PR մենեջերը պետք է տեղեկացված լինի իր աշխատանքի մասին: Սա բացատրում է կարևոր տեղեկությունների արխիվների պահպանման անհրաժեշտությունը, որոնք կոչվում են մամուլի դոսյեներ կամ լրատվամիջոցների դոսյեներ:
PR մենեջերի արխիվ
Մամուլի թղթապանակը հավաքվում է բոլոր կարևոր նորությունների, անձանց և իրադարձությունների համար, որոնք ուղղակիորեն կամ անուղղակիորեն ազդում են կազմակերպության հեղինակության վրա:
Օպտիմալ է պահել պահոցների առանձին պահարաններ `
- կանոնավոր և միանվագ միջոցառումներ. ցուցահանդեսներ, սեմինարներ, կլոր սեղաններ, հանդիպումներ և գործնական ընթրիքներ;
- առանցքային անձինք, կարծիքի ղեկավարներ, կազմակերպության դիրքի դաշնակիցներ և դրա հակառակորդներ;
- թեմաներ, որոնք պարբերաբար լուսաբանվում են PR ծառայության կողմից: Կարևոր է հավաքել ոչ միայն կազմակերպության սեփական նյութերը, այլև հասարակության արձագանքը, խմբագրական նյութերը, փորձագիտական մեկնաբանությունները և այլն:
- արդյունաբերության լրատվամիջոցներն ու լրագրողները:
Մամուլի դոսյեն, ինչպես ցանկացած արխիվ, պետք է դինամիկ տեղեկատվական բազա լինի, որում տեղեկատվությունը պարբերաբար թարմացվում է և թարմ տեղեկատվությունը բծախնդրորեն հավաքվում է:
Հավաքածուի տեխնիկա
Տեխնիկական կողմից մամուլի դոսյեն կարող է տպվել կամ էլեկտրոնային եղանակով: Շատ հաճախ, մամուլի գործի վրա աշխատանքները նվազագույնի հասցնելու համար, թույլատրվում է ունենալ արխիվի ևս երկու լրացուցիչ տարբերակ:
Մամուլի դոսյեն ներառում է հրապարակումներ լրատվամիջոցներում, PR- ծառայության սեփական նյութեր: Անձանց համար օգտագործվում են կենսագրություն, լուսանկարներ, անձնական տվյալներ (անձի թույլտվությամբ), անձնական կոնտակտային տվյալներ և օգնականների հեռախոսներ: Միջոցառումների համար կարևոր է կազմել մամուլի դոսյեն միջոցառման ծրագրերից, բանաձևերից, մասնակիցների բաժիններից և կազմակերպիչների շփումներից:
Մամուլի թղթապանակում հատուկ տեղ է գրավում լրատվամիջոցների և լրագրողների մասին տեղեկատվությունը: PR մասնագետը պետք է մանրամասն նկարագրի յուրաքանչյուր մասնագիտացված լրատվամիջոցների մասին ՝ անկախ այն բանից, թե արդյոք կազմակերպությունը ներկայումս շփվում է խմբագրության հետ, թե ոչ: Հում տվյալները պետք է ներառեն տեղեկություններ շրջանառության մասին (եթե դա տպագիր հրատարակություն է), հաճախումների (ինտերնետային ռեսուրսների համար), տեղեկություններ հիմնադիրների, գործադիր տնօրենի, խմբագրի և ոլորտի լրագրողների մասին:
MediaԼՄ-ների բոլոր գործընկերների ծննդյան ամսաթվերը, անկախ այն բանից, թե նրանք ինչ դիրք են զբաղեցնում խմբագրական հիերարխիայում, երբեք ավելորդ չեն լինի: Սովորական աշխատակիցը և մեդիա կորպորացիայի ղեկավարը հավասարապես գոհ կլինեն, եթե ընկերական կազմակերպության PR- ծառայությունը շնորհավորի նրանց փոքրիկ բացիկով կամ փարթամ ծաղիկների ծաղկեփնջով: Լրագրողների մասին տեղեկատվությունը լավագույնս սահմանափակվում է կազմակերպության տեղեկատվական իրավասությամբ: Եթե հասարակայնության հետ կապերի ծառայությունը պատրաստել և թղթակցին է հանձնել նյութի պատրաստման կազմակերպության վերլուծաբան, ապա դրա մասին պետք է հետք թողնել մամուլի դոսյեում: Դա կդյուրացնի կրկնվող շփում ունեցող գործընկերների շրջանում իրազեկության ելակետը իմանալը:
Մամուլի դոսյեի լրացումը ուղղակիորեն կապված է այն բանի հետ, թե որքանով է PR- ծառայությունը մանրակրկիտ վերլուծում լրատվամիջոցները: Հենց նոր հոդված հայտնվի PR- մենեջերի կազմակերպության գործունեությանը մոտ թեմայի վերաբերյալ, այն պետք է ներառվի մամուլի դոսյեում: Դուք նաև պետք է անեք տեսանյութերի պատմություններ, հեղինակային սյունակներ, հեղինակավոր բլոգերների գրառումներ և այլ տեղեկություններ:
Մամուլի թղթապանակի մատչում
Եթե մամուլի դոսյե է ձևավորվում երկար ժամանակահատվածում, ապա բավականին հաճախ, բացի բաց աղբյուրներից ստացված տեղեկատվությունից, դրանում հայտնվում է այսպես կոչված «ինսայդեր»: Ներքին տեղեկատվությունը սովորաբար կոչվում է ոչ պաշտոնական աղբյուրներից ստացված տեղեկատվություն, որը դեռ հրապարակավ չի հաստատվել: Կազմակերպությունների պաշտոնական ներկայացուցիչները կարող են երկար ժամանակ պահել այդ տեղեկատվությունը «առանց մեկնաբանության» կարգավիճակում, հետևաբար, մամուլի թղթապանակ մտնելուց հետո, PR մենեջերը պետք է հիշի երրորդ կողմերի արխիվ մուտքը սահմանափակելու անհրաժեշտությունը:
Մամուլի դոսյեների հասանելիությունը սահմանափակելու մեկ այլ խթան են հանդիսանում անձնական տվյալները, որոնք հաճախ լրացվում են անձանց վերաբերյալ տեղեկատվությամբ:Կարևոր է դա հիշել, երբ կապվում եք կազմակերպության այլ աշխատակիցների, այլ կազմակերպությունների PR- մասնագետների և այլ շահագրգիռ կողմերի հետ: Մամուլի դոսյեն նախ մշակված է կազմակերպության ներքին օգտագործման համար:
Սա նաև բացատրում է անվտանգության լրացուցիչ համակարգերի տեղադրման անհրաժեշտությունը `տեղեկատվության արտահոսքը կանխելու համար: Կարևոր է թղթապանակներում հավաքել թղթե նյութեր, որոնց մուտքը պետք է խստորեն սահմանափակվի: Էլեկտրոնային շտեմարանները պետք է հասանելի լինեն PR- դեպարտամենտի աշխատակիցներին, խնդրանքով `կազմակերպության ղեկավարությանը, բայց փակ լինեն կորպորատիվ տեղեկատվության լայն շրջանակի համար:
