Հոսքը պաշտոնական փաստաթուղթ է, որն անհրաժեշտ է քննարկման ընթացքում տեղի ունեցողը ճշգրիտ գրանցելու համար: Այժմ արձանագրությունները պահվում են նույնիսկ գործնական հանդիպումների և բանակցությունների ժամանակ: Այս փաստաթուղթը պարունակում է հանձնաժողովի կողմից քննարկված բոլոր հարցերի և ժամանակագրական կարգով ընդունված որոշումների հետևողական գրառում: Եթե երբևէ ստիպված եք գործ ունենալ ծառահատումների հետ, ապա հիշեք, որ այս փաստաթղթի պատրաստումը տեղի է ունենում մի քանի փուլով:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Ուսուցում Գրանցեք հանդիպման բոլոր մասնակիցներին, եթե հնարավոր է, այբբենական կարգով նշեք նրանց անունները, դիրքերը: Դուք պետք է հնարավորինս ճշգրիտ կերպով, առանց սովորական հապավումների, արտացոլեք այդպիսի տեղեկատվությունը արձանագրության մեջ:
Քայլ 2
Արձանագրություն կազմելու մեթոդներ: Ամեն ինչ կախված է նրանից, թե ինչպես է ընդունված տվյալ կազմակերպության կամ ընկերությունում հանձնաժողովի նիստերի մասին տեղեկատվություն գրանցելը. Կա՛մ դա ստենոգրաֆիա է, կա՛մ ձայնագրում, կա՛մ ձեռագիր գրառումներ: Կախված դրանից ՝ դուք ստիպված կլինեք արձանագրություն կազմել ՝ արտագրելով սղագրություն կամ ձայնագրություն, գումարած այն օրակարգում ընդգրկված զեկույցների վերացական բովանդակությունը:
Քայլ 3
Արձանագրությունները ամբողջական և հակիրճ են: Եթե նախապես չեք նախազգուշացրել այն մասին, թե ինչ օրինակելի արձանագրություն է ընդունվում կազմակերպությունում, ապա ինքներդ կարող եք որոշել, թե ինչն է ավելի հարմար:
Քայլ 4
Ամբողջական արձանագրություն կազմելիս դուք ստիպված կլինեք արձանագրել բոլոր ելույթներն ու զեկույցները `դրանցից յուրաքանչյուրը բնութագրելով առնվազն թեզ: Իսկ կարճ արձանագրությունը նախատեսում է միայն խոսողների անունների ձայնագրում և նրանց ելույթների թեմաներ:
Քայլ 5
Արձանագրության գրանցում: Նման փաստաթղթի վրա պետք է նշվեն կազմակերպության անվանումը, հանձնաժողովի նիստի անմիջական օրը, գրանցման համարը, ստորագրությունները: Սրանք ԳՕՍՏ-ի հիմնական պահանջներն են: Առանց այս տեղեկատվության, արձանագրությունը համարվում է անվավեր և անվավեր:
Քայլ 6
Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ արձանագրության տեքստում դեռ կա ներածական և հիմնական մասը: Ներածական մասը լրիվ և կարճ արձանագրությունների համար նույնն է, և դրանում նշված են արձանագրությունները պահող քարտուղարի և հանձնաժողովի նախագահի անունները, ինչպես նաև ժողովի մասնակիցների ընդհանուր թիվը: Մարդիկ, ովքեր հանձնաժողովի պաշտոնական անդամ չեն, բայց ներկա են, այնուամենայնիվ, հանդիպմանը, կետադրության մեջ նշվում են որպես «հրավիրված»:
Քայլ 7
Ոչ մի արձանագրություն չունի փաստաթղթային ուժ, քանի դեռ այն չի ստորագրվել քարտուղարի և նախագահի կողմից: Սա նախապայման է:
