Շատ կազմակերպություններ փաստաթղթերի կազմակերպման և արխիվների ստեղծման խիստ պահանջներ ունեն: Անհրաժեշտ է ապահովել դեպքերի անվտանգությունը և դրանք մեկուսացնել հետաքրքրասեր հայացքից: Ընկերության ցանկացած գործավար պետք է հնարավորություն ունենա ֆայլեր ֆլեշ սարքել, և դա անի բծախնդրորեն և չափազանց ճշգրիտ:
Անհրաժեշտ է
- - Աշխատանքի նկարագրություն
- - Գրենական պիտույքների կամ գրքերի պարտադիր մեքենա
- - թել կամ ամուր թել
- - կարի ասեղ
- - Գրենական պիտույքների սոսինձ
- - Սպիտակ թուղթ
- - մկրատ
- - Քանոն
- - Գրիչ
- - Կնիք (անհրաժեշտության դեպքում կնքման մոմ)
Հրահանգներ
Քայլ 1
Անհրաժեշտ է դեպքեր լուսաբանել ՝ համապատասխան ձեր աշխատանքի նկարագրությանը: Համենայն դեպս, բոլոր ընկերություններում այս աշխատանքը կատարվում է ընդհանուր սկզբունքների համաձայն: Նախ, անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր փաստաթուղթ համարակալել ըստ հերթականության: Մի մոռացեք, որ թղթերից հանեք բոլոր թղթե սեղմակները, մետաղական կեռները և անվտանգության քորոցները:
Քայլ 2
Սկսեք կարել գործը, որպեսզի թերթերն ազատ ընթերցվեն: Դա անելու համար փաստաթղթերի ձախ եզրագծի կենտրոնում կատարեք չորս ուղղահայաց անցքեր `գործավարության կեղևով: Անցքերի միջեւ հեռավորությունը պետք է լինի առնվազն երեք սանտիմետր: A-4 փաստաթղթերը կարելու և կապելու համար հարմար է օգտագործել հատուկ աշխատասեղան: Իր օգնությամբ դժվար չի լինի ստեղծել անհրաժեշտ թղթապանակներ. Այն կարող է միանգամից անցնել մինչև 10 սմ հաստությամբ թղթի կույտի միջով:
Քայլ 3
Փաստաթղթերի փաթաթման համար օգտագործեք կարի հատուկ ասեղ, ինչպես նաև բանկային թել կամ ամուր նեյլոնե թելեր: Որպես վերջին միջոց, դուք կարող եք մի քանի անգամ ծալել սովորական թելերը: Սովորաբար փաստաթղթերը կարվում են երկու անգամ անընդմեջ, որպեսզի թերթերն ավելի ապահով կերպով կցվեն: Սա հատկապես կարևոր է, եթե գործը նախապատրաստվում է հավերժական արխիվի համար:
Քայլ 4
Թողեք չամրացված ծայրերը թելքի կամ պարանի մոտ 6 սմ հեռավորության վրա: Դրանք անհրաժեշտ կլինի քաշել վերջին փաստաթղթի սխալ կողմի կենտրոնական անցքից և ամուր կապել հանգույցի մեջ:
Քայլ 5
Հանգույցը և թելերի ծայրերը կպցրեք օղակով (մոտ 4 սմ տրամագծով) կամ քառակուսիով (4-ից 5 սմ) ՝ սուրբ սոսինձով: Գործիչը պետք է կտրված լինի խիտ սպիտակ թղթից:
Քայլ 6
Տեղադրեք կնիքը այնպես, որ այն մասամբ համընկնի թղթի պիտակի հետ, իսկ մեկ եզրը համընկնի կեռ գործի վերջին թերթիկի հետ: Կարող եք նաև այս տեղը լցնել կնքման մոմով:
Քայլ 7
Սպասեք, մինչեւ սոսինձը ամբողջովին չորանա: Դրանից հետո, անմիջապես կնիքի տակ, նշեք գործի թերթիկների քանակը և դրեք պաշտոնատար անձի ստորագրությունը: Ավելացրեք հաստատման նամակ և նշեք հաստատման ամսաթիվը: Փաստաթղթերի պատճենները նույնպես բերվում են մի քանի թերթից, մինչդեռ անհրաժեշտ է կնիք դնել ստորագրությամբ, ամսաթվով և «Պատճենը ճիշտ է» մակագրությամբ:
Քայլ 8
Գործը ժամանակավոր պահելու համար կապեք թղթախմբի մեջ, իսկ մշտական արխիվի համար նախատեսված փաստաթղթերը ՝ կարծր ծածկով: Նշեք կարված գործի վերջնաժամկետները:
