Տարբեր փաստաթղթերի հաշվառման, շրջանառության և պահպանման համար անձնակազմի ծառայություններն օգտագործում են պատվերների, արձակուրդների, հայտարարությունների և տեղեկանքների գրքեր: Գրանցման մատյանները ներքին օգտագործման փաստաթղթեր են և պահվում են կազմակերպության անձնակազմի բաժնում, և հատուկ նշանակված անձը պատասխանատու է այդ փաստաթղթերի պահպանման և պահպանման համար:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Օգտագործեք նախարարության կողմից հաստատված պատվերի տեղեկամատյան կամ ինքներդ նախագծեք: Կազմը պատրաստեք ծանր քաշով նյութից: Սավանի կենտրոնում գրեք կազմակերպության անվանումը և գրքի անվանումը: Ստորև նշեք մուտքագրման սկզբի և ավարտի ամսաթվերը: Ետևի կափարիչի վրա արտացոլեք տեղեկատվությունը փաստաթուղթը պահելու և լրացնելու համար պատասխանատու անձի մասին. Նշեք աշխատողի պաշտոնը, ազգանունը և սկզբնատառերը:
Քայլ 2
Համոզվեք, որ էջերը չեն կարող կեղծվել կամ հեռացվել ամսագրից: Գրքի էջերը համարակալեք և կապեք: Վերջին էջում դրեք մոմ կամ մաստիկ կնիք, անձնակազմի բաժնի ղեկավարին կամ կազմակերպության ղեկավարին տրամադրեք հավաստագրման պատրաստի ձևանմուշ: Գրառում կատարեք. _ թերթերն այս մատյանում համարակալված են, ժանյակավոր, կնքված: Տնօրեն ՝ _ (ստորագրություն, ստորագրության վերծանում): Ամսաթիվ ՝ _ (օր, ամիս, տարի) »:
Քայլ 3
Գրառումները մուտքագրելու համար ընտրեք էջի հարմար կողմնորոշում (լանդշաֆտ, դիմանկար): Desiredանկության դեպքում կազմակերպեք հետևյալ սյունակները պարունակող աղյուսակ.
- գրառման հերթական համարը.
- մուտքի ամսաթիվը;
- պատվերի հերթական համարը.
- պատվերը ստորագրած անձի պաշտոնը, ազգանունը և սկզբնատառերը.
- պատվերի ամփոփագիր:
Եթե աղյուսակային տեսքը ձեզ հարմար չէ, պահեք գրառումները անվճար ձևով: Հիմնական բանը `պատվերների հաստատման ժամկետների համաձայն դիտարկել թվերի նշանակման կարգը և վերոհիշյալ տեղեկատվությունը արտացոլել հաշվապահական գրքում:
Քայլ 4
Գրանցեք ձեր պատվերի մատյանների գրառումները կապույտ, սեւ կամ մանուշակագույն թանաքով: Թույլ մի տվեք նախկինում արված նշանների ջնջում, ջնջում և ջնջում: Եթե փոփոխություններ կատարելու անհրաժեշտություն կա, ուղղված տեքստը հատիր մեկ տողով, որպեսզի կարողանաս այն կարդալ: Նույն սյունակում կամ տողում կատարեք նոր ճիշտ գրառում: Խնդրում ենք ստորագրել և նշել փոփոխության ամսաթիվը: Եթե սխալը հնարավոր չէ շտկել (օրինակ, եթե ազատ տեղ չկա), ստորև ստեղծեք նոր գրառում, իսկ հնացած տեղեկատվության կողքին նշեք «գրառումը անվավեր է» վանդակը:
Քայլ 5
Երբ դադարում եք գրանցամատյանը գրանցելուց, գրանցամատյանի գրքի առջևի շապիկին գրառում կատարեք գրանցամատյանի պիտանիության ժամկետի վրա:
