Կոնֆերանսը նախապես պլանավորված միջոցառում է ՝ նվիրված որոշակի թեմայի, գործնական կամ գիտական խնդրին, որին մասնակցում են այս խնդրի լուծմամբ հետաքրքրված մասնագետներ: Համաժողովի ընթացքում մասնակիցները կարդում են զեկույցներ և լսում փորձագիտական կարծիքներ: Հաճախ համաժողովը ուղեկցվում է տեխնոլոգիայի, ծրագրակազմի և սարքավորումների ցուցահանդեսով, որոնք օգտագործվում են քննարկվող հարցերի ոլորտում:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Սովորաբար համաժողովներն անցկացվում են նախատեսված պարբերականությամբ: Դրանց նախորդում է կազմակերպչական մեծ աշխատանք, որն իրականացնում է հատուկ ստեղծված Կոմիտեն: Նա պատասխանատու է թեման նախապատրաստելու, բանախոսներ ընտրելու, մասնակիցներին հրավերներ ուղարկելու, նրանց հանդիպելու և կարգավորելու համար: Կոմիտեն նաև որոշում է կայացնում ֆինանսավորման, տարածքների վարձակալության և մասնակիցներին ուտելիք տրամադրելու մասին: Կոմիտեն պատրաստում է նաև գիտաժողովի ծրագիրը:
Քայլ 2
Համաժողովը պետք է սկսվի հանդիպումների մեկնարկից և կազմակերպիչների բացման խոսքից մեկուկես ժամ առաջ: Այս ընթացքում անհրաժեշտ է կազմակերպել համաժողովի մասնակիցների հանդիպում և գրանցում, ովքեր մասնակցության հայտեր են ուղարկել և վճարել դրա համար սահմանված կարգով:
Քայլ 3
Գրանցումը սկսեք անցակետից, որը կարող է տեղադրվել նախասրահում: Մասնակիցը պետք է անձնագիր ցույց տա և ստանա նույնականացման կրծքանշան ՝ իր հագուստին կից ափսե, որի վրա տպված են նրա ազգանունը, անունը և հայրանունը, նշվում են զբաղեցրած պաշտոնն ու կազմակերպությունը:
Քայլ 4
Օգտագործելով այս կրծքանշանը, համաժողովի մասնակիցը կարող է, նախքան համաժողովի սկսվելը, ստանալ հաշվետվության համար անհրաժեշտ հաշվապահական փաստաթղթեր ՝ հաշիվ ապրանքագրեր, հաշիվ ապրանքագրեր և այլն: Բացի այդ, պետք է կազմակերպել կետ, որտեղ նա կարող է նշել իր ճանապարհորդական վկայականը:
Քայլ 5
Առանձին սեղանների շուրջ, համաժողովին մասնակցող յուրաքանչյուր ոք պետք է ստանա իր նյութերը: Սովորաբար սա միջոցառման ծրագիրն է ՝ քննարկված հարցերի ցանկով, ներկայացված զեկույցներով և յուրաքանչյուր հանդիպման վայրի և ժամանակի նշումով: Բացի այդ, մասնակիցներին բաժանվում են գովազդային բրոշյուրներ, մեթոդական նյութեր և քննարկվող հարցի վերաբերյալ գրականություն:
Քայլ 6
Նյութերը գրանցվելուց և ստանալուց հետո, համաժողովի ծրագրի համաձայն նշանակված ժամին, սկսվում է առաջին հանդիպումը: Որպես կանոն, այն բացվում է համաժողովի կազմակերպչի ներկայացուցչի կողմից, որը ողջույնի խոսք է ասում մասնակիցներին և հակիրճ ներկայացնում նրանց հանդիպումների կարգը և բաժինների աշխատանքը:
