Կազմակերպությունում կամ ձեռնարկությունում ճիշտ կազմակերպված գրասենյակային աշխատանքը թույլ է տալիս ցանկացած պահի փաստաթղթեր պահել կարգի մեջ և վերահսկել դրանց տեղաշարժը: Եթե ձեր ընկերության գործունեությունը կապված է պայմանագրերի կնքման հետ, ապա պահեք նրանց հաշվապահության համապատասխան մատյան: Լավ մշակված ամսագիրը հնարավորություն կտա արձանագրել փաստաթղթերի մանրամասները և դրանց ժամանակագրությունը:
Անհրաժեշտ է
- - փաստաթղթերի ձայնագրման ամսագիր;
- - ձայնագրման ենթակա նյութեր.
- - շատրվան գրիչ;
- - մատիտ;
- - մկրատ;
- - քանոն;
- - թուղթ;
- - թելեր;
- - ասեղ;
- - սոսինձ:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Գտեք տեղեկամատյան պահելու հարմար ձև: Միևնույն ժամանակ, ելեք կազմակերպության հրատապ կարիքներից և գրասենյակային աշխատանքի առանձնահատկություններից: Վերջերս փաստաթղթաշրջանառության էլեկտրոնային ձևերն ավելի լայն տարածում են գտել, բայց դրանք միշտ չէ, որ հարմար են ղեկավարներին դրանց հետ ծանոթանալիս: Ամենապարզ դեպքում դուք կարող եք կազմել հաշվապահական հաշվառման ստանդարտ ստանդարտ մեծ ձևաչափի տետրում:
Քայլ 2
Համարեք ամսագրի էջերը `յուրաքանչյուր թերթի ներքևում կամ վերեւում տեղադրելով հաջորդական թվեր: Կցեք ամուր թելերով էջերի ամբողջ շարքը ՝ ծայրերը տանելով ամսագրի վերջին էջի կողքով: Մի փոքր թղթի վրա գրեք, թե քանի թերթ է պարունակում գիրքը: Կպցրեք այս պիտակը անընդմեջ վերջին էջին ՝ դրա տակ անցնելով թելի ծայրերը ՝ կապված հանգույցի հետ: Երբ սոսինձը չորանում է, այստեղ փակցրեք փաստաթղթերի կնիքը և ամսագիրը թողարկողի ստորագրությունը:
Քայլ 3
Սկսեք նախագծել ձեր վերնագրի էջը: Ամսագրի դիմացի վրա գրեք ամսագրի անվանումը, օրինակ ՝ «Պայմանագրային օրագիր»: Նկարագրության մեջ ներառեք կազմակերպության (ընկերության) անվանումը և դրա հիմնական մանրամասները: Ամսագրի սկզբի և ավարտի ամսաթվերի համար թողեք երկու տող: Այս ամբողջ տեղեկատվությունը հնարավոր չէ մուտքագրել ձեռքով, բայց նախնական տպել տպիչի վրա, ապա կոկիկ սոսնձել ամսագրի շապիկին:
Քայլ 4
Ամսագրի աշխատանքային էջերը բաժանեք այնքան սյունակների, որքան պահանջվում է փաստաթղթերի ամբողջական նկարագրության համար: Համոզվեք, որ տրամադրեք սյունակները սերիական համարի, փաստաթղթի ստացման ամսաթվի, պայմանագրի կնքման, պատվերի ազատման համար և այլն: Փաստաթղթի էության և դրա հիմնական բովանդակության համառոտ նկարագրության համար թողեք առանձին սյունակ: Տեղ հատկացրեք նաև այն անձի ստորագրությանը, որը փաստաթուղթը ստացել է կատարման համար:
Քայլ 5
Անհրաժեշտության դեպքում գրանցեք ամսագիրը գրասենյակում (քարտուղարություն) ՝ դրան նշանակելով համապատասխան համարը և այլ մանրամասներ: Գրանցման կարգից հետո հաշվապահական հաշվառումը կարող է օգտագործվել իր նպատակային նպատակների համար:
