Կազմակերպության բոլոր փաստաթղթերը պետք է պահվեն արխիվում: Օրինակ ՝ Հարկային օրենսգիրքը նշում է, որ առաջնային փաստաթղթերը, հարկերի վճարումը հաստատող փաստաթղթերը և այլոց պետք է պաշտպանված լինեն չորս տարի ժամկետով: Բայց կան նաև այնպիսի փաստաթղթեր, որոնք հնարավոր է ոչնչացնել մեկ տարի անց, օրինակ ՝ արձակուրդի ժամանակացույցը: Օտարումը պետք է իրականացվի ակտը հրապարակելուց հետո:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Նախ, հարկ է նշել, որ «իրենց նպատակին ծառայած» փաստաթղթերը կարող են մուտքագրվել ակտ միայն այն դեպքում, եթե ժամկետը լրացել է մինչև տարվա հունվարի 1-ը, երբ այդպիսի փաստաթուղթ է կազմվում, այսինքն `2010 թ. ակտը միայն 2016 թ.
Քայլ 2
Ակտ կազմելուց և փաստաթղթերը ոչնչացնելուց առաջ կազմեք գույքագրումներ, որոնք պետք է հաստատվեն կազմակերպության ղեկավարի կողմից և կազմեն արձանագրություն:
Քայլ 3
Advisանկալի է ակտ կազմել աղյուսակի տեսքով: Վերին աջ անկյունում նշեք կազմակերպության մանրամասները: Դրանից հետո ներքևում, կանոնավոր տողով, մեծատառով գրեք «Հաստատում եմ» -ը, նշեք ներքևի դիրքը (կառավարիչ, գլխավոր տնօրեն և այլն), ապա ազգանունը և սկզբնատառերը: Նշեք ակտը կազմելու ամսաթիվը նույնիսկ ստորև:
Քայլ 4
Դրանից հետո նշեք նպատակը, օրինակ ՝ ժամկետանց փաստաթղթերը ոչնչացնելու համար: Հաջորդը, թվարկեք պատճառները, օրինակ ՝ «տիպիկ կազմակերպական փաստաթղթերի ցուցակի հիման վրա …»:
Քայլ 5
Ստորև բերված է աղյուսակային բաժինը, որը բաղկացած է ութ սյունակներից: Առաջինը սերիական համարն է: Երկրորդը փաստաթղթի անունն է, օրինակ `արձակուրդի ժամանակացույցը կամ անձնակազմի հետ աշխատանքի մասին նամակագրությունը: Երրորդը ավարտի ամսաթվերն են, այսինքն ՝ այն ամսաթվերը, որոնք նշված են փաստաթղթում վերջին անգամ, օրինակ ՝ արձակուրդի ժամանակացույցն ավարտվում է 2010 թվականին, ուստի հարկավոր է գրել «2010»: Պետք չէ այստեղ ամիս նշել:
Քայլ 6
Հաջորդը գալիս է սյունակը գույքագրման համարներով, եթե դրանք չկան, ուրեմն կարող եք գծիկներ դնել: Դրանից հետո դրեք գործի ինդեքսը ըստ նոմենկլատուրայի, օրինակ, 05-20 գծապատկեր, որտեղ 05-ը բաժնի ինդեքս է, իսկ երկրորդ երկու թվանշանները գործի հերթական համարն են:
Քայլ 7
Դրանից հետո նշեք պահեստային միավորների քանակը, օրինակ, գրաֆիկը կարող է լինել մեկ օրինակով, բայց շրջանակների հետ համապատասխանությունը հոգնակի է: Դրանից հետո լրացրեք պահեստավորման ժամկետները ՝ համաձայն տեղեկատու գրքի: Վերջում, անհրաժեշտության դեպքում, լրացրեք «նշում» սյունակը:
Քայլ 8
Աղյուսակային մասից հետո գրեք, որ գույքագրումը մատչելի է և հաստատված է ղեկավարի արձանագրությամբ `նշելով դրա կազմման համարը և ամսաթիվը:
Քայլ 9
Հաջորդը, ամփոփեք ընդհանուրը, որն արտահայտվում է ոչնչացման պատրաստ փաստաթղթերի քանակի մեջ, օրինակ, 2006-2010 թվականների ընթացքում ոչնչացվել է 234 իր:
Քայլ 10
Այնուհետեւ կառավարիչը կրկին ստուգում է բոլոր տվյալները և ստորագրում փաստաթուղթը:
