես պատվերներ ընկերության աշխատակիցների գործունեության տարբեր ասպեկտների, անձնակազմի համար, որոնք ունեն իրենց պահեստավորման համար հատկացված տարբեր ժամկետներ: Այս փուլը պետք է իրականացվի, քանի որ պատվերների մի մասը, որոնք վերաբերում են անձնակազմին, նվիրված են բացառապես աշխատատեղի վրա ազդող վավեր հարցերին, ինչպես նաև աշխատողներին հավելավճարներին և տեղափոխվում են աշխատանքային պաշտոն: Այս տեսակի թուղթը պետք է պահվի ձեռնարկության արխիվում առնվազն յոթանասունհինգ տարի: Միևնույն ժամանակ, պատվերների մեծ մասը, որոնք վերաբերում են անձնականի կազմին, արտացոլում են ընկերության աշխատակիցների գործառնական խնդիրները. Գործուղումների պատվերներ, հերթապահություն, արձակուրդներ և այլն: Նման փաստաթղթերը պետք է պահվեն հինգ տարի: Տարբեր դեպքերում որոնումն օգտագործելու և աշխատանքը հեշտացնելու համար պետք է կազմվեն հնգամյա և յոթանասունհինգ տարվա շրջանի աշխատանքներ:
Քայլ 3
Անհրաժեշտ է ճիշտ ձևավորել ձեռնարկության աշխատողների և բոլոր աշխատակիցների անձնական հաշիվները, որոնք վերաբերում են աշխատավարձի վերաբերյալ տվյալների այբբենական կարգով: Բոլոր թղթերը անձնական թղթապանակներում պետք է դասավորվեն միայն ժամանակագրական կարգով `ըստ դրանց ստացման ամսաթվի: Թղթապանակում տեղակայված բոլոր փաստաթղթերի համար անհրաժեշտ է նաև կազմել արխիվային գույքագրում, որը պարունակում է այնպիսի մանրամասներ, ինչպիսիք են `- թղթի անվանումը;
- գույքագրում ընդգրկված թղթի հերթական համարը.
- փաստաթղթում թերթերի քանակը.
- փաստաթղթի ամսաթիվը և համարը (անհրաժեշտության դեպքում);
- անձնական գործի մեջ ներառված թղթի թերթերի քանակի ամփոփ գրառում.
- Նշում.
