Կազմակերպություն մուտք գործող փաստաթղթերը ենթակա են հաշվառման: Սովորաբար մուտքային նամակները գրանցելը գրասենյակի խնդիրն է, բայց փոքր թիմերում այս պարտականությունը հաճախ վերագրվում է քարտուղարին: Նամակագրության մշակման եղանակը, որպես կանոն, մանրամասն նկարագրված է գրասենյակային աշխատանքի ներքին հրահանգներում: Եթե դա բացակայում է, նոր փաստաթղթեր մշակելիս անհրաժեշտ է պահպանել գործողությունների որոշակի կարգ:
Անհրաժեշտ է
- - մուտքային նամակագրության գրանցման օրագիր;
- - դրոշմակնիք «Մուտքային նամակ»:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ընդունեք և տեսակավորեք մուտքային նամակագրությունը: Անհրաժեշտ է բացել բոլոր տառերը, բացառությամբ նրանց, ովքեր ունեն հատուկ նշան, օրինակ ՝ «Անձամբ կառավարչին» կամ «Գաղտնի» և այլն: Մի շտապեք նետել ծրարը, նախ ստուգեք, արդյոք վերադարձի հասցեն նշված է տեքստում: Գրանցումը չի պահանջում հաշվապահական փաստաթղթեր (հաշիվ ապրանքագրեր, հաշիվ ապրանքագրեր), շնորհավորանքներ, գովազդային նյութեր:
Քայլ 2
Ստացված նամակների մասին տեղեկություններ մուտքագրեք մուտքային նամակագրության մատյանում: Այն կարող է լինել էլեկտրոնային կամ ավանդական (թղթային): Էլեկտրոնային ձևաթղթերը լրացնելիս հետևեք ծրագրի մշակողների առաջարկություններին: Համակարգչային համակարգերը հեշտացնում են գործավարությունը, օգնում արագ գտնել ձեզ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Այնուամենայնիվ, դրանց մեջ կարևոր է միավորումը, տեղեկատվության մուտքագրման կանոնների խիստ պահպանումը, հակառակ դեպքում փաստաթուղթը կարող է կորչել տվյալների շտեմարանում:
Քայլ 3
Տպարաններից գնեք ավանդական մատյան կամ դասավորեք ինքներդ A4 տետրում: Դրա հիմնական պահանջը որոնման դյուրինությունն է, հստակության և լրացման ճշգրտությունը: Օրագիր պահելը հարմար է աղյուսակի տեսքով հետևյալ սյունակներով. 1. Գրանցման ամսաթիվը: Քննարկեք մուտքային նամակները ստացման օրը, իսկ երեկոյան դրանք ներկայացրեք կառավարչին `քննարկման, եթե կազմակերպությունը այլ ընթացակարգ չի ընդունել. Գրանցման համարը. Փաստաթղթի այս հատկանիշը բաղկացած է ստացված նամակի գործի «Մուտքային փաստաթղթերի» թվից (ըստ կազմակերպության գործերի հաստատված նոմենկլատուրայի) և սերիական համարից (օրացուցային տարվա սկզբից): Օրինակ `« No 01-12-273 », որտեղ 01-12 գործի նոմենկլատուրային համարն է, 273-ը` նամակի եզակի համարը: Ստացված բոլոր նամակագրությունները գրանցվում են մեկ անգամ `անկախ ավելի ուշ ստացված պատճենների քանակից, այդ թվում` էլեկտրոնայինից: 3. Նամակի հեղինակը (կազմակերպություն, անհատ), օրինակ ՝ «Վստրեչա ՍՊԸ» կամ «Շրջանային վարչակազմ, ղեկավարի տեղակալ Վ. Ս. Սիդորով» և այլն 4: Փաստաթղթի թեման: Այս սյունակը կարող եք լրացնել նամակի վերնագրի տեղեկություններից կամ կարդալուց հետո հակիրճ ձեւակերպել հիմնական գաղափարը: Գրեք այնպես, որ հետո կարողանաք հեշտությամբ հիշել, թե որ փաստաթղթի մասին է խոսքը, և այն բացատրեք ձեր գործընկերներին: Օրինակ ՝ «Տրանսպորտային ծառայությունների համար պայմանագիր կնքելու մասին» կամ «Մինչև 12.12.2011 թվականը եկամտահարկի մասին տեղեկատվություն տրամադրելու մասին» և այլն. 5. Կատարող Կառավարչի վիզան ստանալուց հետո լրացրեք վանդակը: Մուտքագրեք այն անձի անունը, որը կպատրաստի պատասխանը: Նշելու ամսաթիվն այստեղ: Նշեք կամ ընդգծեք անհետաձգելի նամակին պատասխանի ամսաթիվը: 6. Նշումներ Այստեղ դուք կարող եք գրառումներ կատարել կառավարչի պատվերի կատարման վերաբերյալ, կամ նշել նամակի վրա կարևոր հավելվածների առկայությունը, կամ նշել աշխատողների աշխատողների կրկնօրինակների քանակը:
Քայլ 4
Լրացրեք աղյուսակը, ինչպես հարմար եք համարում: Օրինակ ՝ փաստաթղթերի անվտանգության համար վախենալով ՝ նամակն ստանալիս ընտրեք կապալառուի ստորագրության վանդակը: Այնուամենայնիվ, մի ծանրաբեռնեք ամսագիրը և ինքներդ ձեզ չափազանց խոսուն գրառումներով: Փաստաթուղթը պարունակում է բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները, գրանցման ձևերը միայն օգնում են գտնել դրա վրա կատարվող աշխատանքների փուլը:
Քայլ 5
Բոլոր տառերի վրա դրեք հատուկ դրոշմակնիք, որը նշում է նամակագրության տեսակը ՝ «Ներգնա»: Տպումը պետք է լինի փաստաթղթի առաջին էջի ներքևի աջ անկյունում: Համոզվեք, որ տպումը չի համընկնում տեքստի հետ: Տպման տողում ձեռքով մուտքագրեք սերիական համարը և ստացման ամսաթիվը:
