Organizedիշտ կազմակերպված գրասենյակային աշխատանքը ցանկացած (նույնիսկ փոքր) ձեռնարկության հաջող աշխատանքի բաղադրիչներից մեկն է: Իրոք, բիզնես գործընկերների առաջին տպավորությունը կախված է նրանից, թե ինչպես են կազմվում հիմնական փաստաթղթերը (պատվերներ, ցուցումներ, նամակներ և այլն): Կարևոր է նաև, թե որքան արագ են անցնում մուտքային, ելքային և ներքին փաստաթղթերի հոսքերը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Հատուկ աշխատողը պետք է պատասխանատու լինի ձեռնարկությունում աշխատանքի հոսքի համար: Եթե ձեռնարկությունը շատ մեծ չէ, դա քարտուղար է, քարտուղարի օգնական: Եթե կազմակերպությունը ներառում է մեկից ավելի ստորաբաժանում (հատկապես, եթե դրանք ունեն տարբեր տարածքային դիրքեր), կազմակերպվում է նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայություն (կառավարման փաստաթղթային ապահովում):
Նրանք են, ովքեր մշակում են ընկերության հրահանգները գրասենյակային աշխատանքի վերաբերյալ, վերանայում են այն և փոփոխություններ կատարում: Փաստաթուղթը պատրաստելիս հիմք կարող եք վերցնել «Դաշնային գործադիր մարմիններում գրասենյակային աշխատանքի կանոնները»:
Քայլ 2
Սա կարևոր, կարևոր փուլ է, քանի որ Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգների հաստատումից հետո ձեռնարկությունում փաստաթղթերը պետք է համապատասխանեն որոշակի ոճի.
- մանրամասների գտնվելու վայրը (երկայնական, անկյունային);
- կորպորատիվ տառատեսակ;
- ձևաչափը (թղթի չափը, կետերը):
Ձեռնարկության օրինակելի ձևերից բացի, հրահանգները պետք է արտացոլեն այնպիսի խնդիրներ, ինչպիսիք են մուտքային / ելքային փաստաթղթերի գրանցման կազմակերպումը. փաստաթղթերի և ընդունված որոշումների կատարման նկատմամբ վերահսկողության կազմակերպում. փաստաթղթերի պատրաստում և փոխանցում արխիվ և այլն:
Քայլ 3
Թղթապանակների ձևավորումը, որոնցում ներկայացվում են որոշակի առարկայի փաստաթղթեր, պետք է իրականացվի գործերի նոմենկլատուրային համապատասխան: Այն մշակվում է գրառումների վարման համար պատասխանատու անձի կողմից `« Կազմակերպության գործունեության մեջ գեներացված ստանդարտ կառավարման փաստաթղթերի ցուցակի հիման վրա `նշելով պահեստավորման ժամանակը»:
Քայլ 4
Հաշվի առնելով այն փաստը, որ դեպքերի նոմենկլատուրայի մշակման աշխատանքները ծավալուն են, պահանջում են լայն գիտելիքներ, ավելի ճիշտ է դրա վրա աշխատանք կազմակերպելը `առանձին ծառայությունների և գերատեսչությունների ներկայացուցիչների ներգրավմամբ: Նրանք կազմում են դեպքերի ցուցակներ (նշելով նաև պահպանման ժամկետները), որոնք ձևավորվում են ծառայության կամ բաժնում, և նախադպրոցական ուսումնական հաստատությունը կատարում է ձեռնարկությունների գործերի ամփոփ նոմենկլատուրա:
Քայլ 5
Փաստաթղթերի հետ աշխատանքը հեշտացնելու համար, աճող թվով ձեռնարկություններ օգտագործում են էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգ (EDMS): Enterpriseանկացած ձեռնարկության համար հնարավոր է ընտրել արդյունավետ աշխատող EDMS (7 կամ 2000 աշխատողների թվով): Գնի / որակի հարաբերակցության առումով այսօր ամենաարդյունավետը «Դելո», «EVFRAT- Փաստաթղթի կառավարում» համակարգերն են:
Բայց նույնիսկ եթե ձեր ձեռնարկությունը դեռ ի վիճակի չէ գնել EDMS, Microsoft Office- ի ստանդարտ ծրագրերը կօգնեն: Word, Excel, PowerPoint– ի սովորական միջոցների միջոցով միանգամայն հնարավոր է կազմակերպել փաստաթղթերի ձևավորումը ՝ համապատասխան կորպորատիվ ինքնության պահանջներին, ստեղծել էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառություն:
