Կառուցողական գործարար երկխոսության կառուցման առանձնահատկությունները կախված են այն իրավիճակից, որում այն տեղի է ունենում և ձեր առջև դրված նպատակներից: Ամեն դեպքում, նախապես պետք է մտածեք զրուցակցին, իսկ առավել եւս `աուդիտորին տրվող հարցերի ու պատասխանների շուրջ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ներկայումս աուդիտորները չափազանց հազվադեպ են լինում, որոնք անսպասելի են: Շատ հաճախ նրանք նախապես ծանուցում են իրենց այցի մասին կամ նույնիսկ ժամանումների ժամանակացույց ունեն ՝ շաբաթական կամ ամսական: Իմանալով ստուգման ժամանման օրը, նախապես պատրաստեք բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը և դրանք դրեք առանձին գործի մեջ:
Քայլ 2
Մատով խփեք պատրաստված փաստաթղթերը: Ուշադրություն դարձրեք դրանցում կասկածելի տեղերին: Նրանք կարող են նաև հարցեր առաջացնել աուդիտորներից: Նախապես վերափոխեք փաստաթղթերը կամ մտածեք, թե կոնկրետ ինչ կպատասխանեք: Գրեք բոլոր փաստարկները մի թղթի վրա, տրամադրեք նրանց լրացուցիչ տեղեկություններ:
Քայլ 3
Երբ աուդիտորը գալիս է, հարցրեք, թե ինչ տեսակի օգնություն է իրեն անհրաժեշտ: Ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել գրենական պիտույքներ ՝ թուղթ, գրիչ: Կամ համակարգիչ ՝ ինտերնետ հասանելիությամբ: Խոսեք քաղաքավարի ու բարի: Ե՛վ դու, և՛ նա կատարում են իրենց պաշտոնական պարտականությունները, որտեղ զգացմունքների տեղ չկա:
Քայլ 4
Հարցրեք աուդիտորին, արդյոք ձեր ներկայության կարիքը կա: Թերեւս նա կարող է դա անել ինքնուրույն: Մեկնելիս անպայման թողեք ձեր կոնտակտային հեռախոսահամարը `բջջայինը և աշխատանքը, որպեսզի աուդիտորը միշտ կարողանա կապվել ձեզ հետ:
Քայլ 5
Եթե աուդիտորը հարցեր ունի, պատասխանեք նրանց հստակ ՝ առանց շեղվելու թեմայից: Ավելորդ մանրուքներ ոչ ոքի պետք չեն: Բացի այդ, լրացուցիչ տեղեկությունները կարող են առաջացնել նոր ստուգում, որը երկար կտևի:
Քայլ 6
Աուդիտորի հետ խոսելիս ուշադրություն դարձրեք այն հարցերին, որոնք նա տալիս է: Ինչն է նրան ավելի շատ հետաքրքրում, եւ ինչը կասկածների տեղիք է տալիս: Ստացված տեղեկությունների հիման վրա պատրաստեք փաստաթղթեր ձեր հաջորդ այցի համար:
Քայլ 7
Եթե չեք կարող պատասխանել աուդիտորի հարցին, դիմեք ձեր ղեկավարին: Կամ ժամանակ խնդրեք տեղեկատվություն պատրաստելու համար: Ոչ մի դեպքում չպետք է ասեք «Ես չգիտեմ» աուդիտորին: Սա կարող է անորոշություն ստեղծել ձեր իրավասության վերաբերյալ:
Քայլ 8
Aրույցի ընթացքում փորձեք չօգտագործել հատուկ տերմիններ ՝ կապված, օրինակ, արտադրության հետ, որոնք կարող են ծանոթ չլինել աուդիտորին: Կամ անմիջապես վերծանեք դրանք:
Քայլ 9
Մնացեք հանգիստ և օգտակար, և հարցերին հստակ պատասխանեք: Դրանից հետո դուք կկառուցեք կառուցողական երկխոսություն և կստեղծեք բարեգործական փոխշահավետ հարաբերությունների հիմք ապագայի համար:
