Գործատուի վարչական գործողությունները, որոնք կապված են աշխատողների աշխատանքային գործունեության հետ `աշխատանքի ընդունելը, ազատելը, արձակուրդ տրամադրելը, աշխատանքի ոլորտը փոխելը, տույժ կիրառելը կամ երախտագիտություն հայտարարելը, ձևակերպվում են ղեկավարության հրամաններով: Անձնակազմի աշխատանքի հոսքի ճիշտ կառավարման համար անհրաժեշտ է գրագետ կազմել, պահպանել և հաշվի առնել պատվերները:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կազմակերպությունում բացահայտել այն անձին, որը պատասխանատու կլինի անձնակազմի գրառումների մշակման, պահպանման և գրանցման համար: Սա կարող է լինել անձնակազմի բաժնի պետ կամ անձնակազմի ծառայության աշխատակից, ինչպես նաեւ ընկերության ղեկավար ինքը: Ստեղծեք աշխատողին պարտականություններ նշանակելու հրաման, արտացոլեք դրանք աշխատանքի նկարագրության մեջ, լիազորված անձին ծանոթացեք նշանակմանը:
Քայլ 2
Պատրաստել գրքեր անձնակազմի պատվերների գրանցման և հիմնական գործունեության համար: Պատվերի գրանցամատյանում կատարեք հետևյալ գրառումները. - սերիական համարներ և նշանների ամսաթվեր.
- պատվերների հերթական համարները.
- նախագիծը հաստատող անձանց պաշտոններն ու անունները.
- պատվերների ամփոփագիր: Խստորեն հետևեք յուրաքանչյուր հաջորդ պատվերին սերիական համար նշանակելու կարգին, մի շրջանցեք գրառումները և մի տեղադրեք բացակայող թվեր: Փոփոխություններ կատարելիս կատարեք գործողություններ, որոնք նման են գրքերի ուղղումներին. մի ջնջեք, ջնջեք կամ նկարել սխալ գրառումների վրա: Գրեք «մուտքը _ (օր, ամիս, տարի) _ թվից (մուտքի հերթական համարը) անվավեր է» և ներքևում նշում կատարեք ուղղումների մասին:
Քայլ 3
Որոշեք ձևաթղթերը և ավարտված պատճենները պահելու վայր: Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ պատվերները ներքին փաստաթղթեր են, դրանք պետք է հեռու պահվեն հետաքրքրասեր հայացքների հնարավորությունից: Պատվերների բովանդակությանը ծանոթանալու համար աշխատողներին անմիջապես հրավիրեք անձնակազմի ծառայություն կամ անձնակազմի բաժին, թողեք նրանք ուսումնասիրեն տեքստը և ստորագրություններ տեղադրեն միայն պատվերների պահպանման և պահպանման համար պատասխանատու անձի ներկայությամբ: Որպես այդպիսի կարևոր փաստաթղթերի լավագույն պահեստ ՝ օգտագործեք անվտանգ կամ չհրկիզվող պահարան, այնուհետև հուսալիորեն կպաշտպանեք պատվերների անձեռնմխելիությունը և խիստ հաշվետվողականության ձևերը:
Քայլ 4
Համաձայն Ռուսաստանի արխիվի պատվերների, պատվերները պահեք կազմակերպությունում պահանջվող թվով տարիներ, իսկ ժամկետի ավարտից հետո ավարտեք գործերի փոխանցումը արխիվ:
