Որոշ ընկերություններ փաստաթղթեր ունեն տասնամյակներ շարունակ: Որպեսզի կարևոր թղթերը կնճռոտվեն կամ չկորչեն, դրանք պետք է տեղադրվեն կոշտ ստվարաթղթից կամ պլաստմասից պատրաստված թղթապանակների մեջ: Յուրաքանչյուր պայմանագրին տալ նույնականացման համար առանձին համար:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Որպեսզի հեշտացնեք ցանկալի պայմանագիրը գտնելը, պահեք գրանցումների մատյան: Փաստաթղթին մի համար տվեք և մուտքագրեք այն այս ամսագրում: Համարից բացի, մուտքագրեք պայմանագրի ամսաթիվը: Ամսագրում գրառումը պետք է ունենա հետևյալ տեսքը. 1. 22.02.2011 թ. Թիվ 123TP պայմանագիր: Նշումներում կարող եք նշել պայմանագրի էությունը, երբ դա պահանջվում է փաստաթղթավորման կորպորատիվ ոճով:
Քայլ 2
Եթե ընկերությունում կան մի քանի իրավաբանական անձինք, յուրաքանչյուրի համար ստեղծեք պայմանագրերի առանձին գիրք: Օգտագործեք պայմանական նշաններ ձեր նշագրման մեջ: Օրինակ, գրի առեք «Մաշա և արջեր» ԲԲԸ պայմանագրերը որպես 123 մմ: Եվ 123TP- ով նշեք արժեթղթերը ZAO- ի «Երեք փոքրիկ խոզերից»: Թվերը նշանակեք ՝ շփոթությունից խուսափելու համար:
Քայլ 3
Երբ համաձայնագիրն անցնի երկու կողմերի գլխավոր տնօրենների կողմից ստորագրված բոլոր հաստատումները, կնիքները դրվեցին, այն կարող է գրանցվել թղթապանակում: Ընտրեք կոշտ ծածկով պանակներ. Դրանք կապահովեն փաստաթղթերի անվտանգությունը: Յուրաքանչյուր իրավաբանական անձի համար անհրաժեշտ է իր սեփական թղթապանակը:
Քայլ 4
Սավաններից առաջ: Վերցրեք անցքի բռունցք և դակեք նոր անցքեր: Տեղադրեք փաստաթուղթը թղթապանակում և ապահովեք այն հատուկ ալեհավաքներով: Առանձնացրեք մեկ պայմանագիրը մյուսից `դատարկ A4 թերթով:
Քայլ 5
Կարող եք նաև պայմանագրեր ներկայացնել այլ ձևով: Սա կպահանջի թափանցիկ ֆայլեր: Տեղադրեք յուրաքանչյուր փաստաթուղթ առանձին ֆայլում և կապեք այն թղթապանակում:
Քայլ 6
Մի պահեք շատ պայմանագրեր մեկ թղթապանակում. Դրանք կարող են կնճռոտվել: Թղթապանակը պետք է հեշտությամբ փակվի, առանձին թերթերը չպետք է դուրս գան:
Քայլ 7
Պայմանագրերով պանակները պահելու համար առանձնասենյակում պահեք առանձին դարակ: Թղթապանակի վրա գրեք տարին և իրավաբանական անձը, որին պատկանում են փաստաթղթերը: Սա ձեզ հնարավորություն կտա անհրաժեշտության դեպքում արագ գտնել ճիշտ թերթերը:
Քայլ 8
Կարիք չկա անընդհատ պահելու երեք տարի առաջվա պայմանագրերով պանակները: Դրանք դասավորեք ստվարաթղթե արկղերի մեջ `ստորագրելով տարին և այն իրավաբանական անձը, որի համար տրվում են փաստաթղթերը: Արկղերն ուղարկեք պահեստ: Պահպանման համար ընտրեք չոր տեղ: Խոնավությունը վնասակար է թղթի համար: