Չնայած կապի ուղիների առատությանը `էլ.փոստը մնում է ամենահուսալիը գործնական կապերի համար: Բանավոր շփումից առաջ դրա ակնհայտ թերությունն այն է, որ ստացողը կարող է պարզապես անտեսել նամակը: Դատարկությունը չգրելու համար կարևոր է իմանալ գործարար էլփոստի նամակագրության կանոնները:
Թեման գլուխն է:
Էլեկտրոնային բիզնես նամակագրության արդյունավետությունը մեծապես կախված է ճիշտ թեմայից: Ստանալով ուղարկված հաղորդագրությունների ցանկը `ստացողը, հավանաբար, աշխատանքային օրվա վերջում նամակ կթողնի առանց թեմայի` նախապատվությունը տալով ավելի կարևոր վերնագրերի:
«Ալեքսանդրից», «Վիտալիի համար» և այլ վերացական վերնագրերի ձևաչափով վերնագրերը տեղին են միայն այն դեպքում, եթե ստացողը նամակի է սպասում, և վերջին զրույցի ընթացքում տեղեկացվել է կարևոր տեղեկատվության անմիջական ուղարկման մասին: Մնացած բոլոր դեպքերի համար նման թեմաները ցավալի են: Դրանք չեն արտացոլում բողոքարկման պատճառը, նամակի էությունը և կարևորությունը:
2-4 բառի լավ սահմանված նախադասությունը համարվում է լավ թեմա: Օրինակ ՝ «Հաշվետվության նախագիծը հաստատելու համար», «Առևտրային առաջարկ ՍՊԸ-ից« Բիզնես-առևտուր »,« Սալաքարի մատակարարման մասին »,« Սալաքար: Քննարկման առաջարկ »:
Անկախ բողոքարկման նպատակից ՝ նամակի հեղինակը պետք է զգույշ լինի ուշադրություն գրավելու հարցում: Այսպիսով, նշում է «Շտապ!», «Անձամբ ռեժիսոր», «Կարևոր»: վերնագրում պետք է նշվի միայն այն դեպքերում, երբ հաղորդագրությունն իսկապես ունի ծայրահեղ նշանակության աստիճան, և ոչ միայն ուղարկողի, այլ նաև ստացողի համար: Եթե նույն կոնտակտային անձի յուրաքանչյուր նամակը ուղեկցվում է ուշադրության անհիմն նշաններով, ստացողը կդադարի պատասխանել դրանց, իսկ ծայրահեղ դեպքում դրանք կուղարկի սեւ ցուցակ կամ կուղղորդվի ենթականերին:
Բողոքարկում
Էլ.փոստը պետք է սկսվի հաղորդագրությունից: Անհրաժեշտ է օգտագործել ստացողի լրիվ անունը և գրել դրանք առանց սխալների: Ուշադիր հասցեատերը, ով իր անունով ուղղագրական սխալ է նկատել, անկասկած կկորցնի բողոքի հեղինակի նկատմամբ վստահությունը և երկխոսությունը շարունակելու հետաքրքրությունը:
Որպեսզի դա տեղի չունենա, նույնիսկ զանգվածային փոստով, չպետք է անտեսեք այն ուղեկցող նամակի տեքստի սրբագրումը, նախքան այն ուղարկելը: Սխալներն առավել հաճախ կարող են թաքնվել գործի վերջավորության դեպքում `բարդ ազգանուններ գրելիս դիմելիս, գրելիս: Անկախ ստացողի կարգավիճակից, ավելի ճիշտ է կիրառել անունով և հայրանունով, եթե դրանք հայտնի չեն, ապա թույլատրվում է օգտագործել ավանդաբար չեզոք կոնստրուկցիաներ. «Բարի ցերեկ», «Բարև»: Եթե նամակի հեղինակը և ստացողը ապրում են տարբեր ժամային գոտիներում, թույլատրվում է հետևյալ բողոքարկումը. «Բարի օր», «Բարի ժամ»:
Գնահատեք ձեր և այլ մարդկանց ժամանակը
Էլ.փոստը պետք է լինի կարճ, պարզ և զերծ նյարդայնացնող կամ ավելորդ մանրամասներից: Այս որակը հատկապես կարևոր է այն դեպքերում, երբ էլեկտրոնային նամակագրությունը ծառայում է որպես բիզնեսի սկիզբ, և ոչ թե դրա շարունակություն:
Դիմումի առաջին պարբերությունում հեղինակը պետք է ներկայանա, եթե նամակագրությունը նախկինում չի իրականացվել կամ ընդհատվել է շատ վաղուց: Դրա համար օպտիմալ ձևավորումը ավանդական արտահայտությունն է. «Դուք անհանգստացած եք Բիզնեսի առևտրի աշխատակից Վասիլի Կուզնեցովից: Ես կցանկանայի շարունակել մեր զրույցը հեռուստաալիքի մատակարարման առաջարկի քննարկման վերաբերյալ »:
Բացի այդ, առաջարկն ինքնին պետք է ներկայացվի հնարավորինս հակիրճ և, որպես տեղեկատվության ընդլայնված աղբյուր, նամակին կցվում է առևտրային առաջարկ:
Նախադասության մեջ բոլոր ամբողջական մտքերը պետք է տրամաբանորեն բաժանվեն պարբերությունների, ցուցակներ պետք է մուտքագրվեն, համարձակ ընդգծում և ընդգծում են ճիշտ օգտագործել, ինչը բարելավում է ընթերցողի տեղեկատվության ընկալումը և նվազեցնում թեմայի մեջ ընկղման ժամանակը: Սովորաբար, էլփոստը հազվադեպ է պարունակում ավելի քան 3-5 պարբերություն:
Վերջնական շինարարություն
Խելամիտ է նամակներն ավարտել գործարար հրաժեշտով `« Լավագույն մաղթանքներով … »,« Հարգանքներով քեզ … »և այլ ոճով: Բայց հրաժեշտի բառերով, ինչպիսիք են« Միշտ քոնը, … »:, դուք պետք է հնարավորինս զգույշ լինեք, քանի որ ստացողի համար ոչ ֆորմալ տոնն ու ավելորդ կոնվերգենցիան կարող են երկիմաստ լինել:
Ստորագրությունը պետք է ուղեկցվի կոնտակտային տվյալներով: Կարևոր է նշել հեռախոսահամարները, ֆաքսը, ներկայացված կազմակերպության պաշտոնական կայքը, ինչպես նաև պահուստային էլփոստի հասցեն, քանի որ ստացողը իր նամակում տեսնում է կապի հասցեն:
Այն մտքերը, որոնք հայտնվում են փաստաթուղթ պատրաստելու գործընթացում, չպետք է ձևակերպվեն հետգրության մեջ: Ինչպես գիտեք, գրելու համար ուշացած գաղափարների նման արտահայտությունը տեղին է միայն անձնական նամակագրության մեջ: Իսկ էլեկտրոնային մուտքագրումը հնարավորություն է տալիս ցանկացած պահի փոփոխել բողոքարկման տեքստի բովանդակությունը: Օգտագործեք նամակում P. S. կարող է բացասաբար ընկալվել ստացողի կողմից, որը, ոչ առանց պատճառի, կարող է մտածել, որ հասցեատերը ժամանակ է տրամադրել նամակում ներդաշնակորեն ներառել լրացուցիչ տեղեկություններ և որոշել է սահմանափակվել արագ հետգրությամբ:
