Կազմակերպության բոլոր փաստաթղթերը պետք է պատշաճ կերպով պահվեն: Հստակ համակարգը թույլ է տալիս անմիջապես գտնել ճիշտ թուղթ: Փաստաթղթերի որոշ տեսակներ ունեն պահպանման իրենց կանոնները, օրինակ ՝ պատվերների համար:
Անհրաժեշտ է
պանակներ, տուփեր, թուղթ, համակարգիչ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ստեղծեք պատվերի տեղեկամատյան, որտեղ գրանցվելու են կազմակերպության բոլոր պատվերները: Ամսագիրը պետք է պարտադիր լինի կապված և համարակալված, ինչը բացառում է հետգրությունները կամ էջերի ջնջումը:
Քայլ 2
Ամսագիրը պետք է պարունակի որոշակի սյունակներ: Սյունակների մոտավոր բովանդակությունը կարող է լինել հետևյալը. Սյունակ, որտեղ ըստ ցուցակի նշվում է գրառման համարը, սյունակը պատվերի ամսաթվով, սյունակը պատվերի ամփոփագրով, սյունակը պատվերի համարով, սյունակը սյունակ, որտեղ աշխատողը հետք է թողնում սույն հրամանին ծանոթանալու վրա: Բացի այդ, կարելի է ավելացնել սյուն, որը ցույց է տալիս պատվերի գտնվելու վայրը (թղթապանակներ կամ տուփ):
Քայլ 3
Բոլոր պատվերները պետք է տեսակավորվեն թղթապանակների ՝ աշխատողների ընդունման և ազատման հրամաններ (անձնակազմի պատվերներ), աշխատողների խրախուսանքներն արտացոլող պատվերներ, նրանց գործուղումների և արձակուրդների ուղարկելը, կազմակերպության հիմնական գործունեությունն արտացոլող պատվերներ: Եթե պատվերներն ունեն պահպանման գերազանց ժամանակահատվածներ, նրանց համար ստեղծվում են առանձին պանակներ:
Քայլ 4
Պատվերի պահպանման համակարգը պետք է լինի պարզ, համակարգված և ապահովի պատվերներին հանձնարարված համարների շարունակականությունը: Սա հատկապես ճիշտ է, երբ պատվերը հետ է վերցվում աշխատանքի համար: Խառնելուց խուսափելու համար խորհուրդ է տրվում պատրաստել առգրավված հրամանի լուսապատճենը:
Քայլ 5
Բոլոր պատվերները պետք է տպված լինեն կազմակերպության նամակների վրա: Այս դեպքում պատվերի վրա կնիք չի պահանջվում: Եթե պատվերը տպված է սովորական թղթի վրա, ապա դրա վրա պետք է լինի կազմակերպության կնիքը:
Քայլ 6
Եթե ձեռնարկությունն ընդունել է պատվերների պահպանման էլեկտրոնային համակարգ, ապա այն պետք է միատեսակ լինի ամբողջ կազմակերպության տարածքում: Այն աշխատողները, ովքեր իրավունք ունեն իրենց ստորագրությունը դնել այդ փաստաթղթերի վրա, պետք է հասանելի լինեն էլեկտրոնային պատվերներին: Այս դեպքում շատ հարմար է օգտագործել EDS (էլեկտրոնային թվային ստորագրություն): Խորհուրդ է տրվում ցանկացած դեպքում տպել պատվերի տեղեկամատյան:
