Կարծիք կա, որ հանդիպումը իրադարձություն է, որը կարելի է ինքնաբերաբար պատրաստել: Փաստորեն, բիզնեսի փոխգործակցության այս ձևը պահանջում է լուրջ վարչական ուսուցում:
Հանդիպման թեման
Հանդիպման պատճառը պետք է ձևակերպի նախաձեռնողը: Այս կարգավիճակում ոչ մի դեպքում միշտ չէ, որ հանդիպման ամենակարևոր մասնակիցն է: Ելնելով այն փաստից, որ հանդիպումները կարող են լինել ներկորպորատիվ և հրավիրվածների լայն շրջանակի ներգրավմամբ, կարևոր է թեման սահմանել այնպես, որ այն կարողանա ներգրավել երկխոսության համար անհրաժեշտ բոլոր մարդկանց:
Սովորաբար, թեմայի տեխնիկական ձևակերպումն իրականացվում է վարչական անձնակազմի կողմից կամ անմիջապես հանդիպման քարտուղարի կողմից: Հանդիպման օրակարգը բխում է տվյալ թեմայից: Այս փաստաթուղթն ընդգրկում է բոլոր այն հարցերը, որոնք նախատեսվում են քննարկել: Նախնական համաձայնությամբ յուրաքանչյուր հարցի նշանակվում է բանախոս, որին իր ելույթի համար սահմանվում է ժամկետ ՝ առանց բանավեճը հաշվի առնելու: Քննարկման տևողությունը օրակարգում նշված է առանձին:
Խնդիրներն ավելի լավ հասկանալու համար ավելորդ չի լինի պատրաստել այնպիսի նյութ, որը կներառի կարճ տեղեկանքներ, վիճակագրություն կամ որևէ այլ տեղեկատվական տեղեկատվություն: Քարտուղարը յուրաքանչյուր նյութի հետ առանձին նյութեր է պատրաստում:
Փաստաթղթերի պատրաստման վերջին փուլը յուրաքանչյուր հարցի վերաբերյալ որոշումների նախագծերի մշակումն է: Այս փաստաթուղթը ներկայացնում է զեկուցողների առաջարկած լուծումները քննարկման հիման վրա: Նրանք արձանագրում են բանախոսների կողմից ներկայացված վերջին նախադասությունները: Եթե մասնակիցները համաձայն չեն որոշման նախագծում ներկայացված տարբերակի հետ, փաստաթուղթը շտկվում է քարտուղարի կողմից:
Հրավիրված անձինք
Օրակարգը հիմնականում որոշում է այն անձանց մոտավոր ցուցակը, որոնց պետք է հրավիրել բարձրացված խնդիրները լուծելու համար: Այսպիսով, արդյունավետ միջոց է այն մարդկանց հրավիրելը, ովքեր հակառակ տեսակետ ունեն բանախոսի հետ: Այս դեպքում հանդիպումը վիճահարույց իրավիճակի կողմերի համար ծառայում է որպես «կլոր սեղան»:
Հանդիպման մասնակիցներին տեղեկացվում է ցանկացած մատչելի եղանակով ՝ հեռախոսազանգ, էլեկտրոնային փոստ կամ անձնական հրավեր: Փաստաթղթերի ամբողջ փաթեթը պետք է նախապես փոխանցվի մասնակից բոլոր անձանց, որպեսզի նրանք հնարավորություն ունենան նախապես ծանոթանալ նյութերին:
Հանդիպում անցկացնելը
Քարտուղարը պետք է մասնակցի հանդիպմանը: Նրա խնդիրն է քննարկումից հետո արձանագրություն կազմել: Փաստաթուղթը մշակելիս կարևոր է ոչ թե քննարկման ձայնագրության բառացի ճշգրտությունը, այլ առանցքային ելույթների և կոնկրետ առաջարկների արտացոլումը:
Հնարավոր անհամապատասխանությունները բացառելու համար ավելի լավ է հանդիպման ընթացքն արձանագրել դիկտաֆոնով: Բոլոր մասնակիցները պետք է տեղեկացված լինեն ձայնագրության մեկնարկի մասին:
