Documentsանկացած փաստաթղթերի արխիվ փոխանցումը կարգավորվում է «Ռուսաստանի Դաշնությունում արխիվային գործերի մասին» թիվ 125-F3 դաշնային օրենքով: Փաստաթղթերը պետք է կազմվեն, նկարագրվեն, ներկայացվեն և համարակալվեն: Դա պետք է արվի գործը փակելու օրվանից 12 ամսվա ընթացքում:
Անհրաժեշտ է
- - թղթապանակ;
- - կապող;
- - պարզ մատիտ;
- - փաստագրական գույքագրում;
- - փոխանցել գույքագրումը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Փաստաթղթերը արխիվ փոխանցելու համար դասավորեք դրանք ըստ կարգի: Բնադրման կարգը պետք է լինի ժամանակագրական կարգով: Օրինակ ՝ եթե դուք վկայակոչում եք քրեական գործ, ապա առաջին էջը կլինի դատարանի որոշման պատճենը, երկրորդը ՝ նախնական որոշումը, իսկ հետևյալը ՝ գործի քննությունը, սկսած դրա ավարտից: Եթե անձնակազմի բաժնից արխիվ եք տեղափոխում փաստաթղթեր, ապա առաջին թերթիկը աշխատանքից ազատման դիմում է, երկրորդը `աշխատանքից ազատման հրաման, երրորդը` բոլոր փաստաթղթերն են `ըստ ամսաթվի վերջի:
Քայլ 2
Դասավորության կարգով համարանիշեք բոլոր թերթերը, որոնք սկսվում են թիվ մեկից: Համարակալումը կատարեք պարզ մատիտով, բայց հստակ: Փաստաթղթերի գույքագրում կատարեք, վերջում գրեք, թե որքան թվեր և էջեր ունեք, դրեք ձեր ստորագրությունը, գույքագրման ամսաթիվը կազմելու ամսաթիվը, կազմակերպության կնիքը, գլխի ստորագրությունը:
Քայլ 3
Ամրացրեք բոլոր թերթերը կապիչով, վերևում կցեք գույքագրումը: Թղթապանակի վրա դրեք նամակի կոդը այն քաղաքացու ազգանունով, որով փոխանցում եք գործը և փաստաթղթերը արխիվ տեղափոխելու տարին: Տարին պետք է լինի նույնը, երբ գործն ավարտվեց:
Քայլ 4
Յուրաքանչյուր դեպքի համար կազմեք առանձին թղթապանակ, կամ մեկ տարվա ընթացքում բոլոր գործերը դրեք մեկ մեծ թղթապանակի մեջ և ընդհանուր մակագրություն կատարեք ծածկագրի և տառի կոդի վրա, այսինքն ՝ միայն այն քաղաքացիների դեպքերը, որոնց ազգանունը սկսվում է նույն տառով, կարող են դրվել մեկ թղթապանակում: Բայց եթե մի մեծ թղթապանակում լրացնում եք մի շարք փաստաթղթեր, ապա ընդհանուր թերթերի քանակը պետք է լինի ոչ ավելի, քան 250:
Քայլ 5
Գործերը արխիվ տեղափոխելուց առաջ կազմեք փոխանցման գույքագրում: Գույքագրման առաջին սյունը նախատեսված է բոլոր դեպքերի սերիական համարները մուտքագրելու համար, երկրորդը `անվանացանկի ինդեքսների համար: Երրորդ սյունակում մուտքագրեք բոլոր վերնագրերի անվանումը, չորրորդում `փոխանցման ամսաթիվը, հինգերորդում` թերթերի քանակը, վեցերորդում `արխիվում գործի պահպանման սահմանված ժամկետները, յոթերորդ սյունակում, մուտքագրեք բոլոր լրացումներն ու գրառումները: Ամենից հաճախ յոթերորդ սյունակը լրացվում է, եթե ինչ-ինչ պատճառներով փաստաթղթերում թերթեր չկան, կամ եթե դրանք անմիջապես սխալ եք մուտքագրել փաստաթղթային գույքագրում և կատարել փոփոխություններ:
