Գրապահոցը թույլ է տալիս ստուգել ընթացիկ պահին գործերի իրական վիճակի համապատասխանությունը հաշվապահական տվյալների հետ: Գույքագրում անցկացնելու մասին որոշումը կայացնում է ադմինիստրատորը կամ սեփականատերը ինքը, երբ անհրաժեշտ է հաստատել հաշվապահական տվյալները կամ բացահայտել առկա արժեքները:
Գույքագրումը հիմնված է տարբեր փաստաթղթերի վրա, ինչպես հատուկ կազմված, այնպես էլ արդեն լրացված: Գյուտարարների կողմից հավաքագրման հայտարարությունների վրա շեշտը դրվում է պարտադիր պայմաններ փնտրելիս: Եթե նրանց պետք է էակ գտնել, ապա լրացվում է միայն գույքագրման ցուցակը: Այսպիսով, եթե ձեռնարկությունը պահում է միայն ընդհանուր հաշվապահական հաշվառումը, ապա բավական է, վերաշարադրված լինելով, գնահատել կանխիկ գումարը: Եթե քանակական կամ քանակական գումարի հաշվառումը պահվում է պահեստում կամ հաշվապահական հաշվառման բաժնում, ապա առաջին պլան է մղվում արժեքների տեսականու հաշտեցման հարցը: Այս աշխատանքը շատ տխուր է և չնայած այն հանգամանքին, որ հետևանքները կարող են շատ լինել ցավալի է, մարդիկ պետք է դա անեն: Հաճախ գույքագրման նպատակը խաբեբաների հայտնաբերումն է, այլ դեպքերում դա պարզապես ձեւականություն է: Գույքագրմամբ հետաքրքրված անձանց միջեւ պատասխանատվությունը պետք է բաժանել նրանց, ովքեր ստուգում են (գույքագրում), որոնք ստուգվում են (ֆինանսապես պատասխանատու են) և նրանց, ում համար ստուգումն իրականացվում է (սեփականատերը կամ ադմինիստրատորը): ներկայացված գույքը և ներկայացնում են գույքագրում: ցուցակ Հաշվապահական հաշվառման վարչությունն իր հերթին հավաստագրերը կտեղադրի սյունակի թերթում, որին նրանք կտրամադրեն բնական ցուցանիշներ և այնուհետև կցուցադրեն մնացորդները: Պաշարների արդյունքների կեղծումից խուսափելու համար, սկսելով իրենց պարտականությունները, փորձառու գյուտարարները յուրաքանչյուր տիպից ավելացնում են մի քանի միավոր: արժեքը (քանիսը - ոչ ոք չպետք է իմանար) պայուսակների մեջ ՝ դրանք կնքելով: Արդյունքում ՝ ոչ ստուգողները, ոչ էլ ստուգողները չգիտեն իրական մնացորդները: Դրանից հետո գույքագրումներում պահեստի շահագրգիռ աշխատողները վերահաշվարկում և վերաշարադրում են իրական մնացորդները, բայց միայն առանց առայժմ առգրավված իրերի: Միայն այն ժամանակ, երբ բնական մնացորդները լրացվեն կնիքները հանելու համար տոպրակներից վերցված տվյալներով, հնարավոր կլինի համեմատել դրանք կոլեկտիվ թերթիկի հետ: Գույքագրման արդյունքի նկատմամբ հետաքրքրությունը որոշիչ նշանակություն ունի: Հակառակ դեպքում, ավելորդ աղմուկից խուսափելու համար, աշխատանքի իրական արդյունքները ադմինիստրատորները կարող են թաքցնել սեփականատիրոջից:
