Արխիվ ներկայացնելու համար փաստաթղթերի գրանցումն իրականացվում է տարվա ավարտից հետո: Այսպիսով, փաստաթղթերը պատրաստվում են պահպանման `սահմանված կանոնների հետ կապված: Կախված պահեստավորման ժամանակից, ինչպես նաև փաստաթղթերի արժեքից `գործերն ավարտվում են ամբողջությամբ կամ ըստ պարզեցված համակարգի:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կազմեք ժամանակավոր պահպանման փաստաթղթերի գործերի ցուցակ (մինչև 10 տարի ներառյալ): Ստուգեք գործի կազմավորման ճիշտությունը (արդյոք առկա են փաստաթղթեր ՝ պահպանման մշտական ժամկետով): Գործերը թողեք պանակներում, դրանք պետք է համակարգված լինեն ըստ գործերի նոմենկլատուրայի, և դրանց համարակալման անհրաժեշտություն չկա: Գործերը փոխանցվում են արխիվ ՝ ըստ գործերի նոմենկլատուրայի:
Քայլ 2
Երկարաժամկետ պահեստավորման դեպքերի համար (ավելի քան 10 տարի) իրականացվում է հետևյալը.
1. Գործի կապում (կոշտ թղթապանակի մեջ կամ ամուր թելով ծածկել չորս անցքերի մեջ կամ կարող է կապված լինել):
2. Թերթերի համարակալում (իրականացվում է վերին աջ անկյունում ՝ սեւ գրաֆիտի մատիտով, առանց փաստաթղթի տեքստին շոշափելու):
3. Վկայագրման արձանագրություն կազմելը (նշեք, թե քանի թերթ է հերմետիկացված, արդյոք վնասներ կան, նշանը և ամսաթիվը):
4. Փաստաթղթերի ներքին գույքագրում (հատկապես արժեքավոր փաստաթղթեր պարունակող գործերի, անձնական, դատական և քննչական գործեր և այլն): Գույքագրման ավարտին նշեք գործի փաստաթղթերի քանակը և գույքագրման թերթիկների քանակը:
5. Գործի կազմի բոլոր մանրամասների գրանցում (հաստատության անվանումը, կառուցվածքային ստորաբաժանում, գործի գործավար տեղեկագիր, գործի վերնագիր, գործի պահպանման ժամկետ:
Քայլ 3
Կազմեք գույքագրում մշտական կամ երկարաժամկետ պահպանման փաստաթղթերի համար: Այն պետք է ներառի գործի անհատական համարը, ինչպես նաև բացահայտի դրա բովանդակությունը և կազմը գործի վերնագրում: Գույքագրումը պետք է նշի նաև գործի պահպանման ժամկետը: Նշեք դեպքերի քանակը և առաջին և վերջին դեպքերի քանակը, նշանը և ամսաթիվը: Կադրային գործերի համար կազմվում է առանձին գույքագրում:
Քայլ 4
Պատրաստ ֆայլերը ներկայացնել արխիվ: Արխիվի գործավարը ձեր ներկայությամբ կստուգի դեպքերի քանակը ըստ նոմենկլատուրայի կամ գույքագրման, կկատարի հաստատման մակագրություն, կնշի անհայտ կորած դեպքերի թվերը, կսահմանի գործերի ընդունման և տեղափոխման ամսաթիվը: Գույքագրումը հաստատվում է գործերի փոխանցումն ու վարույթն իրականացնող անձանց ստորագրություններով:
