Յուրաքանչյուր ձեռնարկություն կնքում է պայմանագրեր (աշխատուժ, մատակարարում, ապրանքների գնում): Որպես կանոն, դրանք պահվում են արխիվներում: Այս փաստաթղթերի օգտագործման հարմարավետության, ինչպես նաև դրանց կորստի պատճառը վերացնելու համար դրանք գրանցվում են: Ստեղծվում է հատուկ ամսագիր, որում գրանցվում են պայմանագրերի մանրամասները, նրանց հետ կնքված լրացուցիչ պայմանագրերը, ինչպես նաև հաստատվում է դրանց շարժման ժամանակագրությունը:
Դա անհրաժեշտ է
- - թղթային ձևով պայմանագրերի հաշվառման ամսագիր;
- - ծրագրային ապահովման արտադրանք `պայմանագրերի հաշվառման համար.
- - ընկերության փաստաթղթերը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Պայմանագրերի հաշվառման փաստաթղթի համար չկա միասնական ձև: Բայց դուք կարող եք ինքներդ այն զարգացնել կամ գնել հատուկ ծրագրային արտադրանք, որը նախատեսված է պայմանագրերի վերաբերյալ տեղեկատվություն պահելու համար: Բայց առաջին տարբերակն անվճար է, կանգ առեք այնտեղ, եթե լրացուցիչ ծախսերի կարիք չունեք:
Քայլ 2
Փաստաթղթի անվանումը գրեք պայմանագրի հաշվառման ամսագրի վերնագրի էջում: Խնդրում ենք մուտքագրել ձեր ընկերության անվանումը: Եթե ընկերությունը բավականաչափ մեծ է, ապա ցանկալի է յուրաքանչյուր կառուցվածքային միավորի համար ունենալ առանձին ամսագիր: Այս դեպքում գրեք բաժնի անվանումը: Մուտքագրեք փաստաթուղթը ներկայացնելու ամսաթիվը, անձնական տվյալները, ամսագիրը պահելու համար պատասխանատու անձի պաշտոնը: Որպես կանոն, սա անձնակազմի սպա է, որը պայմանագրեր է կնքում անձնակազմի հետ, իրավաբանական վարչության աշխատակից, որը զբաղվում է գործընկերների հետ պայմանագրերի վարմամբ:
Քայլ 3
Փաստաթղթի անվանումը գրեք պայմանագրի հաշվառման ամսագրի վերնագրի էջում: Խնդրում ենք մուտքագրել ձեր ընկերության անվանումը: Եթե ընկերությունը բավականաչափ մեծ է, ապա ցանկալի է յուրաքանչյուր կառուցվածքային միավորի համար ունենալ առանձին ամսագիր: Այս դեպքում գրեք բաժնի անվանումը: Մուտքագրեք փաստաթուղթը ներկայացնելու ամսաթիվը, անձնական տվյալները, ամսագիրը պահելու համար պատասխանատու անձի պաշտոնը: Որպես կանոն, սա անձնակազմի սպա է, որը պայմանագրեր է կնքում անձնակազմի հետ, իրավաբանական վարչության աշխատակից, որը զբաղվում է գործընկերների հետ պայմանագրեր վարելով:
Քայլ 4
Կազմեք ութ գրաֆիկ ՝ օգտագործելով աղյուսակ: Տպել թղթի վրա: Ամսագրի առաջին սյունակում մուտքագրեք պայմանագրի հերթական համարը, երկրորդում `եզրակացության ժամանակ իրեն նշանակված փաստաթղթի համարը: Պայմանագրի հաշվառման ամսագրի երրորդ և չորրորդ սյունակներում գրեք փաստաթղթի մեկնարկի ամսաթիվը, ժամկետը լրանալը: Հինգերորդ սյունակում նշեք պայմանագրի առարկան: Օրինակ, բաղադրիչների մատակարարման համար:
Քայլ 5
Վեցերորդ սյունակում մուտքագրեք գործընկերոջ (մատակարար, գնորդ), աշխատողի անունը (անձնակազմի հետ աշխատանքային պայմանագրերը հաշվի առնելիս): Ամսագրի յոթերորդ սյունակում գրեք, թե որ թղթապանակում է գտնվում պայմանագիրը (որպես կանոն, արխիվներում պանակներին նշանակվում է համար), նշեք պանակի գտնվելու վայրը: Ութերորդ սյունակում փակցրեք փաստաթղթերի պահպանման համար պատասխանատու անձի ստորագրությունը (նշելով նրա ազգանունը, սկզբնատառերը): Աշխատողին փոխելիս կազմեք պայմանագրերի փոխանցման ակտ, ամսագիր `դրանց հաշվառման համար:
Քայլ 6
Եթե գտնում եք, որ անհարմար է ձեռքով հետևել պայմանագրերին, պատվիրեք ծրագրային արտադրանքի մշակում կամ գնել պատրաստի ծրագիր: Դա կարող է որոշակի գումար արժենալ, բայց էլեկտրոնային տեսքով նման ամսագիրն ունի որոշ առավելություններ: Օրինակ, պայմանագիր գրանցելիս կարող եք համակարգչում նշել փաստաթղթի ուղին:
