Պարտատերերի և պարտապանների հետ հաշվարկների հաշվառումը ցանկացած կազմակերպության հաշվապահական ծառայության աշխատանքի հիմնական ուղղություններից մեկն է: Փոխադարձ հաշվարկների հաշտեցման ակտը առաջնային հաշվապահական փաստաթուղթ է, որն օգտագործվում է գործընկերների կողմից `փոխադարձ պարտավորությունների կատարումը վերահսկելու համար: Այն կազմվում է գրանցամատյանի տեսքով, որը պարունակում է ապրանքների առաքման, աշխատանքի և ծառայությունների մատուցման և որոշակի ժամանակահատվածում դրանց վճարման բոլոր գործողությունները:
Ակտի ձևը ամրագրված չէ օրենսդրական մակարդակում, ուստի յուրաքանչյուր ձեռնարկություն, որը ենթակա է առաջնային փաստաթղթերի պատրաստման բոլոր պահանջներին, իրավունք ունի մշակել ակտի իր սեփական տարբերակը: Համաձայնագրի կողմերից մեկի կողմից կրկնօրինակված և լիազորված անձի կողմից ստորագրված փաստաթուղթը ուղարկվում է այն կողմին, որը փոխհաշվարկների ճշգրտության հետ համաձայնության դեպքում ստորագրությամբ հաստատում է այն և հետ տալիս մեկ օրինակը:
Եթե առկա են անհամապատասխանություններ, ապա կողմերն իրավունք ունեն ստորագրել ակտ `հաշվառման մեջ անճշտություններ նշելով, կամ փաստաթղթին կցելով հաշվարկների իր սեփական ռեգիստրը: Ակտը ստորագրելուց հրաժարվելը նշանակում է, որ պարտապանը չի ճանաչում գործընկերոջ նկատմամբ պարտավորությունների առկայությունը:
Խստորեն խորհուրդ է տրվում հաշտության հաշվետվությունը թողնել այն դեպքերում, երբ կողմերը շարունակական համագործակցում են և նախատեսում են ապագայում նորոգել գործող պայմանագրերը և նրանց հետ կնքել լրացուցիչ պայմանագրեր: Այս փաստաթուղթը պահանջվում է նաև այն դեպքերում, երբ ապրանքի, աշխատանքի կամ ծառայության գինը բարձր է, և վաճառողը հետաձգված վճար է տրամադրում:
Եթե պայմանագրի կողմերը միմյանց նկատմամբ ունեն փոխադարձ պարտավորություններ, ապա, հաստատելու համար հաշտության ակտ, նրանք կարող են փոխհատուցել դրանք: Բացի այդ, առկա է փոխադարձ պարտավորությունների ռեգիստրի առկայությունը, որը ժամանակ կխնայի առաջնային փաստաթղթերի որոնումը, եթե անհրաժեշտություն լինի հստակեցնել գործընկերների միջև կարգավորումները: Կողմերի կողմից ստորագրված հաշտեցման հայտարարությունները նաև հաստատում են դեբիտորական և կրեդիտորական պարտքերի մնացորդները ֆինանսական հաշվետվություններ պատրաստելիս հաշվետու ժամանակաշրջանի վերջում և հաջորդ ժամանակաշրջանի սկզբում:
Չնայած այն հանգամանքին, որ հաշտեցման հաշվետվությունը դատարանում չի կարող օգտագործվել որպես գործարքի և դրա տակ պարտքի առկայության վկայություն, այն կարող է օգտագործվել վաղեմության ժամկետը երկարացնելու և դեբիտորական պարտքեր գանձելու հնարավորությունները մեծացնելու համար: Ձեռք ունենալով կնքված հաշտության ակտ, որը, ըստ էության, նշանակում է, որ կողմը ճանաչում է իր պարտքը, պարտատերը ավելացնում է այն ժամանակահատվածը, որի ընթացքում նա կարող է դատարան դիմել դատարան `միջոցների վճարման համար: Այս պարագայում շատ կարևոր է ստուգել, արդյոք վավեր է այն անձի լիազորությունը, որի ստորագրությունը փաստաթղթի վրա է:
