Որոշ կազմակերպություններում լինում են պահեր, երբ գլխավոր հաշվապահը ինչ-ինչ պատճառներով հեռանում է: Հետո մենեջերը վարձում է նորը: Բնականաբար, նախքան աշխատանքը սկսելը, նոր աշխատողը պետք է ընդունի փաստաթղթերը: Այս ընթացակարգի կարգը ոչ մի տեղ ամրագրված չէ, բայց, այնուամենայնիվ, պետք է զգույշ լինել: Ինչպե՞ս կարող եք ընդունել փաստաթղթավորումը ՝ առանց ինքներդ ձեզ վնասելու:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Նախ անհրաժեշտ է տեղեկատվություն ստանալ այն մասին, թե ով է հանձնելու փաստաթղթերը: Լինում են դեպքեր, երբ գլխավոր հաշվապահն այլևս աշխատավայրում չէ, այդ դեպքում ամեն ինչ պետք է վերցնել ղեկավարից կամ գլխավոր հաշվապահի տեղակալից: Նախկինում աշխատող աշխատողի բացակայության դեպքում դուք իրավունք ունեք չստորագրել ընդունման վկայականը: Այն կազմված է ցանկացած ձևով:
Քայլ 2
Դրանից հետո ձեռնարկության ղեկավարը պետք է հրաման արձակի նոր գլխավոր հաշվապահ նշանակելու մասին: Հրամանում պետք է նշվի նաև, թե որ պահից եք ստանձնելու գլխավոր հաշվապահի պարտականությունները, օրինակ ՝ ստորագրելու իրավունք կունենաք և այլն:
Քայլ 3
Անհրաժեշտ է նաև ծանոթանալ համակարգչում առկա տվյալների հետ, դրանցից մի քանիսը համեմատել թղթի կրիչների հետ, օրինակ `վաճառքի գրքի հետ: Դրանից հետո հստակեցրեք, թե ինչ տվյալներ պետք է մուտքագրեք:
Քայլ 4
Երբեմն պատահում է, որ համակարգչային բազայում կան որոշ տվյալներ, բայց թղթի վրա բոլորովին այլ: Մնացորդը ամբողջությամբ կազմված է «առաստաղից»: Այս դեպքում այս ամենը պետք է քննարկվի կառավարչի հետ, քանի որ բազայի վերականգնումը շատ ժամանակատար և թանկ գործընթաց է: Ձեր ղեկավարը կհամաձայնի՞ ձեզ դրա համար բոնուս վճարել: Ամեն դեպքում հարկ է զգուշացնել հարկային մարմինների հետ կապված հնարավոր խնդիրների մասին, հակառակ դեպքում բոլոր «մեծամեծները» կարող են թռչել ձեզ վրա:
Քայլ 5
Գերազանց լուծում կլինի, եթե մինչ գլխավոր հաշվապահի հրաժարականը, աուդիտ անցներ, բայց, որպես կանոն, ղեկավարները չեն շտապում այն իրականացնել:
Քայլ 6
Փաստաթուղթը, որն օգտագործվում է գործերի փոխանցման մեջ, ընդունման և փոխանցման ակտն է: Այն գրանցում է փաստաթղթերի բոլոր անունները, պանակների քանակը, գրանցամատյանները, ամսագրերը, համակարգչի մեջ տվյալների շտեմարանի վիճակը և այլն:
Քայլ 7
Եթե քարոզարշավը մեծ է և ունի հաշվապահների մի ամբողջ կազմ, ապա անտեղի է փոխանցել բացարձակապես բոլոր փաստաթղթերը, օրինակ ՝ եթե կա հաշվապահ, որը զբաղվում է միայն աշխատավարձերով, ապա չարժե փոխանցել վճարման փաստաթղթերը:
Քայլ 8
Գլխավոր հաշվապահի պարտականություններն են վարել կառավարման, հարկային և հաշվապահական հաշվառումը, ներկայացնել հաշվետվություններ: Դրանից բխում է, որ անհրաժեշտ է փոխանցել միայն այն փաստաթղթերը, որոնք գլխավոր հաշվապահի պարտականությունն են: Իհարկե, դուք կարող եք ծանոթանալ այլ փաստաթղթերի, այսպես ասած, ձեր սեփական հոգեկան հանգստության համար:
Քայլ 9
Դուք նաև պետք է համոզվեք, որ ծանոթանաք դրամական բազայի պահպանմանը, այսինքն ՝ ստուգեք տվյալները, համոզվեք, որ դրանք մատչելի են և տեսեք գրանցամատյանի, ընթացիկ հաշվի վիճակը: Հաշվապահներից բացի, գանձապահը պետք է ստորագրի դրամական գործարքների վերաբերյալ փաստաթղթեր ստանալու և փոխանցելու ակտը:
Քայլ 10
Վերջին 5 տարվա բոլոր փաստաթղթերը պետք է ընդունվեն: Այն դեպքում, երբ կազմակերպությունը 3 տարի չի իրականացրել տեղում ստուգում, անհրաժեշտ է չափազանց ուշադիր ստուգել այս ժամանակահատվածի փաստաթղթերը: Եթե սխալներ են հայտնաբերվել, շտկեք դրանք, անհրաժեշտության դեպքում, ներկայացրեք նորացված հայտարարագրեր: Բայց արեք այս ամենը `կազմակերպության ղեկավարին տեղեկացնելով իրավիճակի մասին:
