Կարևոր փաստաթղթերը ՝ պայմանագրերը, հաշիվ ապրանքագրերը, ակտերը, պետք է երկար պահվեն ընկերությունում: Որոշ արժեթղթերի համար այս ժամանակահատվածը հինգ կամ նույնիսկ տաս տարի է: Որպեսզի փաստաթղթերը կնճռոտվեն կամ չկորչեն, դրանք պետք է պատշաճ կերպով ներկայացվեն և արխիվացվեն:
Անհրաժեշտ է
- - թղթապանակներ - կապող;
- - թափանցիկ ֆայլեր - գրպաններ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Պայմանագիր կնքելու համար սպասեք մինչև այն ստորագրվի բոլոր շահագրգիռ կողմերի կողմից: Ստացեք ստորագրություններ երկու կողմերի գործադիր տնօրեններից և փակցրեք նրանց կնիքները: Դրանից հետո կազմեք փաստաթղթի պատճենները և դրանք տրամադրեք բոլոր ներգրավվածներին:
Քայլ 2
Տվեք պայմանագրին համար: Այն պետք է պարունակի թվեր և տառեր: Օրինակ, 123-AB: Ներդրեք փաստաթղթի ստորագրման համարը:
Քայլ 3
Ստեղծեք պայմանագրի մատյան: Այնտեղ մուտքագրեք փաստաթղթի համարը, ստորագրման ամսաթիվը և այն իրավաբանական անձը, որին պատկանում է: Համարները պետք է ըստ հերթականության ընթանան, մեկը մյուսի հետեւից ՝ կախված պայմանագրի կնքման ժամկետից:
Քայլ 4
Եթե ընկերությունում կան մի քանի իրավաբանական անձինք, յուրաքանչյուր պայմանագրային ամսագիր պետք է ունենա իր սեփականը: Սա խուսափելու է խառնաշփոթությունից:
Քայլ 5
Պայմանագիրը դրեք առանձին գործի մեջ: Եթե կան բազմաթիվ պայմանագրեր, ամեն ինչ դրեք մեկ գրպանում: Դա ավելի հեշտ կդարձնի փաստաթղթերը համեմատելը և անհրաժեշտության դեպքում գտնել դրանք:
Քայլ 6
Տեղադրեք ֆայլը կապիչի մեջ և ապահով պահեք հատուկ կրիչների հետ: Այն սերտորեն մի լրացրեք, փաստաթղթերը կնճռոտվեն: Թղթապանակի ողնաշարի վրա գրեք իրավաբանական անձին, որի փաստաթղթերը պահվում են դրանում, ինչպես նաև դրանց ստորագրման տարեթիվը:
Քայլ 7
Երեք տարվա ավարտից հետո պայմանագրերով թղթապանակները կարող են ուղարկվել պահեստ: Fալեք դրանք ստվարաթղթե տուփերի մեջ և տեղադրեք խոնավության համար անհասանելի վայրում: Փաթեթավորման վրա նշեք նաև այն իրավաբանական անձին, որին վերաբերվում են փաստաթղթերը և պայմանագրի կնքման տարեթիվը:
Քայլ 8
Հաշիվագրերն ու ակտերը ներկայացվում են այնպես, ինչպես պայմանագրերը: Բայց փաստաթղթերի թղթային գրանցամատյանի փոխարեն ավելի լավ է ունենալ էլեկտրոնային: Օրինակ ՝ «1C ՝ հաշվապահություն» ծրագրում: Այն կարող եք անվճար ներբեռնել այստեղ ՝ https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html: Դա ձեզ հնարավորություն կտա ոչ միայն վարել բոլոր արժեթղթերի գրառումները, այլ նաև դրանցով կատարել տարբեր գործառնություններ ՝ տպել լրացուցիչ օրինակներ, ուղղել սխալները և այլն:
