Բազմաթիվ ձեռնարկությունների գործունեությունը կապված է ապրանքների մատակարարման, հումքի և բաղադրիչների գնման պայմանագրերի կնքման հետ: Յուրաքանչյուր ընկերություն պայմանագրեր է կնքում աշխատողների հետ: Փաստաթղթերն օգտագործումը դյուրին դարձնելու համար լայն տարածում ունի հաշվապահական հաշվառման ամսագրերի բազմազանության պահպանման պրակտիկան: Նման ամսագրում հարմար է արձանագրել, օրինակ, առանձին փաստաթղթերի տեղաշարժի ժամանակագրությունը և պայմանագրերի մանրամասները:
Անհրաժեշտ է
- - պայմանագրերի հաշվառման օրագիր;
- - պայմանագրեր:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Մշակել պայմանագրերի հաշվառում վարելու ձև: Այն պետք է արտացոլի ձեռնարկության առանձնահատկությունները և օգտագործման համար դյուրին լինի: Խոշոր ձեռնարկությունում դուք կարող եք հաստատել ամսագրի նման ձևը հատուկ պատվերով `այն լրացնելով փաստաթղթերը լրացնելու առաջարկություններով:
Քայլ 2
Նախագծեք ամսագրի վերնագիրը: Փաստաթղթի անվանումը մուտքագրեք այստեղ: Արտացոլեք ընկերության անվանումը և պահանջվող բոլոր մանրամասները: Մուտքագրեք մուտքագրման մեկնարկի ամսաթիվը: Խոշոր ընկերությունում յուրաքանչյուր կառուցվածքային միավորի համար ցանկալի է պահել առանձին պայմանագրային մատյան: Համարեք ամսագրի էջերը, անհրաժեշտության դեպքում կեռացրեք այն և փակցեք կազմակերպության կնիքը:
Քայլ 3
Ամսագրի աշխատանքային էջերը բաժանեք մի քանի սյունակների, որոնց թիվը որոշվելու է ըստ ձեր կարիքների և պայմանագրերի առանձնահատկությունների: Փաստաթղթի հերթական համարի, պայմանագրի ամսաթվի և դրա գործողության ժամկետի սյունակները տրամադրեք: Առանձին սյունակը պարունակում է պայմանագրի առարկայի համառոտ նշում: Ամսագրում ներառեք նաև այն անձանց, ովքեր պատասխանատու են պայմանագրային պարտավորությունների կատարման համար:
Քայլ 4
Եթե կարծում եք, որ ամսագրի էլեկտրոնային ձևն ավելի հարմար կլինի, մշակեք ձեր սեփական ծրագրային արտադրանքը պայմանագրերի գրանցման համար կամ պատվիրեք այս աշխատանքը մասնագիտացված կազմակերպությունից: Որոշ դեպքերում այդ նպատակով կարող եք օգտագործել Microsoft Excel աղյուսակային ծրագիրը:
Քայլ 5
Նշանակեք պաշտոնատար անձի, որը պատասխանատու կլինի ամսագիրը պահելու համար: Սովորաբար, այս անձը ձեռնարկության անձնակազմի բաժնի աշխատակից է կամ իրավաբանական վարչության աշխատակից:
Քայլ 6
Կանոն դարձրեք պայմանագրերի հաշվառումը համակարգված պահելը `դրանում շարունակաբար արտացոլված փաստաթղթերը և ոչ թե դեպքից դեպք: Դա թույլ կտա ձեռնարկության ղեկավարությանը ամբողջական պատկերացում կազմել ընկերությունում տեղի ունեցող գործընթացների մասին և հնարավորություն կտա արագորեն նավարկելու փաստաթղթաշրջանառության խիտ հոսքում:
