Պատվերը գործնական մեծ նշանակություն ունեցող փաստաթուղթ է: Այն մատնանշում է որոշակի գործողություններ ՝ աշխատողին աշխատանքի ընդունելը և աշխատանքից հեռացնելը, կարգապահական պատասխանատվությունը, նոր տեխնոլոգիաների ներդրման անհրաժեշտությունը և այլն: Գործավարը պետք է ապահովի այս տեսակի փաստաթղթերի պահպանումն ու ճիշտը արագ գտնելու հնարավորությունը: Դրա համար յուրաքանչյուր պատվերի տրվում է եզակի նույնականացման համար:
Անհրաժեշտ է
- - պատվերներ;
- - մատյան;
- - անձնակազմի գրառումների կառավարման վերաբերյալ ցուցում.
- - 2 կամ 3 պանակ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Պատվերների գրանցման ձևը խստորեն չի կարգավորվում օրենքով: Գոյություն ունի 2000 թ.-ի նոյեմբերի 27-ին Ռոսարխիվի կողմից հրատարակված մի ստանդարտ հրահանգ, որում ասվում է, որ անձնակազմի կողմից պատվերների համարակալումը և հիմնական գործունեությունը պետք է իրականացվեն առանձին `օրացուցային տարվա ընթացքում: Եթե դուք աշխատում եք մի փոքր ֆիրմայում, որտեղ քարտուղարը կատարում է նաև գործավարուհու աշխատանք, սկսեք 3 թղթապանակ և 3 գրանցման օրագիր:
Քայլ 2
Կազմեք հրահանգներ գրասենյակային աշխատանքի համար: Այն կարող է բաղկացած լինել ընդամենը մի քանի իրերից: Նշեք, թե որ պատվերները պետք է պահվեն 5 տարի, և որոնք `75. Գրեք, թե որ շարքում են բաժանվում ձեր ձեռնարկության պատվերները և ինչպես եք որոշել դրանք նշանակել: Հիմնական գործունեության պատվերները սովորաբար համարակալվում են հերթական համարով, իսկ անձնակազմի պատվերները `համարով և տառով: Օրինակ, համարը կարող է նման լինել «No 2-l / s կարգ» կամ «No 2-k պատվեր»: Մտածեք տարբեր պահպանման ժամկետ ունեցող փաստաթղթերի տարբեր նշանակումների մասին: Օրինակ ՝ կարճաժամկետը կարող է նշվել որպես անձնակազմ, իսկ երկարաժամկետը ՝ որպես անձնակազմ:
Քայլ 3
Անձնակազմի կողմից պատվերները բաժանեք 2 մասի `ըստ պահպանման ժամկետի: Պարբերաբար կամ ուսումնական արձակուրդի, կարճաժամկետ գործուղման, խրախուսանքի և կարգապահական տույժերի տրամադրման մասին փաստաթղթերը պահվում են 5 տարի ժամկետով: Աշխատանքի, տեղափոխման, աշխատանքից ազատման, երկար գործուղումների և երկար արձակուրդների պատվերները մեկ այլ պանակ պահեք: Ամրակման շապիկների վրա գրեք թղթապանակի անվանումը և պիտանելիության ժամկետը: Առանձնապես լրացրեք հիմնական գործունեության պատվերները
Քայլ 4
Խոշոր ֆիրմաներում պատվերները տրվում են տարբեր ծառայությունների կողմից: Հիմնական գործունեության վերաբերյալ փաստաթղթավորումը, որպես կանոն, պահում է քարտուղարը, իսկ անձնակազմի համար `անձնակազմի բաժինը: Ըստ այդմ, յուրաքանչյուրն ունի իր սեփական թղթապանակը և իր հաշվապահական գրքերը: Բավական է, որ կադրային մասնագետը սկսի 2 գիրք և 2 պանակ ՝ փաստաթղթերը բաժանելով ըստ պահման ժամանակահատվածների: Այնուամենայնիվ, շատ մեծ փաստաթղթաշրջանառությամբ յուրաքանչյուր թղթապանակ հաճախ բաժանվում է ըստ պատվերի տեսակների: Եթե ձեր ձեռնարկությունը որդեգրել է պահպանման առանձին համակարգ, միևնույն ժամանակ պատվիրեք պատվերները ընդհանուր զանգվածում և գրանցեք դրանք մեկ ամսագրում:
Քայլ 5
Հիմնական գործունեության պատվերները կարող են տարածվել ոչ միայն ամբողջ ընկերության, այլև առանձին ստորաբաժանումների վրա: Յուրաքանչյուր բաժանմունքի կամ բաժնի համար մշակեք ծածկագիր: Դա կարող է լինել տառ կամ թիվ: Մի մոռացեք, որ հիմնական գործունեության պատվերների նշանակումը պետք է տարբերվի ձեր ընկերության անձնակազմի գրառումների կառավարման մեջ ընդունվածից: Այս դեպքում համարակալումը անցնում է «հիմնական գործունեության» ընդհանուր շարքում:
