Շատ կարևոր է օտարերկրացիների հետ գործնական նամակագրություն վարելիս ճիշտ փաստաթղթեր կազմել: Անհրաժեշտ է հաշվի առնել ոչ միայն օտար լեզվի բոլոր կանոնները, այլ նաև գրանցման ընդունված ստանդարտները: Բանակցություններում շատ ձախողումներ պայմանավորված են հենց որոշակի կանոնների պահպանման չկամությամբ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Բիզնես նամակ կազմելու համար անհրաժեշտ է օգտագործել միայն A4 թուղթ: Փաստաթղթի վրա անպայման թողեք լայն լուսանցքներ, որպեսզի որևէ բանի դեպքում փաստաթուղթը հնարավոր լինի մուտքագրել թղթապանակում (ձախ և աջ եզրերը պետք է լինեն յուրաքանչյուրը 2,5 սմ, իսկ վերին եզրը պետք է լինի առնվազն 4 սմ):
Քայլ 2
Էջի վերևում գրեք վերադարձման հասցեն հակառակ կարգով: Նախ մուտքագրեք ձեր անուն-ազգանունը, ապա `գրասենյակի կամ բնակարանի համարը, տան համարը, փողոցի անունը, քաղաքը, քաղաքի ծածկագիրը, մարզը, երկիրը:
Քայլ 3
Տեղադրեք այն երկու անգամ և նշեք նամակի ամսաթիվը: Ամիսը կարող է նշված լինել բառերով կամ թվերով (օրինակ ՝ 12 նոյեմբերի 2011 թ.): ԱՄՆ նամակ ուղարկելիս նախ պետք է ամիսը գրվի, իսկ Մեծ Բրիտանիայում նախ նշվում է այդ թիվը:
Քայլ 4
Աջ կողմում մուտքագրեք ստացողի հասցեն `նույն հասցեով: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է վկայակոչել նախկինում ուղարկված նամակը, ապա դա արեք անմիջապես նախքան կապվեք ՝ օգտագործելով փաստաթղթի ձախ կողմում գտնվող հղումը («Our ref. # Letter number», կամ «Your ref. #»):
Քայլ 5
Կրկին կրկնակի տարածություն և գրեք բողոքարկումը: Եթե գիտեք հասցեատիրոջը, ապա նամակը սկսվում է «Հարգելի պարոն …» բառով: Եթե նկատի ունեք կնոջը, ապա նշեք «տիկին»: (կամ «տիկին», եթե նա ամուսնացած չէ կամ նրա սոցիալական կարգավիճակն անհայտ է): Եթե հասցեատերն անհայտ է, ապա ավելի լավ է նշել «Հարգելի պարոն կամ տիկին»: Ձեր խնդրանքից հետո անպայման ներառեք հաստ աղիք:
Քայլ 6
Նամակի տեքստը գրված է կոմպակտ, մեկ հեռավորությամբ: Պետք է ամեն դեպքում քաղաքավարի գրել: Պարբերությունների միջև բաց թողեք երկու տող, մի օգտագործեք «կարմիր գիծը», որովհետև Ամերիկացիներն ու եվրոպացիները նման հայեցակարգ չունեն:
Քայլ 7
Տեքստը դրական նոտայի վրա ավարտեք ՝ օգտագործելով ընդհանուր լեզու (օրինակ ՝ «Մենք անհամբերությամբ սպասում ենք ձեզանից)»: Խնդրում ենք նշել, թե ինչպես կարող են ձեզ հետ կապվել:
Քայլ 8
Գրիր քո եզրափակիչ արտահայտությունը (օրինակ ՝ «Քո իսկապես»), լավ տարածիր և ստորագրի՛ր: Ստորագրությունը պետք է վերծանվի:
