Serviceառայողական նամակը երրորդ անձանց փոստով տեղեկացնելու սովորական միջոց է: Այն օգտագործվում է այն ժամանակ, երբ անհրաժեշտ է ունենալ գրավոր հաստատում գործընկերոջը կարևոր տեղեկատվության փոխանցման մասին, կամ երբ անհնար է օգտագործել հաղորդակցության այլ տեսակներ: Այս փաստաթուղթն ունի բազմաթիվ տեսակներ, բայց կան ընդհանուր կանոններ, որոնք պետք է հաշվի առնել նման նամակ պատրաստելիս:
Անհրաժեշտ է
Նամակագիր
Հրահանգներ
Քայլ 1
Սկսելու համար ձեռք բերեք ձեր կազմակերպության նամակագրությունը, որը հատուկ մշակված է այս նամակների համար: Դրա հիմնական տարբերությունը ստանդարտ նամակագրությունից `փոստային մանրամասների առկայությունն է` բանկային տվյալների հետ միասին: Եթե ձեր ձեռնարկությունում դա այդպես չէ, պատրաստեք ձեր սեփական տարբերակը: Տեղադրեք պատկերանշանն այստեղ և նշեք կազմակերպության անվանումը, բանկի տվյալները, փոստային հասցեն, հեռախոսները, ֆաքսը և էլեկտրոնային փոստը հաղորդակցության համար:
Քայլ 2
Վերին աջ անկյունում նշեք նամակի հասցեատերը (ընկերության անվանումը, փոստային հասցեն, դիրքը, գլխի լրիվ անվանումը): Եթե նամակն ուղղված է մի քանի կազմակերպությունների, դրանց հասցեները տեղադրվում են մեկը մյուսի ետևից, բայց ոչ ավելի, քան չորս անընդմեջ և առանց ղեկավարներին նշելու: Այժմ գնացեք ուղղակիորեն նամակի տեքստին, քանի որ այս փաստաթուղթը չի գրում իր անունը (ի տարբերություն ակտերի, հուշագրերի և այլն): Փոխարենը, դուք կարող եք հակիրճ նշել նամակի թեման, ձեր բողոքարկման էությունը `« ուշ վճարման մասին »,« պայմանները փոխելու մասին »և այլն:
Քայլ 3
Նամակի տեքստը պետք է լինի բիզնեսի ոճով: Կարևոր տեղեկատվություն հաղորդելիս հնարավորինս հակիրճ և ճշգրիտ նշեք էությունը: Մեկ նամակը պետք է անդրադառնա մեկ խնդրի: Մի փորձեք ձեր ու ձեր զուգընկերոջ միջեւ բոլոր խնդիրները լուծել մեկ նամակով: Յուրաքանչյուրը պետք է դիտարկվի առանձին, քանի որ կարող են լինել տարբեր կատարողներ, և, ի լրումն, դա կարող է կարևոր լինել դատարանում որոշում կայացնող վեճերի դեպքում: Ըստ այդմ, լավագույնն այն է, որ նամակի ծավալը չցուցադրվի մեկ էջից այն կողմ:
Քայլ 4
Վերջապես, Հավելվածների բաժնում նշեք ցանկացած լրացուցիչ փաստաթուղթ: Տեղ թողեք կառավարչի ստորագրության համար և փակագծերում վերծանեք նրա ստորագրությունը (ազգանունը, սկզբնատառերը): Հաղորդակցման համար անպայման նշեք կատարողի լրիվ անվանումը և գրասենյակի հեռախոսահամարը: Ստորագրեք բնօրինակը փաստաթուղթը ձեր ղեկավարի մոտ և գրանցեք ձեր կազմակերպության քարտուղարին `որպես ելքային փաստաթուղթ:
