Organizationանկացած կազմակերպությունում, նույնիսկ փոքր, շատ տարբեր պատվերներ և պատվերներ են թողարկվում և պահվում: Եթե բոլորը գրանցված լինեն և ներկայացվեն մեկ բանի մեջ, ապա դա վաղ թե ուշ կհանգեցնի շփոթության: Իսկ տեսչական մարմինների ներկայացուցիչները դժվար թե հավանություն տան նման հաշվառման վարմանը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ձեռնարկությունում թողարկված պատվերները ճիշտ բաժանելու համար անհրաժեշտ է առաջնորդվել հետևյալ փաստաթղթերով.
- հաստատված Ռոզարխիվի կողմից `« Կազմակերպության գործունեության մեջ գեներացված կառավարման բնորոշ փաստաթղթերի ցուցակը `նշելով պահեստավորման ժամանակը»;
- հրահանգներ գրասենյակային աշխատանքի համար (մշակված է կառավարման մարմնի կողմից):
Այս փաստաթղթերի հիման վրա յուրաքանչյուր ձեռնարկությունում պետք է կազմվի դեպքերի նոմենկլատուրա: Դրա հիման վրա բաժանվում են պատվերներ, ցուցումներ և այլ փաստաթղթեր:
Կախված ձեռնարկության չափից և դրա կառուցվածքից ՝ դեպքերի մշակված նոմենկլատուրան կարելի է բաժանել բաժանմունքների ՝ տառային կոդի նշումով, կամ կարող է լինել ընդհանուր:
Ամեն դեպքում, ձեռնարկության բոլոր պատվերները պայմանականորեն բաժանվում են հիմնական և տնտեսական գործունեության պատվերների և անձնակազմի պատվերների:
Քայլ 2
Հիմնական և տնտեսական գործունեության պատվերները, որպես կանոն, վարում է քարտուղարը (եթե առանձին կարգով այլ բան նախատեսված չէ): Նա նաև պատասխանատու է այդ պատվերները գրանցելու, պահելու և արխիվացնելու համար:
Փաստաթղթերը տարբերվում են պահեստավորման ժամանակի առումով: Ձեռնարկության հիմնական գործունեության պատվերները (կազմակերպական կառուցվածքի, հաստիքացուցակը հաստատելու, դրանում փոփոխություններ կատարելու համար և այլն) ունեն պահման գծեր `անընդհատ: Օրացուցային տարվա ավարտին դրանք հանձնվում են ձեռնարկության արխիվին:
Տնտեսական և գործառնական հարցերի վերաբերյալ պատվերները պահվում են 5 տարի ժամկետով: Նրանք հաջորդաբար համարակալվում են առանց տառի: Եթե ձեռնարկությունում թողարկված պատվերների ծավալը մեծ է, տարվա ընթացքում դրանք բաժանվում են ծավալների: Պահպանման ժամկետի ավարտից հետո դրանք ոչնչացվում են համապատասխան ակտի գրանցմամբ:
Քայլ 3
Անձնակազմի պատվերները կազմվում և պահվում են ձեռնարկության անձնակազմի կառավարման բաժնում: Նրանք տարբերվում են նաև պահպանման ժամկետից:
Առանձին գործ է ընդունման, աշխատանքից ազատման և տեղափոխման հրամանները `75 տարի պահման ժամկետով: Այստեղ ներկայացված են նաև ազգանունը փոխելու, երկարաժամկետ գործուղման, աշխատողների երկարաժամկետ տեղափոխման և այլնի պատվերներ:) Տարեվերջին այդպիսի պատվերները գրանցման գրանցամատյանի հետ միասին կարվում են մեկ թղթապանակում և հանձնվում արխիվին:
Քայլ 4
Արձակուրդների (կանոնավոր, առանց աշխատավարձի և այլն), կարճաժամկետ գործուղումների և փոխանցումների պատվերները կազմվում են առանձին գործով, դրանք պահվում են 5 տարի: Պատվերի համարակալմանը ավելացվում է նամակ (օրինակ ՝ «o» կամ բաժնի ծածկագիր):
Հավաքման պատվերներն ունեն պահպանման նույն ժամանակահատվածը: Այնուամենայնիվ, խորհուրդ է տրվում դրանք առանձին պահել, ինչպես դրանք ուղեկցվում են վերլուծական նյութերով (բացատրական նշումներ, արձանագրություններ, արհմիութենական հանձնաժողովի ծանուցումներ և որոշումներ և այլն):
Պահպանման ժամկետի ավարտից հետո այդ պատվերները ոչնչացվում են:
Քայլ 5
Առաջարկվում է նաև պահպանել խթանման պատվերները առանձին (պահպանման ժամկետը `75 տարի): Առանձին դեպքում ներկայացվում են ինչպես իրենց ձեռնարկության, այնպես էլ իրենց վերադասի խթանման պատվերներ: Գործը կազմվելիս մուտքագրվում է արխիվ:
