Իր արտադրական գործունեության ընթացքում ցանկացած ձեռնարկություն ստեղծում է բազմաթիվ փաստաթղթեր, որոնք պետք է պահվեն ոմանց համար, և երբեմն էլ բավականին երկար: Դրա համար է, որ անհրաժեշտ է արխիվի կազմակերպումը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ստեղծեք արխիվում փաստաթղթերը պահելու համար անհրաժեշտ պայմաններ: Նախևառաջ, սենյակը պետք է պաշտպանված լինի արևի լույսի անմիջական ազդեցությունից, օդի խոնավության մակարդակը չպետք է գերազանցի թույլատրելի մակարդակը, ինչպես նաև փակվի մուտքը չարտոնված անձանց:
Քայլ 2
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ արխիվի տարածքի պահանջների համաձայն, դրա տեղադրումը չի թույլատրվում փայտե շենքերում, խարխուլ շենքերում, խոնավ հիմքերով շենքեր, ձեղնահարկեր կամ նկուղներ: Միևնույն ժամանակ, հարմարեցված շենքում տարբեր արխիվային փաստաթղթեր պահելու համար նախատեսված տարածքները պետք է մեկուսացված լինեն այս շենքում տեղակայված մնացած տարածքներից: Նաև չի թույլատրվում տեղադրել արխիվը շենքի այն տարածքում, որը զբաղեցնում են հասարակական սննդի կազմակերպությունները, քիմիական կամ հրդեհային վտանգավոր նյութեր պահող կազմակերպությունները, սննդի պահեստները:
Քայլ 3
Կազմակերպության արխիվը գտնեք գրառումներ պահելու համար հարմարեցված կամ հատուկ կառուցված շենքում: Սենյակը պետք է հեռացվի վտանգավոր օբյեկտներից `հրդեհային անվտանգությանը համապատասխան: Դրանք, օրինակ, ներառում են ավտոկայանատեղեր, բենզալցակայաններ, ավտոտնակներ: Բացի այդ, ձեռնարկության արխիվի տարածքի մոտ չպետք է լինեն օբյեկտներ, որոնք աղտոտում են օդը:
Քայլ 4
Արխիվի կազմակերպման համար հարմար սենյակ ընտրելիս հաշվի առեք, որ արխիվի բնականոն գործունեության համար պահանջվում են մի քանի առանձին սենյակներ. փաստաթղթեր ստանալու սենյակ; պահեստավորված փաստաթղթերի օգտագործման տարածքներ; արխիվի աշխատակիցների աշխատանքային սենյակ:
Քայլ 5
Արխիվի պահեստը տեղափոխեք լաբորատոր, կենցաղային և արդյունաբերական տարածքներից: Միևնույն ժամանակ, ուշադրություն դարձրեք, որ այն նրանց հետ չունի ընդհանուր օդափոխման ուղիներ և առանձնացված է հարևան սենյակներից ՝ օգտագործելով հրդեհակայուն պատեր և առաստաղներ առնվազն երկու ժամ հրդեհային դիմադրության սահմանով: Բացի այդ, արխիվային սենյակում բացառվում է կեղտաջրերի և ջրամատակարարման խողովակների տեղադրումը:
Քայլ 6
Կազմեք «Փաստաթղթերի պահպանման կանոնակարգ» պահեստավորման կազմակերպման համար և հաստատեք այն գլխի հետ: Բացի այդ, ղեկավարի հրամանով պետք է նշանակվի մի անձ, որը պատասխանատու կլինի արխիվի համար: Նաև ստեղծվում է հատուկ փորձագիտական հանձնաժողով, որը պարբերաբար կանցկացնի փաստաթղթերի ուսումնասիրություն `դրանց պահպանման ժամկետներին համապատասխանելու համար:
