Կազմակերպությունների, ձեռնարկությունների կադրային ծառայություններում պահվում են մեծ թվով փաստաթղթեր. Աշխատանքի ընդունման պատվերներ, արձակուրդներ տրամադրել, փոխանցումներ, պարգևներ, լրացուցիչ կանխիկ վճարումներ, աշխատանքից հեռացումներ և այլն: Նման փաստաթղթերի պահպանման կարևորությունը պայմանավորված է յուրաքանչյուր հատուկ աշխատողի փաստաթղթերի գրառումներ կատարելու անհրաժեշտությամբ: Գործում փաստաթղթերի ճիշտ և արագ ձևավորման գործը վստահված է անձնակազմի սպաներին:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Գործերի ձևավորումը կատարված փաստաթղթերի գործերի տեղաբաշխումն է: Յուրաքանչյուր օրացուցային տարվա համար փաստաթղթերը խմբավորեք դեպքերի, բացառությամբ այն դեպքերի, որոնք սկզբնապես կազմվել են և մեկ օրացուցային տարվա մեջ չեն: Նման դեպքերը ներառում են ՝ ուսանողների, աշխատողների, աշխատողների, դատաբժշկական, կենսաթոշակային դեպքերի, հիվանդության պատմությունների անձնական գործեր, ինչպես նաև հաշվապահական այլ փաստաթղթեր:
Քայլ 2
Ուսանողների, ուսանողների, ասպիրանտների անձնական գործերի վերջնական ձևավորումը պետք է իրականացվի ուսումնական հաստատություն կամ ասպիրանտուրա ավարտելուց հետո. աշխատողներ և աշխատողներ `նրանց աշխատանքից ազատելուց հետո. բժշկական պատմություն - հիվանդի ելքը տրամադրելուց հետո; դատական գործեր ՝ դատաքննության ավարտից և որոշումը հանձնելուց անմիջապես հետո. կենսաթոշակային գործեր. կենսաթոշակային վճարների դադարեցումից հետո:
Քայլ 3
Արխիվային պահեստին պատրաստվելիս համատեղեք աշխատանքից հեռացված աշխատողների անձնական գործերը անձնական գործերի մեջ, եթե թերթիկների քանակը չի գերազանցում երկու հարյուր հիսունը: Նույնը վերաբերում է ուսումնական հաստատություն ավարտած անձանց: Դուք կարող եք նաև ստեղծել անհատական անձնական ֆայլ ՝ որպես առանձին պահեստային միավոր: Այս կանոնը տարածվում է մշտական պահպանման անձնական գործերի վրա:
Քայլ 4
Անձնական ֆայլեր ստեղծելիս հաշվի առեք պահպանման տարբեր ժամանակահատվածները: Ինչ վերաբերում է երկարաժամկետ և մշտական պիտանելիության դեպքերին, ապա դրանք կազմեք առանձին և ներառեք նաև տարբեր գույքագրման մեջ:
Քայլ 5
Անձնակազմի կողմից խմբերը պատվիրում են դեպքեր `ըստ պահպանման սահմանված ժամանակահատվածների: Յուրաքանչյուր անձնական գործի շրջանակներում փաստաթղթերը մուտքագրվում են ժամանակագրական կարգով, այսինքն `տարվա սկզբից մինչև վերջ, ինչպես նաև դրանց հաստատման, կազմման, գրանցման ամսաթվի դրությամբ:
Քայլ 6
Այն դեպքերը, որոնք ձևավորվում են անձնական հաշիվներից, անձնական քարտերից, աշխատանքային գրքերից, ինչպես նաև անձնական գործերի հանդերձանքներից, համակարգվում են խստորեն այբբենական կարգով: Նման ձևավորում օգտագործելիս կատարեք լրացուցիչ պարզաբանումներ ՝ նշելով առաջին երեք տառերը այն անձանց անունների վրա, որոնց վրա բացվել է անձնական գործ:
