Փաստաթղթերը ձեռնարկության կամ կազմակերպության ցանկացած փաստաթղթաշրջանառության բաղկացուցիչ մասն են ՝ անկախ նրանից ՝ դա մասնավոր է կամ պետական: Փաստաթղթերը լրացվում, տեսակավորվում, ուղարկվում, ընդունվում են և այլն: Եթե մի քանի փաստաթուղթ կա, պարզապես անհրաժեշտ է գրանցամատյան կազմել. Սա ոչ միայն կպարզեցնի գործավարների և այլ կատեգորիաների աշխատողների (տնտեսագետներ, հաշվապահներ և այլն), այլ նաև այլ կազմակերպությունների աշխատողների աշխատանքը, եթե նրանք ընդունեն ձեր ուղարկած փաստաթղթերը:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Հավաքեք մեկ կատեգորիայի անհրաժեշտ փաստաթղթերը, այսինքն `մեկ տեսակի հետ կապված փաստաթղթերը (արտադրության ծախսերը հաստատող, ընդունման / վաճառքի փաստաթղթեր և այլն): Հավաքեք վարչական փաստաթղթերը առանձին `հրամաններ, հրամանագրեր, հրամաններ: Դասավորել դրանք ըստ հեղինակության (կազմակերպության ղեկավարի հրամանները, վարչության պետերի հրամաններ և այլն):
Քայլ 2
Ստեղծեք արդեն դասավորված փաստաթղթերը պահելու համար պանակներ և ամեն ինչ պահեք ըստ ժամանակագրական կարգի: Յուրաքանչյուր թղթապանակ գույքագրեք: Տվեք նրանց գույքագրման համարը:
Քայլ 3
Փաստաթղթերի հիման վրա համապատասխան դաշտերով սեղան ստեղծեք ՝ թերթը բաժանելով սյունակների և շարքերի: Ստորագրեք սյունակները `համաձայն փաստաթղթի նպատակի և դրա գործունակության: Միևնույն ժամանակ, հիշեք, որ գրանցամատյանը պետք է պարունակի փաստաթղթերի վերաբերյալ համապարփակ տեղեկատվություն, որպեսզի այս կամ այն պատճառով ստիպված չլինեք փաստաթուղթն ինքնին կրկին ու կրկին բացել և ուսումնասիրել այն այս կամ այն պատճառով: Այսպիսով, օրինակ, կատարված ծախսերը հաստատող փաստաթղթերի գրանցամատյանը պետք է պարունակի հետևյալ սյունակները. Փաստաթղթի համարը, անունը, փաստաթղթի բովանդակությունը, գումարի չափը և նշումը փաստաթղթի վերադարձի վրա:
Քայլ 4
Իր հերթին `ԲԲԸ-ի, ԲԲԸ-ի բաժնետերերի փաստաթղթերի գրանցամատյանը և այլն: պետք է ներառի անհրաժեշտ տվյալները գրանցամատյանում գրանցված բոլոր անձանց նույնականացման, բաժնետոմսերի նրանց իրավունքների ամրագրման, գրանցամատյանում գրանցված անձանց բաժնետոմսերից եկամուտ ստանալու, բոլոր բաժնետոմսերի սեփականատերերի վերաբերյալ տվյալների հավաքագրման, ինչպես նաև տեղեկատվության վերաբերյալ նրանց կողմից հանդիպումների և այլ միջոցառումների վերաբերյալ բոլոր տեսակի ծանուցումների ստացումը:
Քայլ 5
Պետք է տեղյակ լինեք, որ ապագայում ձեր հարմարության և որոնման արագության համար փաստաթղթերի ռեգիստր կազմելիս անհրաժեշտ է բոլոր գրառումները պահել ըստ ժամանակագրական կարգի:
Քայլ 6
Փաստաթղթերի գրանցամատյանը ճիշտ կազմելու դեպքում միայն ձեզ հարկավոր չէ լրացուցիչ ժամանակ ծախսել որոնման մեջ, դուք կարող եք արագ և հեշտությամբ գտնել անհրաժեշտ թուղթը, ուղարկել պահանջվող հարցումը կամ ծանուցումը և պարզապես կատարել ձեր աշխատանքը բարձրորակ:
