Կադրային պատվերներ կազմելիս անհրաժեշտ է մեծ ուշադրություն դարձնել դրանց իրավական նշանակությանը: Իրավաբանորեն պարտավորեցնող լինելու համար դրանք պետք է պարունակեն մի շարք անհրաժեշտ մանրամասներ, ներառյալ գրանցման ինդեքսը կամ, այլ կերպ ասած, փաստաթղթի համարը: Պատվերների գրանցման կանոնները որոշվում են հաստատության տեղական փաստաթղթով, բայց կան նաև ընդհանուր կանոններ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Անձնակազմի պատվերի հաջորդական համարը նաև դրա գրանցման համարն է (ցուցիչ): Անձնակազմի համար բոլոր պատվերների (պատվերների) համարակալումը պետք է պահպանվի գրասենյակային տարվա ընթացքում `վարչական փաստաթղթերի յուրաքանչյուր խմբի համար` հատուկ գրանցման ձևերով:
Գործնական տարին սովորաբար համընկնում է օրացուցային տարվա հետ (հունվարի 1-ից դեկտեմբերի 31-ը): Բայց կան բացառություններ, օրինակ ՝ մշակույթի, կրթության հաստատություններ և այլն, որոնցում գրասենյակային տարին սկսվում է սեպտեմբերի 1-ից:
Քայլ 2
Սկզբից բոլոր պատվերները տարանջատեք առանձին խմբերի: Թղթերը ըստ իրենց պիտանելիության ժամկետի բաժանեք երկարաժամկետ պահպանման և կարճաժամկետ պահպանման փաստաթղթերի:
Մեծ թվով աշխատողներ ունեցող մեծ կազմակերպություններում, հարմարավետության համար, նույն պահպանման ժամկետով պատվերների շարքում ընտրեք միատարր թեմայով մի քանի խմբեր:
Օրինակ ՝ երկարաժամկետ պահպանման համար փաստաթղթերը կարելի է բաժանել խմբերի ՝ ընդունման, աշխատանքից ազատման, տեղափոխման հրամաններ: Իսկ կարճաժամկետ պահպանման փաստաթղթերը կարելի է տարբերակել սերիաների ՝ արձակուրդի պատվերներ, գործուղումների պատվերներ:
Շատ մեծ թվով անձնակազմ ունեցող կազմակերպություններում երբեմն անհրաժեշտ է մշակել անձնակազմի յուրաքանչյուր կատեգորիայի պատվերների նամակային նշանակումներ:
Քայլ 3
Բացի այդ, պատվերների այս խմբերից յուրաքանչյուրը անձնակազմի վրա գրանցեք հատուկ ձևերով: Որպես գրանցման ձև, դուք կարող եք օգտագործել ամսագիր, գրանցման և կառավարման քարտեր կամ էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգ: Այս ձևերից յուրաքանչյուրն ունի առավելություններ և թերություններ:
Գրանցման և կառավարման քարտերը և էլեկտրոնային պահոցները, որոնք սովորաբար կրկնօրինակում են միմյանց, առավել հարմար են կազմակերպման և որոնման համար: Տեղեկամատյաններն ապահովում են ավելի շատ տեղեկատվության անվտանգություն:
Գրանցման ձևերը չունեն խիստ ստանդարտ, բայց սովորաբար պարունակում են հետևյալ տեղեկությունները.
- ամիսը, ամսաթիվը;
- պատվերի հերթական համարը.
- ով է ստորագրել (պաշտոնը, ազգանունը);
- պատվերի ամփոփ նկարագրություն.
- հիմք;
- կատարող:
Քայլ 4
Այժմ պատվերներն ըստ շրջանակի համարակալելու համար պարզապես անհրաժեշտ է ուսումնասիրել համապատասխան ամսագիրը և փաստաթղթին նշանակել հաջորդ ցուցիչը:
