Վարվելակարգը բազմաբնույթ հասկացություն է, հասարակության մեջ, սեղանի շուրջ կամ հասարակական վայրերում կան վարքի կանոններ: Կա նաև այնպիսի բան, ինչպիսին է `բիզնեսի վարվելակարգը, մասնավորապես` բիզնեսի գրելու վարվելակարգը: Ընկերության հեղինակությունը մեծապես կախված է նրանից, թե ինչպես են կատարվում հաճախորդների, աշխատակիցների և գործընկերների հետ նամակագրությունը:
Բիզնես նամակագրության ընդհանուր կանոններ
Գրավոր խոսքը խիստ տարբերվում է բանավոր, հատկապես գործնական նամակագրությունից: Modernամանակակից իրողություններն այնպիսին են, որ գրելն ավելի շուտ նշանակում է էլ.փոստ, այլ ոչ թե թուղթ:
Երբ գործը հասնում է գործընկերների հետ գործնական բանակցություններին, բիզնես պահերին վերաբերող ցանկացած հաղորդագրության մասին, էլեկտրոնային փոստը տեղեկատվության փոխանցման լավագույն տարբերակն է: Այնուամենայնիվ, հրավեր, շնորհակալություն կամ շնորհավորական նամակներ գրելը կատարվում է թղթի վրա:
Լավ պրակտիկա է համարվում որակյալ թղթի օգտագործումը, իսկ գերադասելի է `կազմակերպության լոգոտիպով նամակագրությունը: Ավելի լավ է կարևոր նամակները կամ հրավերները հատուկ միջոցառումների հասցնել սուրհանդակային կամ գրանցված փոստով: Գեղեցիկ բարձրորակ թղթի վրա հաղորդագրությունը ամուր է թվում և բարձրացնում է ընկերության վարկանիշը:
Բիզնես նամակագրության մեջ կարևոր են հաղորդագրության ճշտությունը, գրագիտությունը և ճշգրտությունը: Չափազանց հուզականություն, ծանոթություն, վիրավորական արտահայտություններ, ինչպես նաև ներկայացման տևողությունը և երկիմաստությունը չի թույլատրվում:
Կարևոր է տեքստի կառուցվածքը, շեշտադրումները և կետադրական նշանները ճիշտ տեղադրելը, որպեսզի ստացողը շատ պարզ լինի, թե կոնկրետ ինչի մասին է նամակը:
Ինչ վերաբերում է հաղորդակցության ոճին, ապա ավելի լավ է խուսափել ծաղկային արտահայտություններից, բարդ բազմամակարդակ նախադասություններից և ավելորդ բառերից: Բիզնես նամակագրության մեջ մասնագիտական սեղմումների առատությունը թույլատրելի է:
Պարզության համար տեքստին կարող եք ավելացնել գծապատկերներ, գծապատկերներ կամ աղյուսակներ:
Անընդունելի է գործարար նամակագրության մեջ հուզապատկերներ և նկարներ օգտագործելը: Ուղարկելուց առաջ անպայման ստուգեք տեքստի սխալների և տառասխալների առկայությունը:
Բիզնես նամակի նախագծման կանոններ
Լավ գրված գործարար նամակը պետք է ունենա հստակ կառուցվածք: Չկա մեկ ստանդարտ, բայց կան ընդհանուր նախագծման կանոններ:
Բիզնես նամակը բաղկացած է վերնագրից, ողջույնից, բովանդակությունից (հիմքից), հրաժեշտից, ստորագրությունից և ուղարկող կազմակերպության մանրամասներից:
Նամակի «վերնագիրը» սովորաբար պարունակում է կազմակերպության անվանումը, լոգոն, հասցեն և կապի համար կապի կոնտակտները (հեռախոս, էլ. Փոստ, ֆաքս):
Նաև վերնագրի մեջ կարող են գրվել ընկերության գործունեության տեսակը և ղեկավարների անունները:
Գլխարկը առավել հաճախ տպվում է թերթի կենտրոնում, երբեմն այն թույլատրվում է տեղադրել վերին անկյունում:
Հեղինակավոր ընկերությունը պետք է ունենա իր սեփական վերնագիրը: Բացի այդ, էլ. Փոստերը պետք է ունենան ձևեր, ինչը կազմակերպությանը տալիս է կոշտություն:
Ողջույնի մասում կարող եք գրել «Բարի ցերեկ» կամ «Բարև», եթե հաղորդագրությունը խիստ միջանձնային բնույթի չէ: Հստակ գործարար նամակում, ծանուցագրում կամ այլ բիզնես փաստաթղթերում ավելի նպատակահարմար կլինի անհապաղ դիմել հասցեատիրոջը անունով և հայրանունով:
Գործարար նամակագրության մեջ ամենակարևորը նամակի հիմնական բովանդակությունն է `հիմքը:
Այս մասն ունի ամենաբարձր տեղեկատվական բեռը, և հենց դրանում է բացահայտվում բողոքարկման նպատակը:
Կապվելու համար կարող են լինել մի քանի պատճառներ, համապատասխանաբար, յուրաքանչյուր կողմի ներկայացումը պետք է սկսվի առանձին պարբերությամբ: Նամակի հիմնական մարմնի կառուցվածքն անհրաժեշտ է թեմաները տարբերակելու և տեղեկատվությունն ավելի լավ հասկանալու համար:
Պարբերությունների օրինակները ներառում են հետևյալ արտահայտությունները. «Մենք ձեզ խնդրում ենք», «տեղեկացնել», «դիտարկման առաջարկ» և այլն:
Հարկ է հիշել, որ ասպեկտների մեջ կա նաև կառույց:
Գործարար նամակ ուղարկողը պետք է հիմնավորի հարցման համապատասխանությունը, բացահայտի դրա հիմնական բովանդակությունը և դրական պատասխանի դեպքում նկարագրի սպասվող արդյունքը:
Ուղղակի խոսքի բանաձևերը հազվադեպ են օգտագործվում գործարար տառերում: Վերջնական արտահայտության հիմնական նպատակը հասցեատիրոջ նկատմամբ հարգանքի արտահայտումն է և քաղաքավարության սովորական տուրքը: «Լավագույն ցանկություններ», «լավագույն հարգանքներ», «նախապես շնորհակալություն պատասխանի համար» և այլ փակ արտահայտությունների օրինակներ:
Նամակի վերջում պետք է լինի անձնական ստորագրություն: Սովորաբար նշվում են ուղարկողի ազգանունը, սկզբնատառերը և դիրքը, ինչպես նաև կապի հեռախոսահամարները:
Խոշոր ընկերություններն օգտագործում են էլեկտրոնային ստորագրություն: Սա հատուկ ֆայլ է `տեքստային ստորագրությամբ, որն ավտոմատ կերպով տեղադրվում է յուրաքանչյուր տառի վերջում: Էլեկտրոնային ստորագրությունը չպետք է գերազանցի հինգից վեց տողը և գերազանցի յոթանասուն նիշը:
Դիզայնի այս կառուցվածքը վերաբերում է նաև գովազդային նամակներին, շապիկներին և շնորհակալագրերին, ինչպես նաև ծանուցագրերին, հայտարարություններին, պահանջներին և նախազգուշացումներին:
Մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն ուղարկելիս նամակի մարմնում գրվում է կարճ աջակցություն, իսկ հիմնական փաթեթը կազմվում է որպես առանձին հավելված: Եթե հավելվածը «շատ է կշռում», այս մասին պետք է նախազգուշացնեք ստացողին հետգրության կազմի ուղեկցող նամակում:
Պատասխանել գործարար նամակի
Բիզնեսի վարվելակարգի կանոնների համաձայն, նամակի պատասխանը չպետք է հետաձգվի երկու-երեք օրից ավելի: Եթե մի շարք օբյեկտիվ պատճառներից ելնելով պատասխանի համար պահանջվում է ավելի երկար ժամանակ, այդ մասին ծանուցեք ուղարկողին, դա համարվում է լավ ձև և ավելացնում է ընկերության վստահելիությունը:
Հիշեք հիմնականը. Դուք պետք է պատասխանեք բոլոր գործարար էլ. Փոստերին, բացառությամբ ակնհայտ սպամի:
Բիզնես նամակներին պատասխանելիս հաճախ օգտագործվում են խոսքի ստանդարտ բանաձևեր.
- «Մենք ափսոսում ենք ձեզ տեղեկացնել …»;
- «Շնորհակալ եմ …»;
- «Սիրով հրավիրում ենք ձեզ …»;
- «Մենք ձեզ հիշեցնում ենք …»;
- «Ձեր խնդրանքին համապատասխան, մենք տեղեկացնում ենք …» և այլն:
Հարմարության համար կարող եք ստեղծել առանձին ֆայլ ՝ խոսքի նմանատիպ օրինաչափություններով: Դառնալով դատարկներին ՝ դուք մեծապես կնպաստեք և կարագացնեք գործարար նամակների գրումը:
Եթե նամակը կարևոր է, և դուք պետք է անպայման իմանաք, որ այն հասցվել է հասցեատիրոջը, պատվիրեք առաքումը առաքիչով կամ թողարկեք գրանցված նամակ (ռուսական փոստ): Էլ.փոստը ունի «Ստացված ծանուցագիր» հատկություն, որն ավտոմատ կերպով ձեզ ուղարկում է ձեր հաղորդագրությունը դիտելու հաստատում:
Եթե նամակին պատասխան չկա, ըստ վարվելակարգի, նամակագրության հետ կապված իրավիճակը պարզելու համար կարող եք լրացուցիչ զանգահարել:
Բիզնես նամակագրության տեսակները
Սկզբնական շրջանում գոյություն ունի գործարար նամակագրության երկու տեսակ ՝ ներքին և արտաքին: Արտաքին նամակագրությունը երրորդ կողմի ստացողին ուղարկված նամակագրությունն է, մինչդեռ ներքին նամակագրությունն օգտագործվում է մեկ ձեռնարկության սահմաններում:
Գործարար նամակները, ըստ իրենց նպատակային նպատակների, բաժանվում են `դիմումների, լրատուների, գովազդների, հարցումների, առաջարկությունների, առաջարկների, հիշեցումների, հայցերի, հրավերների և այլնի:
Նամակ - հաղորդագրությունը պարունակում է տեղեկատվություն այն մասին, որ հասցեատերը պետք է որևէ առաջադրանք կատարի ընդհանուր գործի շրջանակներում: Նման տեղեկատվությունը արդիական է և կարևոր ինչպես ստացողի, այնպես էլ ուղարկողի համար:
Դիմում - բիզնես նամակագրության տեսակ, որը ներառում է տեղեկատվություն կամ ծառայություններ ստանալու նպատակով հարցում ուղարկելու համար: Օրինակ ՝ միջոցառման մասնակցության հայտ:
Հայց - հետաքրքրող տեղեկատվություն ստանալու գրավոր հարցում: Հարցումը կարող է լինել պաշտոնական և պարտադիր:
Առաջարկության նամակը սովորաբար առաջարկում է համագործակցություն կամ հատուկ ծառայություններ և առևտրային առաջարկներ: Սովորաբար, այդպիսի նամակները միանգամից մի քանի հասցեներով են ուղարկվում. Կարող է օգտագործվել զանգվածային փոստ:
Հրավեր - հանդիպման կամ գալա միջոցառման անհատական հրավեր: Նման նամակագրության ձևավորման ժամանակ թույլատրվում է օգտագործել հատուկ արձակուրդային ձևեր կամ բացիկներ: Հիմնական բանը `հստակ պարզաբանել միջոցառման անվանումը, հասցեն, հանդիպման ժամանակն ու վայրը:
Հիշեցման նամակը ցանկացած պարտավորության կատարման մասին հաղորդագրություն է. Պարտքի մարում, հաշվետվության տրամադրում, հանդիպման հիշեցում և այլն:
Եթե կողմերից մեկը չի կատարել պայմանագրային պայմանները կամ խախտել է պայմանագիրը, տուժող կողմը կարող է հայց ուղարկել: Նամակի տարբերակիչ հատկանիշը `հայցերը` խախտված պայմանների մանրամասն նկարագրության առկայությունն է, վնասի գնահատման վերաբերյալ տեղեկատվությունը, կորուստների փոխհատուցման հայցերը կամ հայտնաբերված խախտումը վերացնելը: Հաճախ այս նամակագրությունը լրացվում է փաստաթղթերի, լուսանկարների և ընդունման վկայագրերի պատճեններով:
Հանձնարարական նամակներում գնահատվում է երրորդ կողմը կամ ընկերությունը և տրամադրվում են դրանց բնութագրերը: Նման հաղորդագրություններն առավել հաճախ տարածված են նոր պաշտոնի համար դիմելու ժամանակ:
Բիզնես էլ. Փոստի առանձնահատկությունները
Ներկայումս գործարար նամակների մեծ տոկոսը ուղարկվում է էլեկտրոնային փոստով, ուստի բիզնեսի վարվելակարգի կանոնները ձևակերպում են նաև էլեկտրոնային բիզնես հաղորդակցություն վարելու պահանջներ:
Ուշադիր կարդացեք ուղարկողի հասցեն: Ձեզ պետք է նախազգուշացնեն փոստարկղերի նմանատիպ հասցեներով հաղորդագրություններով `« cupercat »կամ« mini-bikini »: Պարբերաբար սպամից բացի, նման հասցեներից ստացված հաղորդագրությունները կարող են պարունակել վիրուսներ:
Միշտ ձեր վերնագրի տողը կարճ և բուն պահեք:
Էթիկետը թույլ է տալիս մեջբերել բուն հաղորդագրությունը, որպեսզի ստացողը անմիջապես հասկանա, թե ինչն է վտանգված:
Կցվածքում թույլատրվում է լրացուցիչ նյութեր կցել:
Գործարար հաղորդակցության ոլորտում վարվելակարգի կանոնների իմացությունն ու կիրառումը օգնում է ուղարկողին լավ հեղինակություն վաստակել և ներգրավել նոր գործընկերների:
