Թիմի հանդիպումը կարող է լինել արդյունավետ տարբերակ `տարբեր աշխատանքային իրավիճակները վերլուծելու համար, այդ թվում` կոնֆլիկտային իրավիճակները: Այն հրապարակայնորեն քննարկում է վիճահարույց հարցեր և կայացնում որոշումներ, որոնք պարտադիր են յուրաքանչյուր աշխատողի համար: Հավաքական հավաքին պետք է նախորդի նախապատրաստական մեծ աշխատանք:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ձևակերպեք հանդիպման հիմնական թեման: Որպես կանոն, տեղի է ունենում կոլեկտիվ հանդիպում մեկ արդիական թեմայի շուրջ: Սա կարող է լինել, օրինակ, կազմակերպության տարվա աշխատանքի վերլուծություն կամ կրճատված աշխատանքային ժամերին անցում:
Քայլ 2
Մտածեք ձեր օրակարգի մասին: Դրա կետերը կլինեն հատուկ հարցեր, որոնք պետք է քննարկվեն: Պետք է լինի առնվազն երկու, և ոչ ավելի, քան հինգ: Հարցերը դասակարգեք ըստ նվազման կարևորության: Եթե հանդիպման թեման բավականին լայն է, ապա օրակարգի վերջին կետը դրեք «Տարբեր»: Այստեղ դուք կարող եք մի փոքր շեղվել բուն թեմայից և քննարկել փոքր խնդիրներ, որոնք այս պահին մտահոգում են թիմին:
Քայլ 3
Պատրաստել բանախոսներ: Իրավասու աշխատողը, որի կարծիքը թիմում հեղինակավոր է համարվում, պետք է խոսի հանդիպման օրակարգի յուրաքանչյուր կետի վերաբերյալ: Wգուշացրեք նրան առաջիկա զեկույցի մասին 1-2 շաբաթ առաջ, որպեսզի անձը կարողանա հանգիստ մտածել իր հաղորդագրության մասին: Հանդիպումից 2-3 օր առաջ խոսեք յուրաքանչյուր բանախոսի հետ, համոզվեք, որ նրա ելույթի տեքստը պատրաստ է և համապատասխանում է նշված թեմային:
Քայլ 4
Պատրաստեք հանդիպումների սենյակ: Լավ է, եթե ձեր կազմակերպությունն ունի հավաքների դահլիճ կամ այլ հանդիպումների սենյակ: Հակառակ դեպքում օգտագործեք հնարավոր ամենամեծ սենյակը: Հանդիպման օրը անհրաժեշտ կլինի տեղադրել բավականաչափ աթոռներ, իսկ պրոյեկտորը, համակարգիչը և խոսափողը միացված և կարգավորված են, եթե այդպիսիք կան: Կարող եք նաև նախապես պայմանավորվածություն ձեռք բերել յուրաքանչյուր հանդիպման մասնակիցների համար հատուկ թղթապանակների վերաբերյալ, որոնք քննարկվելու են քննարկվող փաստաթղթերով:
Քայլ 5
Տեղեկացնել բոլոր աշխատողներին հանդիպման ամսաթիվը, ժամը և գտնվելու վայրը: Օգտագործեք ավանդական մեթոդներից մեկը. Տեղեկատվություն փակցնել հայտարարության տախտակին, ուղարկել էլ. Նամակ, զանգահարել կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարներին, անձամբ խոսել յուրաքանչյուր աշխատողի հետ: Ձեր ընտրությունը կախված կլինի ընկերության ավանդույթից և աշխատողների թվից:
Քայլ 6
Գրանցեք ներկաներին նախքան հանդիպումը սկսելը: Այս ցուցակը հետագայում կցեք արձանագրությանը: Համոզվեք, որ սկսեք հանդիպումը այն ժամանակ, որը նախատեսված էր և հայտարարվել էր աշխատակիցների համար: Մի սպասեք ուշացածների, ցույց տվեք իրադարձության կարևորությունն ու լրջությունը:
Քայլ 7
Հայտարարեք հանդիպման հիմնական թեման և այն խնդիրները, որոնք կքննարկվեն այնտեղ: Խնդրեք թիմին հանդիպման համար ընտրել նախագահ և քարտուղար: Որպես կանոն, կազմակերպության ղեկավարը կամ նրա տեղակալն ընտրվում են որպես նախագահ, իսկ քարտուղարը `գրասենյակի ղեկավարը: Նախագահը վարելու է հանդիպումը, կարգուկանոն պահպանելու և հետևելու կանոններին: Քարտուղարի պարտականությունները ներառում են մանրամասն արձանագրության պահպանում. Զեկուցողների ելույթների գրանցում, նրանց ուղղված հարցեր, քննարկումներ և առաջարկություններ:
Քայլ 8
Մնացեք հաստատված ժամանակացույցի ժամանակացույցին, հակառակ դեպքում ձեր հանդիպումը վտանգում է ձգվել մինչև կեսգիշեր և այլևս ոչ մի որոշում չկայացնել: Որպես կանոն, հիմնական զեկուցողներին տրամադրվում է 15-20 րոպե, բայց ոչ ավելի, քան 30. Երկրորդական հարցերի շուրջ համանախագահները պետք է լինեն 10-15 րոպեի ընթացքում: Մասնակիցների ելույթը հանդիսատեսից սահմանափակվում է 2-3 րոպեով: Հարցին կարող եք պատասխանել ոչ ավելի, քան 5 րոպե: Եթե ժամանակը գերազանցել է, ամուր հիշեցրեք կանոնների մասին:
Քայլ 9
Հանդիպման օրակարգը կարգավորվելուց և բոլորը ելույթ ունենալուց հետո հակիրճ ամփոփեք հանդիպումը: Եթե կարևոր որոշումներ են կայացվել, դրանց նախագիծը պետք է բարձրաձայն ընթերցվի բոլոր ներկաների համար:
Քայլ 10
Հանդիպումից հետո երկու օրվա ընթացքում դուք պետք է պատրաստեք արձանագրության և ընդունված որոշումների վերջնական տարբերակը: Արձանագրությունները պետք է համաձայնեցվեն և ստորագրվեն ժողովի նախագահի կողմից: Որոշումներն ու դրանց կատարման վերջնաժամկետները ներկայացրեք բոլոր աշխատողների ուշադրությանը, ովքեր դրանք պետք է իրականացնեն:
