Աշխատանքի ընթացքում կազմակերպությունների ղեկավարները պետք է գրանցումներ պահեն: Սա ներառում է անձնակազմի, հաշվապահական հաշվառման և հարկային հաշվառում: Հեշտ է հասկանալ, որ սա ենթադրում է արժեթղթերի բավականին մեծ ծավալ և, համապատասխանաբար, տեղեկատվություն: Տվյալների խառնաշփոթությունից խուսափելու համար անհրաժեշտ է ճիշտ պլանավորել փաստաթղթերի պահպանումը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Եթե կազմակերպությունը մեծ է, ցանկալի է յուրաքանչյուր կայքի համար վարձել աշխատող: Ասենք, որ անձնակազմի փաստաթղթերը գրանցելու համար անհրաժեշտ է մեկ աշխատակից, հաշվապահության համար անհրաժեշտ է մեկ այլ կամ նույնիսկ մի քանիսը: Աշխատանքի նկարագրության մեջ հստակ նշեք ձեր նահանգում աշխատող յուրաքանչյուր անձի պարտականությունները: Առաջին հերթին ներառեք կետ ՝ գրառումներ պահելու վերաբերյալ:
Քայլ 2
Եթե ցանկանում եք գումար խնայել, փաստաթղթերը կարող եք ինքներդ պահել: Անձնակազմի գրառումների համար ձեռք բերեք մի քանի թղթապանակ և նոութբուք: Փաստաթղթերը խմբավորելու համար անհրաժեշտ կլինի թղթապանակներ: Օրինակ, դուք կարող եք թղթապանակ պատրաստել այն աշխատակիցների համար, ովքեր ներկայումս աշխատում են կազմակերպությունում; արխիվի համար անհրաժեշտ է մեկ այլ պանակ: Տեղեկատվություն գտնելն ավելի հեշտ դարձնելու համար տվյալները գրի՛ր նոթատետրում: Ասենք, որ նրանք վարձել են աշխատողի: Նոթատետրում գրեք նրա մասին հակիրճ տեղեկություններ, նշեք նաև այն թղթապանակը, որում կարող եք գտնել ավելի մանրամասն տվյալներ:
Քայլ 3
Համոզված եղեք թարմացված փաստաթղթերի վերաբերյալ: Յուրաքանչյուր աշխատողի համար դուք պետք է անհատական քարտ տրամադրեք, այստեղ մուտքագրեք աշխատանքի վերաբերյալ ամբողջ տեղեկատվությունը: Օրինակ, մի աշխատակից արձակուրդ է գնացել, այս տեղեկատվությունը գրեք քարտի վրա: Դուք նույնպես պետք է ամսական լրացնեք ժամանակացույց:
Քայլ 4
Հաշվապահական հաշվառումն ավելի բարդ է և ժամանակատար: Այն անցկացնելու համար ձեզ հարկավոր է հատուկ գիտելիքներ: Համոզվեք, որ հետևեք օրենսդրության փոփոխություններին: Փաստաթղթերը պետք է լինեն թղթապանակներում («Պայմանագրեր», «Բանկ», «Դրամարկղային գիրք», «Թողարկված ապրանքագրեր», «Ստացված ապրանքագրեր», «Նախնական հաշվետվություններ» և այլն): Բոլոր փաստաթղթերը պետք է դասավորվեն ժամանակագրական հաջորդականությամբ: Դուք ստիպված կլինեք համարակալել, կարել և հաստատել արխիվները կնիքով և ստորագրությամբ: Նման փաստաթղթերը ներառում են կանխիկ գրքույկ, վաճառքի գիրք, գնումներ և այլն:
