Իշտ փաստաթղթավորումը ճիշտ փաստաթղթաշրջանառության բաղկացուցիչ մասն է: Գրասենյակային աշխատանքի ներկայիս վիճակն այնպիսին է, որ փաստաթղթերի մշակման բոլոր նրբություններին լիովին տիրապետելու համար պահանջվում է ավարտել հատուկ դասընթացներ ՝ հաշվի առնելով, որ փաստաթղթերը բաժանված են տարբեր տեսակի:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Գրասենյակային աշխատանքը, օրինակ, ձեռնարկության անձնակազմի բաժինը կարող է էապես տարբերվել հաշվապահությունից և կառավարումից:
Այսպիսով, ձեռնարկության յուրաքանչյուր վարչություն ունի իր փաստաթղթաշրջանառությունը, և, համապատասխանաբար, այդպիսի փաստաթղթերի գրանցումը ներկայացվում է գրանցման և հաշվառման հատուկ կանոններով:
Քայլ 2
Հաշվապահական հաշվառման համակարգը կազմված է այնպես, որ ընկերության փաստաթղթերի մի մասը պետք է կազմվի հաստատված ԳՕՍՏ-ներին համապատասխան, իսկ ազատ շրջանառության մեջ գտնվող մասը կազմվում է ընկերության կառավարման հայեցողությամբ:
Քայլ 3
Ձեռնարկության կողմից ստացված բոլոր փաստաթղթերը գրանցվում են մուտքային նամակագրության հատուկ մատյանում, փաստաթղթին նշանակվում է որոշակի համար (սերիական համար), այնուհետև այն հասցեագրվում է ձեռնարկության ղեկավարությանը, որը որոշում է դրա հետագա ճակատագիրը: Եթե փաստաթուղթը պարունակում է հատուկ պահանջներ, կրում է ցանկացած տեղեկատվական բնույթ, ապա այն գլխավոր վիզայով ուղարկվում է որոշակի անձի ՝ կատարման կամ տեղեկատվության համար: Կատարման անհրաժեշտության դեպքում ղեկավարը, հաստատելով փաստաթուղթը, իրավունք ունի սահմանել դրա կատարման վերջնաժամկետ, բայց ոչ պակաս, քան նախատեսված է հենց փաստաթղթով: Կապալառուն ստանում է փաստաթուղթը և ստորագրում մուտքային նամակագրության մատյանում դրա ստացման համար:
Քայլ 4
Արտագնա փաստաթղթերը գրանցվում են նաև ելքային փաստաթղթերի հատուկ մատյանում `սերիական համարի նշանակմամբ:
Քայլ 5
Որպես կանոն, բոլոր փաստաթղթերը բաժանվում են ներքին շրջանառության և արտաքին շրջանառության փաստաթղթերի, հետևաբար, արտադրության մեջ մուտքագրման երկու ամսագիր է մուտքագրվում մուտքային փաստաթղթեր, իսկ երկուսը `ելքային փաստաթղթերի համար:
Քայլ 6
Հաշվապահական հաշվառման նման համակարգը թույլ է տալիս վերահսկել փաստաթղթերի փոխանցումը, ինչպես ձեռնարկությունից դուրս, այնպես էլ դրա ներսում, ինչպես նաև ստուգել կատարումը:
Քայլ 7
Ձեռնարկության գործունեության հետ կապված փաստաթղթերը, օրինակ `անձնակազմի պատվերները, ընդհանուր պատվերները գրանցվում և գրանցվում են առանձին: Ընդհանրապես, շատ խոշոր ձեռնարկություններ կիրառում են փաստաթղթերի առանձին հաշվառման համակարգ `կապված հատուկ ստորաբաժանումների և ծառայությունների, հատկապես, երբ յուրաքանչյուր գերատեսչություն ունի համապատասխան անձ, որը ներգրավված է գրասենյակային աշխատանքի մեջ:
