Հանդիպումների արդյունքների համար անհրաժեշտ է փաստաթղթային ձայնագրություն ՝ րոպեների տեսքով: Այս փաստաթուղթը մշակելիս կարևոր է արտացոլել քննարկման հիմնական դրույթը ՝ ներկայացնելով ամբողջ քննարկումը հնարավորինս լակոնիկ:
Արձանագրությունը կազմվում է նիստից հետո ժողովի քարտուղարի կողմից, որը քննարկման ընթացքում պետք է կա՛մ նշումներ կատարի, կա՛մ պահի դիկտաֆոն ձայնագրություն: Երկրորդ տարբերակը հնարավոր վեճերը լուծելու համար ամենաօպտիմալն է:
Տեսողականորեն փաստաթուղթը բաղկացած է հետևյալ մասերից.
- ընդհանուր տեղեկություն;
- հանդիպման օրակարգը;
- քննարկում և կայացված որոշումներ:
Ընդհանուր տեղեկություն
Տեղեկատվության այս զանգվածը ներառում է վերնագիրը, գտնվելու վայրը (քաղաք, հանդիպման ամսաթիվ, ժամ), ներկա գտնվող անձանց ցուցակ: Հանդիպման խորագիրը վերնագիրն է: Օրինակ ՝ կադրերի հիմնախնդիրների վերաբերյալ աշխատանքային խմբի հանդիպում: Ամսաթվի և ժամի բլոկը նշում է տեղեկատվություն ուղղակիորեն անցկացված հանդիպման, և ոչ թե արձանագրությունը ստորագրելու օրվա մասին:
Եթե հանդիպումն անցկացվում է մշտական կառույցի (հանձնաժողովի, աշխատանքային խմբի և այլնի) կողմից, ապա ընդհանուր տեղեկատվության մեջ նշվում է ժողովի մշտական նախագահի և քարտուղարի լրիվ անվանումը:
Ներկաների ցուցակը կազմելիս պետք է նշվեն հրավիրյալների պաշտոնների և աշխատատեղերի անունները: Տեղեկատվության այս զանգվածը սկսվում է «Ներկա» բառից: Այն դեպքում, երբ ժողովը նախատեսում է քվեարկություն, ապա արձանագրության մեջ գտնվողները բաժանվում են երկու խմբի ՝ ընտրելու իրավունքով և առանց քվեարկությանը մասնակցելու իրավունքի:
Հանդիպման օրակարգ
Հանդիպման օրակարգը կազմավորվում է հանդիպումից առաջ: Այնուամենայնիվ, կան բացառություններ, օրինակ `հրատապ հանդիպումների համար: Այս բլոկում նշվում են հանդիպման խնդիրները, առանց նշելու բանախոսներին և զեկույցների ժամկետը: Նույնիսկ եթե նիստը գումարվում է մեկ հարց քննարկելու համար, այն ներառված չէ փաստաթղթի վերնագրում, այլ կազմվում է օրակարգի տեսքով:
Կախված ելույթի ժամկետից `ներկայացված օրակարգը կարող է ավտոմատ կերպով հաստատվել կամ քվեարկության դրվել նախագահի կողմից: Այս պարագայում քննարկումը սկսվում է հանդիպման օրակարգը հաստատելու հարցից: Եթե առարկություններ չկան, ապա արձանագրության մեջ նման որոշումը ձևակերպվում է հետևյալ կերպ. «Օրակարգի համաձայնեցման հարցը դրվել է քվեարկության»: Ստորև բերված են քվեարկության արդյունքները տեսքով. «Քվեարկել է ՝ կողմ ՝ (ձայների քանակով), դեմ ՝ ոչ, ձեռնպահ ՝ ոչ»:
Քննարկում և որոշում կայացնել
Հարցերի ամենամեծ զանգվածը վերապահված է քննարկման ընթացքն արտացոլելու համար: Օրակարգի յուրաքանչյուր հարց դրվում է առանձին բլոկի մեջ ՝ սկսած օրակարգից կազմված բառերից: Դրան հաջորդում է զեկույցի ընթացքը, որը կազմվում է հետևյալ ձևով. «Լսվեց. (Խոսնակի լրիվ անվանումը)»: Փորձառու վերագրողները խորհուրդ են տալիս ոչ թե արտագրել ելույթը, այլ թողնել ընդհանուր իմաստը, որը կարող է արտահայտվել մի քանի նախադասությամբ: Եթե կարևոր է պահպանել զեկույցի մեծ մասի իմաստը, ապա դուք կարող եք վկայակոչել ելույթի թեզիսները կամ հատվածներ արձանագրության հավելվածում ներկայացված ներկայացումից ՝ հղում կատարելով դրան փաստաթղթի տեքստում:
Նույնը վերաբերում է քննարկման ընթացքի արտացոլմանը: Եթե մի քանի բանախոսներ հետևում են միևնույն տեսակետին, ապա նրանց ելույթները կարող են ձևակերպվել հետևյալ ձևով.
Յուրաքանչյուր հարցի արդյունքում պետք է լուծում ձևակերպվի: Այն պետք է նախապես պատրաստվի որոշումների նախագծերում կամ քննարկման ընթացքում ձևակերպվի հենց հանդիպման մասնակիցների կողմից: Որոշումներն ընդունվում են հատուկ ձևակերպումների տեսքով, որոնք պետք է ներկայացվեն միանշանակ և ճշգրիտ: Pureուտ տեղեկատվական ելույթների վերաբերյալ որոշումները կարող են հաշվի առնվել հանդիպման մասնակիցների կողմից:
Եթե ժողովը նախատեսում է քվեարկություն, յուրաքանչյուր հարցից հետո արձանագրությունը պետք է պարունակի իր արդյունքները. այն դեպքերում, երբ հարցերը հանվում են քննարկումից, հետաձգվում են այլ հանդիպման կամ չեն քննարկվում բանախոսի բացակայության պատճառով:
Վերջում արձանագրությունները ստորագրվում են նախագահող սպայի և քարտուղարի կողմից և, անհրաժեշտության դեպքում, հավաստվում ժողովը գումարած կազմակերպության կնիքով:
