Արձանագրությունից քաղվածքը ցանկացած կազմակերպության աշխատանքային հոսքի անփոխարինելի հատկանիշն է: Ունենալով բնօրինակ փաստաթղթին նման իրավական ուժ `քաղվածքը պետք է պարունակի բոլոր անհրաժեշտ մանրամասները: Համապատասխան փաստաթղթերը պատրաստելիս պետք է ուշադրություն դարձնել մանրուքներին:
Որպես կանոն, արձանագրություններից քաղվածքների կատարման պահանջները սահմանվում են յուրաքանչյուր ձեռնարկությունում `համաձայն բիզնեսի շրջանառության ներքին կանոնների: Այնուամենայնիվ, կան ընդհանուր ընդունված նորմեր, թե ինչպես պետք է կազմվի այս փաստաթուղթը:
Արձանագրությունից քաղվածքը կոնկրետ խնդրի վերաբերյալ բնօրինակ փաստաթղթի տեքստի ճշգրիտ պատճենն է: Այսպիսով, ժողովի արձանագրությունից քաղվածք պետք է ներառի կառավարման մարմնի անվանումը, որի ժողովը ձայնագրվել է: Որպես կանոն, այս տեղեկատվությունը նշված է փաստաթղթի վերնագրում: Այստեղ «Արձանագրություն» փաստաթղթի տեսակը փոխվում է «Արձանագրությունից քաղվածք»: Որոշ դեպքերում փաստաթղթի վերևի աջ անկյունում տրվում է «Հայտարարություն» մակագրությունը:
Բացի այդ, բնագրի իրավական ուժը պահպանելու համար, արձանագրությունից քաղվածքը պետք է պարունակի տեղեկատվություն.
- հանդիպման ամսաթիվը, վայրը և ժամանակը;
- որոշումներ կայացնելու համար քվորումի առկայության վերաբերյալ տեղեկատվություն.
- տեղեկություններ Նախագահողի գործառույթները կատարող անձի մասին.
- քարտուղարի գործառույթները կատարող անձի մասին տեղեկություններ:
Հանդիպման օրակարգը իջեցվում է որոշակի հարցի, որի համար պատրաստվում է քաղվածք: Նմանապես, փաստաթղթից բացառված են երրորդ կողմի հարցերի քննարկման հետ կապված բոլոր դրվագները:
Օրակարգում ընդգրկված հարցի քննարկումը, որի վերաբերյալ պատրաստվում է քաղվածք, տրվում է հենց սերիական համարով, ձևակերպմամբ, քննարկման ընթացքի և ընդունված որոշումների հետ:
Վերջում քաղվածքը ստորագրում է նախագահողը և հավաստվում կնիքով: Դրան հաջորդում է «Հայտարարությունը ճիշտ է» («rectիշտ») հաստատելու իր իսկությունը հաստատող պահանջը և դրվում է քարտուղարի ստորագրությունը վերծանմամբ:
Արձանագրության բնօրինակ քաղվածքը համարակալվում է, կարվում և վավերացվում է լիազորված անձի կնիքով և ստորագրությամբ:
