Խոշոր կազմակերպություններում այցելուների մեծ մասը սովորաբար քարտուղարությունից ստանում են իրենց անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Հաղորդակցության ինչպիսի՞ տպավորություն կթողնի մենեջերի օգնականը: Հաճախորդը կցանկանա՞ կրկին զանգահարել: Արդյո՞ք շահագրգիռ անձը կստանա իր հարցերի համապարփակ պատասխանները: Քարտուղարի դրական որակների մեջ վստահ լինելու համար անհրաժեշտ է պատասխանատու կերպով պատրաստվել առաջին հանդիպմանը և գրագետ կազմակերպել և վարել հարցազրույց:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Քարտուղարը ընկերության դեմքն է: Նախ գնահատեք դիմողի արտաքին տեսքը: Ի վերջո, իզուր չեն ասում, որ իրենց հագուստով դիմավորում են, բայց ուղեկցում են իրենց միտքը: Քարտուղարուհու կոկիկ ու ողջունելի տեսքը կարող է մեծապես նպաստել ձեզ համար անհրաժեշտ պայմանագրի ձեռքբերմանը կամ առաջիկա բանակցությունների շուրջ բանակցություններին: Եթե ունեք ձեր սեփական «կերպարը», փորձեք լսել ձեր ինտուիցիան: Եթե դուք հավանություն եք տալիս այն անձի դիրքին, որը ձեզ ներքին հակասություններ է առաջացնում, ապա նրա հետ աշխատել, հավանաբար, դժվար կլինի, քանի որ քարտուղարը ոչ միայն ընկերության դեմքն է, այլ նաև կառավարչի աջ ձեռքը: Այնուամենայնիվ, մի հաստատեք մի մարդու, ով ձեզ հաճելի կլինի պայծառ, գեղեցիկ արտաքինով: Գեղեցիկ պատկերը կարող է արագ ձանձրալի դառնալ, և թերթերը կմնան չհավաքված:
Քայլ 2
Theրույցի ընթացքում ուշադիր լսեք. Քարտուղարը շփվելու է հաճախորդների հետ, վարում է հեռախոսային խոսակցություններ և նամակներ է կազմում: Նրա խոսքը պետք է որ իրավասու լինի, վերջավորությունները ՝ հետեւողական, իսկ բարենպաստ տոնայնությունը: Հատուկ ուշադրություն դարձրեք այսպես կոչված մակաբուծական բառերի առկայությանը խոսքում: Եթե դիմումատուի մենախոսությունը հագեցած է անհարկի «այսպես նշանակում է», «այսպես ասած», «ուա», «լավ», ապա դժվար թե հասնես բիզնեսի պայմաններում այդ արտահայտությունների բացակայությանը: Jարգոնի և ժարգոնի օգտագործումը անընդունելի է համարվում, եթե դուք ինքներդ թույլ չեք տալիս, որ խոսակցությունը անցնի ոչ ֆորմալ ընթացքի:
Քայլ 3
Քարտուղարին խնդրեք մուտքագրել թելադրությունը: Այսպիսով, դուք միանգամից ստուգում եք երեք կարևոր հատկություններ. Տպման արագություն, գրելու գրագիտություն և անհատական համակարգչային հմտություններ: Դիտավորյալ ոճային սխալներ թույլ տվեք և դիտեք դիմողի արձագանքը: Եթե նա քաղաքավարիորեն խորհուրդ է տալիս արտահայտություն կառուցելու ամենահարմար ձևը, ապա դա նշեք ինքներդ ձեզ «պլյուսով»:
Քայլ 4
Ուշադիր ուսումնասիրեք քարտուղարի ռեզյումեն: Ուշադրություն դարձրեք նախորդ աշխատանքներին, դիմողին հարցրեք հեռանալու պատճառների մասին: Քաղաքավարի ու արագամիտ մարդը երբեք անաչառ չի խոսի նախկին առաջնորդի մասին, «ցեխ շպրտի» թիմի վրա կամ չի խոսի սեփական սխալների մասին: Առավել ընդունելի պատասխանը, որ կարող եք լսել, աշխատավարձի սպասումների անհամապատասխանությունն է: Կարևորեք ռեզյումեի տեքստում և զրուցակցի պատմության հիմնական բառերը `ճշտապահություն, կարգուկանոն, սթրեսակայունություն, շփվողություն, քաղաքավարություն: Հիշեք, որ քարտուղարը հաճախ կազմակերպության տարբեր ստորաբաժանումների միջև կապող օղակն է. Եվ կառավարչի տրամադրությունը, և հարմարավետությունը, ընկերական մթնոլորտն ու կարգը ամբողջ գրասենյակում կարող են կախված լինել նրա մասնագիտական և անձնական հատկություններից:
