Սկսնակ գործավարի համար մուտքային նամակագրության ձևավորումը կարող է ուժի փորձություն լինել: Այնուամենայնիվ, հենց որ գործընթացը բաժանվում է պարզ և հասկանալի քայլերի, այն դառնում է աշխատանքային օրվա աննկատելի մաս:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Կազմակերպության կողմից ստացված բոլոր փաստաթղթերը պետք է գրանցվեն նույն օրը, անկախ դրանց տեղ հասնելու եղանակից (էլ. Փոստով, սուրհանդակային փոստով, ֆաքսով և այլն): Էլ.փոստերը պետք է տպվեն, հեռախոսային հաղորդագրությունները պետք է ձայնագրվեն:
Քայլ 2
Ամսագրի թիվ 1 սյունակում նշվում է յուրաքանչյուր փաստաթուղթը ստանալու ամսաթիվը: Սյունակ 2 - դրա գրանցման համարը: Համարը նշանակվում է ստացման հերթականությամբ, յուրաքանչյուր օրացուցային տարի սկսվում է մեկով: Դրանից հետո յուրաքանչյուր առաքված փաստաթուղթ ստուգվում է ՝ արդյոք այն ճիշտ է առաքվել, թե փաթեթը անձեռնմխելի է: Եթե այն նշված չէ «անձամբ», ծրարը կամ պայուսակը բացվում է, և բովանդակությունը ստուգվում է: Եթե գույքագրում կա, նրանք դա ստուգում են: Եթե նշված փաստաթղթերից մի քանիսը բացակայում են, դուք պետք է կազմեք համապատասխան ակտ և մուտքագրեք մուտքային նամակագրության գրառում «Նշումներ» բաժնում: Կցորդներով թերթերի քանակը նշված է թիվ 3 սյունակում:
Քայլ 3
Նամակագրության տեսակը մուտքագրվում է թիվ 4 սյունակում: Սա կարող է լինել խնդրանք, հաշտեցման զեկույց, նամակ, սերտիֆիկատ, հեռագիր, ծանուցում և այլն: Հաջորդ երկու սյունակները նշում են ուղարկողին և նամակի ելքային համարին:
Քայլ 4
Փոխադրման ամփոփագիրը պետք է նշվի թիվ 7 սյունակում: Օրինակ ՝ «Ա. Ա. Իվանովի պարտքի վերաբերյալ վկայագիր տրամադրելու մասին. բանկ »կամ« Վ. Վ. Սիդորովայի աշխատավարձերի վերահաշվարկի դիմում »:
Քայլ 5
Այնուհետև նամակագրությունը հանձնվում է հասցեատերերին, իսկ բանաձևը ստանալուց հետո այն մուտքագրվում է թիվ 8 սյունակում `նշելով հաջորդ երկու կատարողների մեջ և փաստաթղթի կատարման վերջնաժամկետը: Նշումներում նշվում է, որ փաստաթուղթը կատարվել է և որտեղ է այն ներկայացվել:
