Հանդիպման ավարտին պետք է կազմվի արձանագրություն `նիստի օրակարգը, կայացված որոշումները, դրանց կատարման պայմանները և այլն ամրագրելու համար: Կարևոր է կազմել արձանագրությունը նիստից անմիջապես հետո:, և ոչ թե հետաձգել «ավելի ուշ»: Լավ է, եթե պրոֆեսիոնալ քարտուղարը կարող է արձանագրություն պահել: Այնուամենայնիվ, եթե դա այդ դեպքը չէ, այլ անձինք, ովքեր գիտեն հանդիպումների րոպեներ վարելու որոշակի կանոններ, նույնպես կարող են դա անել:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Անձը, ով նիստի արձանագրություն է վերցնում, պետք է տեղյակ լինի անցած հանդիպումների բոլոր որոշումներին, որպեսզի հասկանա կայացված որոշումների տրամաբանությունը: Եթե հանդիպման ժամանակ րոպեներ եք տրամադրում, վերցրեք նախորդ մի քանի հանդիպումների արձանագրությունների պատճենները: Հանդիպմանը անհապաղ փաստաթղթավորեք օրակարգի կետերը:
Քայլ 2
Օրակարգի յուրաքանչյուր կետի կողքին գրի՛ր ցանկացած մտքեր, որոնք արտահայտվել են հանդիպման ընթացքում: Դա կարելի է անել հակիրճ, քանի որ արձանագրությունները վերջնական տեսքի կբերվեն ոչ թե հանդիպման ընթացքում, այլ դրանից հետո: Այս նշումների իմաստն այն է, որ դրանցով դուք բաց չեք թողնի արտահայտված ոչ մի կարևոր միտք: Գրեք նաև նրանց խոսողների անունները, որոնք հիշում են ՝ ով ինչ է ասել և ինչ թեմայով: Գրեք փաստեր միայն հայտարարություններից, այլ ոչ թե անձնական կարծիքներից կամ ենթադրություններից:
Քայլ 3
Արձանագրության հենց կատարումը պետք է տեղի ունենա հանդիպումից անմիջապես հետո, որպեսզի կարևոր կետերը չմոռացվեն կամ գրառումները չկորչեն: Արձանագրությունը պետք է պարունակի հանդիպման համառոտ նկարագրություն `գործարար ոճով: Դա անելու համար օգտագործեք անուղղակի խոսք, գրեք ամեն ինչ անցյալ ժամանակով. «II Իվանովը նշել է, որ …»:
Քայլ 4
Արձանագրության բովանդակությունը պետք է բաղկացած լինի.
1. «գլխարկներ» ՝ նշելով հանդիպման նպատակը և ամսաթիվը, երբեմն նաև նշելով հանդիպման մեկնարկի ժամանակը.
2. ներկաների և ոչ ներկաների ցուցակները.
3. ընդունված որոշումների ամփոփ նկարագրություն `նշելով այդ որոշումների նախաձեռնողները:
