Մեր օրերում տառերն անցյալում են և դառնում են հազվադեպություն: Բայց սա չի վերաբերում գործարար նամակագրությանը: Բիզնես նամակները պաշտոնական փաստաթղթեր են: Նրանց օգնությամբ կապեր են հաստատվում, նրանք գրանցում են գործարար հարաբերությունների բոլոր փուլերը: Իսկ գործարար նամակ գրելու կարողությունը խոսում է մասնավորապես հակառակորդի և ընդհանուր առմամբ ընկերության որակավորման մասին:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Գործարար նամակներ գրելու համար օգտագործեք ընկերության վերնագիր: Անկախ նրանից, թե նամակը գրված է թղթի վրա, թե էլեկտրոնային ձևով, այն պետք է ունենա ուղարկող ընկերության պատկերանշանը: Ձևաթուղթը պետք է պարունակի ընկերության փոստային հասցեն, հեռախոսներ և ֆաքսի համարներ, էլ. Փոստի և կայքի հասցեներ:
Թողեք լուսանցքները ՝ ձախ կողմում երեք սանտիմետր, աջ մեկ ու կես սանտիմետր: Դաշտերն անհրաժեշտ են նամակը արխիվային թղթապանակին կապելու համար:
Քայլ 2
Մնացեք գրելու պաշտոնական ոճին: Բիզնես նամակը պետք է լինի միանշանակ և ենթակա չէ բազմակի մեկնաբանությունների: Էլ. Փոստը պետք է պարունակի էլ. Փոստի թեման: Մի օգտագործեք emoticons բիզնեսի նամակագրության մեջ:
Եթե սա նամակագրության շարունակությունն է, թողեք այն նամակը, որին պատասխան եք գրում գնի մեջբերման տեսքով: Դուք կարող եք մեջբերել նամակը ոչ ամբողջությամբ, այլ միայն այն բեկորները, որոնց կպատասխանեք: Սա ավելի պարզ կդարձնի ձեր նամակի և ձեր պատասխանի կապը ձեր հակառակորդի համար:
Քայլ 3
Սկսեք ձեր նամակը քաղաքավարի հասցեով, օրինակ ՝ «Հարգելի Պետր Իվանովիչ»: Բողոքարկումը գտնվում է էջի կենտրոնում: Անունը գրված է ամբողջությամբ, այստեղ սկզբնատառերի օգտագործումն անընդունելի է:
Բողոքարկումից հետո հաջորդում է ներածական մասը, որում հակիրճ ձևակերպված է նամակի նպատակը: Բիզնես նամակի հաջորդ բաժինը հիմնական մասն է, որտեղ ավելի մանրամասն նշված են նամակը գրելու պատճառները, հարցերը և դրանց լուծման ուղիները: Նամակն ավարտվում է ամփոփագրով և հասցեատիրոջը ուղղված հատուկ առաջարկով կամ հայտարարությամբ, թե կոնկրետ ինչ եք ակնկալում հասցեատիրոջ կողմից հարցը լուծելու համար:
Քայլ 4
Beիշտ եղեք եզրափակիչ մասում: Որոշումներ մի կայացրեք ձեր ստացողների համար: Ավելի լավ է հույս հայտնել, որ ձեր կարծիքով խնդիրը կլուծվի լավագույն կերպով:
Անհասկանալի է համարվում հասցեատիրոջը շտապելը «շտապ» և «անմիջապես» բառերը օգտագործելով: Օգտագործեք ճիշտ ձևը. «Ես խնդրում եմ ձեզ պատասխան տալ այսինչ ժամանակում»:
Գործարար նամակում ստորագրությունը պետք է լինի պաշտոնական: Օրինակ ՝ «Հարգանքներով ՝ Սերգեյ Վասիլիևիչ Իվանով»:
Ստորագրության մեջ ներառեք ձեր աշխատանքի անվանումը, ընկերության անվանումը և կոնտակտային տվյալները: Եթե գործարար նամակը պարունակում է հավելվածներ, ապա դրա վրա պետք է նշվի ստորագրության դիմաց:
