Գրասենյակային աշխատանքը ցանկացած ձեռնարկության գործունեության կարևոր մաս է, որը թույլ է տալիս վարել բոլոր վարչական և բիզնես փաստաթղթերի գրառումները: Յուրաքանչյուր ձեռնարկությունում գոյություն ունի աշխատող կամ մի ամբողջ ստորաբաժանում, որի խնդիրները ներառում են գրասենյակային աշխատանք, անկախ դրա սեփականության ձևից: Գրագետ մատուցված գրասենյակային աշխատանքը ամբողջ ձեռնարկության լավ համակարգված աշխատանքի երաշխիքն է և դրա արագ արձագանքը բիզնեսի և շուկայական պայմանների փոփոխություններին:
Ինչի՞ համար են գրասենյակային աշխատանքները:
Վաղ թե ուշ, գործունեության մեկնարկից հետո, ցանկացած ձեռնարկություն բախվում է կառավարման հիմնական գործիք հանդիսացող փաստաթղթերի հետ աշխատանք կազմակերպելու անհրաժեշտության, քանի որ դրանց օգնությամբ է իրականացվում ուղեցույցների փոխանցումը, և կառավարման որոշումները հաղորդվում են: կոնկրետ կատարողին: Ձեռնարկությունում գրասենյակային աշխատանքի համակարգը նախատեսված է փաստաթղթերի ստանդարտացումը և միատարրությունը ապահովելու, դրա հաշվառումը և պահպանումը կազմակերպելու համար `բիզնես փաստաթղթերի հետ աշխատանքը հեշտացնելու համար: Գրասենյակային աշխատանքի համակարգի գործառույթները ներառում են.
- աշխատանքի հոսքի իրավասու կազմակերպում, ապահովելով փաստաթղթերի արագ փոխանցում ամենակարճ ճանապարհով `նվազագույն ժամանակի սպառումով, ինչը թույլ է տալիս ժամանակին վերահսկել ցանկացած փաստաթղթի ընդունումը և դրա կատարումը.
- մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերի հաշվառման և հաշվառման ավտոմատացված համակարգ.
- փաստաթղթերի արխիվացում, ինչը թույլ է տալիս դրանք համակարգել ըստ պաշտոնական չափանիշների և ձևավորել գործերի.
- գործերի նոմենկլատուրայի ստեղծում. ծածկագրերի համակարգ `ըստ գործերի վերնագրերի ցուցակների, հեշտացնելով դրանց համակարգումը և որոշելով օրենսդրական կամ արդյունաբերական կանոնակարգերով սահմանված արխիվների պահման ժամկետները:
Եթե ձեռնարկությունում փաստաթղթաշրջանառության հետ կապված աշխատանքի այս բոլոր գործառույթներն իրականացվում են, ապա կարող ենք ասել, որ գրասենյակային աշխատանքի համակարգը սխալ է գործածվում և աշխատում է ըստ պահանջի:
Կազմակերպչական և իրավական ասպեկտները
Ձեռնարկության մանրամասները պարունակող ցանկացած փաստաթուղթ համարվում է բիզնես փաստաթուղթ և, հետևաբար, դրա համար որոշվում են իրավական հետևանքներ, այսինքն. այս փաստաթուղթն արդեն կարող է ներկայացվել դատարանում, երբ լուծում են ծագած հակամարտություններն ու հակասությունները: Հետեւաբար, գրասենյակային աշխատանքների իրականացումը պետք է իրականացվի կարգավորող փաստաթղթերի հիման վրա `հատուկ մշակված ցուցումների, որոնք հաստատված են իրավաբանական ծառայության կողմից և հաստատված են ձեռնարկության ղեկավարի կողմից: Այս հրահանգը ոչ միայն ձեռնարկ է, այլև փաստաթուղթ, որը պարտադիր է կատարման համար, ուստի բոլոր շահագրգիռ անձինք պետք է ծանոթանան դրան ստորագրության դեմ:
Փաստաթղթերի ձևերը, որոնց համաձայն ձեռնարկությունն իրականացնում է իր գործունեությունը, պետք է ստանդարտացվեն: Մանրամասների կազմը, որը պետք է նշված լինի ձևաթղթերի վրա, որոշվում է ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 «Փաստաթղթերի միասնական համակարգերի համաձայն: Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթավորման միասնական համակարգ: Փաստաթղթաշրջանառության պահանջներ »: Նույն ստանդարտը սահմանում է նաև պահանջներ բիզնեսի և վարչական փաստաթղթերի ձևավորման համար:
