Անհատական գործը փաստաթղթերի հավաքածու է, որոնք աշխատողի մասին տեղեկություններ են պարունակում աշխատանքի ընդունման հրամանը ստորագրելու պահից մինչև աշխատանքից ազատելու մասին հրաման արձակելու օրը: Մեր երկրում անձնական գործերը վարելը պարտադիր է միայն քաղծառայողների համար: Այնուամենայնիվ, ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների մեծ մասը նախընտրում է կազմակերպել և գրանցել աշխատողների տվյալները:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Անձնական գործը, որպես կանոն, պարունակում է աշխատողի մասին հետևյալ տեղեկությունները. Անձնական գրառման թերթիկ, կրթական փաստաթղթերի պատճեններ, աշխատանքի կարգի և դիմումի պատճեն, աշխատանքային պայմանագիր, դրանում փոփոխություններ և լրացումներ, հավաստագրման փաստաթղթեր և խորացված ուսուցում, ինչպես նաև անձնակազմի ծառայության համար անհրաժեշտ այլ փաստաթղթեր (ամուսնության վկայականի, ծննդյան վկայականի, անձնագրի, զինվորական վկայականի պատճեն և այլն):
Քայլ 2
Յուրաքանչյուր աշխատողի անձնական գործը կազմվում է ստվարաթղթե կափարիչով առանձին թղթապանակում `կապիչ: Այն պարունակում է վավերապայմանները ՝ ազգանունը, անունը, աշխատողի հայրանունը, գործը հարուցելու ամսաթիվը: Աշխատակցին աշխատանքից ազատելուց հետո անձնական գործը փակվում է: Փաստաթղթերը պետք է անպայման ներկայացվեն արխիվ:
Քայլ 3
Փակ անձնական գործերը համարակալված են, կազմվում է գործի փաստաթղթերի ներքին գույքագրում: Թղթապանակի փաստաթղթերը հավաքագրվում են ըստ ժամանակագրական կարգի `աշխատողի ժամանման պահից մինչև աշխատանքից ազատման օրը: Նույն հերթականությամբ կազմվում է ներքին գույքագրում: Գույքագրման թերթիկների համարակալումը առանձնացված է անձնական գործի փաստաթղթերի համարակալումից:
Քայլ 4
Աշխատակիցների անձնական գործերը տրվում են միայն կառավարչի կամ այլ անձանց մենեջերի հրամանով, ինչպես նաև անձամբ աշխատողին: Անձնական ֆայլում պահվող տեղեկատվությունը գաղտնի է, ինչը նշանակում է, որ այն չի կարող բացահայտվել անծանոթ մարդկանց համար: Արգելվում է փոփոխություններ կատարել անձնական գործի նախորդ փաստաթղթերում, ինչպես նաև արդյունահանել դրանք:
Քայլ 5
Կադրերի վարչությունը միայն պահպանում է ընթացիկ աշխատողների գրառումները: Հեռացված աշխատակիցների փաստաթղթերը փոխանցվում են արխիվ: Դրանք այնտեղ պահվում են 75 տարի, իսկ մենեջերների, մենեջերների, ինչպես նաև մրցանակներ և կոչումներ ունեցող անձանց անձնական գործերը անորոշ են:
